档案数字化与上架全流程攻略，新手看完直接上手不踩坑

有没有刚接档案岗的朋友？

前阵子我闺蜜在国企做行政，突然被安排做老档案数字化。

整整3柜子20年的老资料，她瞎忙了一周。

要么扫出来的文件歪歪扭扭，要么命名乱成一锅粥。

后来系统上架完，要找份文件搜半小时都找不到，被领导骂了一顿。

其实档案数字化与上架根本没那么难，你把流程捋顺了，新手也能一次做对。

今天把我整理的全流程实操攻略给你，看完直接就能照着做，完全不踩坑。

1 前期准备：别上来就瞎扫，先把基础做扎实

1.1 先给纸质档案做“全身体检”

首先把所有档案按类别分开，比如行政、业务、人事各放一堆。

每一本都要逐页翻，查有没有缺页、折角、粘在一起的情况。

所有钉书针、回形针、燕尾夹全部拆干净。

避坑提醒：别嫌麻烦不拆金属件

扫的时候会卡打印机，还会刮花脆化的老纸张，反而更耽误事。

1.2 提前把命名规则定死

绝对不能随便命名“档案1”“扫描件2”，后期找的时候根本搜不到。

统一用【类别-年份-编号-关键词】的规则就行。

举个例子，2023年人事类第12份张三的劳动合同，就叫“人事-2023-012-张三劳动合同”。

所有参与的人都必须用同一个规则，别各自为战

避坑提醒：别用星号、斜杠这类特殊符号，很多系统识别不了会乱码。

2 扫描实操：掌握这几个技巧，效率翻三倍

2.1 扫描仪参数提前调好再开工

普通纯文字的档案，选300DPI分辨率就够，文件不大还清晰。

带彩色公章、照片的档案，就调到600DPI，保证细节能看清。

格式统一存PDF，需要编辑文字的可以同时存一份可复制版本。

每扫完一份立刻打开核对，有没有漏扫、歪页、模糊的情况

不对的当场重扫，别等全部扫完再翻工，到时候根本找不到对应纸质件。

2.2 必做OCR识别，别存“死图片”

现在大部分扫描仪都自带OCR识别功能，扫的时候直接开就行。

识别完的PDF可以直接搜关键词，不用一页一页翻内容。

举个例子，你后面要找2022年的团建经费申请，直接搜关键词就能定位到文件。

避坑提醒：手写的老档案识别率低，扫完要手动改下核心信息，比如人名、金额。

3 上架操作：按步骤来，后期找资料零误差

3.1 本地备份先做了再上传系统

别着急往档案系统传，先在本地硬盘建总文件夹。

按类别分好子文件夹，把扫描件全部存进去，再拷一份到移动硬盘做备份。

备份没做完绝对不要删纸质档案

避坑提醒：别只存在云盘或者系统里，万一系统崩了账号登不上，哭都来不及。

3.2 系统上架要对应好实体编号

上传的时候，除了之前的文件名，还要填好实体档案的存放位置。

比如实体放在“3号档案柜第2层第15盒”，就直接填到备注栏里。

举个例子，之前我同事没填这个信息，找一份8年前的合同，翻了3小时才找到。

3.3 全部上传完立刻做抽检

不用全部查，抽10%的档案就行。

先搜关键词看能不能搜到对应文件，再对应备注找实体档案，看位置对不对。

有问题立刻改，别等要用的时候才发现错了，到时候更耽误事。

其实整个流程真的没什么技术难度，就是要细心。

你要是第一次接这个活，不用慌，按步骤一步步来就行。

顶多刚开始慢一点，肯定不会出大错。

今天就先把你手里待处理的档案拿出来分个类，先把命名规则定好，动起来就完事了。