档案软件单机版搭建与使用全流程实操指南

环境准备与基础工具安装

在开始搭建档案管理系统之前，必须确保操作系统中已经安装了 Docker 和 Docker Compose。本教程以 Windows 10/11 系统为例，Linux 系统操作步骤除安装包不同外，后续命令基本一致。

第一步：下载并安装 Docker Desktop

直接访问 Docker 官方提供的下载地址获取最新安装包：

https://www.docker.com/products/docker-desktop/

下载完成后，双击运行安装程序。安装过程中务必勾选 "Use WSL 2 instead of Hyper-V" 选项（如果系统提示需要启用 WSL 功能，请按照提示允许并重启电脑）。安装完毕后，启动 Docker Desktop，确保底部状态栏显示为绿色 "Docker Desktop is running"，这代表容器引擎已就绪。

第二步：创建项目目录

在磁盘根目录（如 D 盘）下新建一个文件夹用于存放档案软件的所有配置和数据，建议命名为 paperless。打开命令行工具（PowerShell 或 CMD），进入该目录：

cd D:\paperless

部署配置文件详解

我们需要通过 Docker Compose 来编排服务。Paperless-ngx 依赖 PostgreSQL 数据库、Redis 消息队列以及一些用于 OCR 识别的辅助服务。在 D:\paperless 文件夹内新建一个文本文件，重命名为 docker-compose.yml，并将以下完整配置代码复制进去。

该配置已针对中文环境优化，开启了中文 OCR 识别支持，并映射了本地存储路径，防止数据随容器销毁而丢失。

```yaml version: "3.4" services: broker: image: docker.io/library/redis:7 restart: always volumes: - redisdata:/data db: image: docker.io/library/postgres:15 restart: always volumes: - dbdata:/var/lib/postgresql/data environment: POSTGRES_USER: paperless POSTGRES_PASSWORD: paperless POSTGRES_DB: paperless webserver: image: ghcr.io/paperless-ngx/paperless-ngx:latest restart: always depends_on: - db - broker ports: - "8000:8000" volumes: - data:/usr/src/paperless/data - media:/usr/src/paperless/media - ./export:/usr/src/paperless/export - ./consume:/usr/src/paperless/consume environment: PAPERLESS_REDIS: redis://broker:6379 PAPERLESS_DBHOST: db PAPERLESS_DBUSER: paperless PAPERLESS_DBPASS: paperless PAPERLESS_DBNAME: paperless PAPERLESS_OCR_LANGUAGE: chi_sim+eng PAPERLESS_TIME_ZONE: Asia/Shanghai USERMAP_UID: 1000 USERMAP_GID: 1000 gotenberg: image: docker.io/gotenberg/gotenberg:7 restart: always volumes: - gotenbergdata:/data tika: image: docker.io/apache/tika:latest restart: always volumes: data: media: dbdata: redisdata: gotenbergdata: ```

配置说明：

• ports 映射：将容器内的 8000 端口映射到宿主机，后续通过浏览器访问 localhost:8000 即可。
• volumes 挂载：./consume 目录是监控文件夹，放入这里的文件会被自动摄入；./export 目录用于导出处理后的文档。
• PAPERLESS_OCR_LANGUAGE：设置为 chi_sim+eng，确保软件能识别简体中文和英文。

启动服务与初始化管理员

第一步：启动容器服务

在 D:\paperless 目录下打开命令行，执行以下命令拉取镜像并启动所有服务：

docker compose up -d

首次运行需要下载镜像，根据网速不同可能需要几分钟。请耐心等待直到命令行停止滚动并显示 "Done" 或状态为 "Up"。

第二步：创建超级管理员账户

服务启动后，必须先创建管理员用户才能登录系统。继续在命令行执行：

docker compose exec webserver manage createsuperuser

按照提示依次输入用户名（如 admin）、电子邮箱和密码。输入密码时屏幕不会显示字符，这是正常的安全机制，输入完成后回车确认。

第三步：访问系统首页

打开浏览器，在地址栏输入：

http://localhost:8000

使用刚才创建的管理员账号登录。如果看到仪表盘界面，说明单机版档案软件已经部署成功。

核心功能实操：文档摄入与OCR识别

实操一：通过拖拽上传档案

登录后，点击界面右上角的 "上传文档" 按钮。将本地电脑上的 PDF 或图片文件（JPG、PNG）直接拖拽到弹出的上传区域。

上传过程中，系统会自动进行 OCR（光学字符识别）处理。如果是中文文档，因为我们在配置文件中预置了 chi_sim 语言包，系统会自动提取其中的中文文字。上传完成后，文档会出现在列表中，状态栏通常显示绿色的 "Success"。

实操二：使用监控文件夹自动归档

这是最符合“单机版”使用习惯的功能。在电脑资源管理器中打开 D:\paperless\consume 文件夹。

将需要归档的扫描件或 PDF 直接复制或剪切到这个文件夹内。不需要任何额外操作，Paperless-ngx 会自动检测到新文件，将其吸入系统进行 OCR 处理，处理完成后原文件夹内的文件会自动消失（已被移动到系统内部数据库），并在网页界面生成对应的档案条目。

实操三：查看与校对识别结果

在文档列表中点击任意一篇文档的标题进入详情页。右侧会显示文档的预览图。点击侧边栏的 "已识别的文本"，可以看到 OCR 提取出的纯文本内容。如果发现识别有误，这里允许手动修正，修正后的内容将作为搜索索引。

档案管理与检索技巧

实操一：设置标签与文档类型

为了管理海量档案，必须利用元数据。在设置页面预先创建好标签，例如“发票”、“合同”、“身份证”等。

在文档列表页，勾选一个或多个文档，点击顶部的 "编辑" 按钮。在弹出的面板中，可以指定文档类型、添加标签、设置归档日期（Correspondence Date）以及关联通信方（如“某某公司”）。设置完成后点击保存，文档在列表中会显示对应的彩色标签。

实操二：高精度全文检索

由于进行了 OCR 处理，所有的扫描图片 PDF 都变成了可搜索的文本。在页面顶部的搜索框中输入关键词。

例如输入“2023年采购”，系统会检索所有包含该词组的文档内容，不仅限于文件名。搜索结果支持高亮显示，点击搜索结果即可直接跳转到文档中对应的具体位置。

实操三：文档导出与归档

如果需要将处理后的档案备份到本地，在文档列表勾选目标文件，点击 "导出"。系统会将文档及其元数据打包生成一个 ZIP 文件。默认情况下，这些文件会存放在 D:\paperless\export 目录中，你可以定期将该目录的内容拷贝到移动硬盘进行冷备份。

数据备份与迁移维护

作为单机版软件，数据安全性完全依赖本地维护。Docker 容器本身是临时的，但我们在配置文件中挂载了 volumes（数据卷）和本地目录，因此数据是持久化的。

备份操作：

最简单的备份方式是直接打包 D:\paperless 整个文件夹。该文件夹包含了配置文件、导出数据、监控数据以及 Docker 管理的数据卷引用（具体数据位于 Docker 的管理目录，通常在 C:\Users\Public\Documents\Hyper-V\Virtual Hard Disks 或 Docker Desktop 的 WSL distro 数据中）。

为了确保万无一失，建议定期执行数据库转储命令。在命令行运行：

docker compose exec db pg_dump -U paperless paperless > backup.sql

这会在当前目录生成一个 backup.sql 文件，包含了所有的档案元数据和索引信息。

恢复操作：

如果需要重装系统或迁移到其他电脑，只需将 D:\paperless 文件夹复制到新电脑，安装 Docker，然后在该目录下运行 docker compose up -d 即可自动恢复所有服务。

如果是通过 SQL 文件恢复，在启动服务后运行：

cat backup.sql | docker compose exec -T db psql -U paperless paperless