腾讯云档案免费版文书归档借阅销毁全流程实操指南

发布时间: 2026年06月07日 09:10:02 来源: 安答联动浏览量: 0

准备工作：注册并开通腾讯云档案免费版

注册/登录腾讯云账号

已有腾讯云账号直接访问 https://cloud.tencent.com/product/archive 登录，无账号按以下步骤操作：

打开https://cloud.tencent.com/，点击右上角免费注册
选择手机号/微信/QQ任意方式完成注册并实名认证（需上传身份证正反面照片，认证仅需1-2分钟）

开通免费版

访问 https://cloud.tencent.com/product/archive ，点击页面中部立即开通按钮，选择免费版套餐（无需付费，包含100GB存储、10个账号、基础全流程功能），确认后1秒内即可开通，点击控制台进入操作界面。

核心配置：搭建档案系统基础框架

设置档案管理员

免费版默认开通者为超级管理员，如需添加其他管理员：

进入控制台左侧菜单组织架构与权限 → 成员管理
点击右上角添加成员，填写姓名、手机号、邮箱（必填，用于接收账号密码）
在角色分配栏，勾选档案管理员（默认超级管理员已有此角色，可新增部门管理员、普通借阅员等）
点击确定，成员邮箱会收到登录链接与临时密码，首次登录需重置密码

创建档案分类树

分类树是归档基础，建议按「年度-部门-档案类型」三级搭建，以下是完整配置步骤：

进入控制台左侧菜单档案管理 → 分类管理
点击左侧新建一级分类，输入分类名称「202X年度档案」，分类编码「202X」，点击确定
选中刚创建的「202X年度档案」，点击右侧新建二级分类，输入名称「综合管理部」，编码「202X-ZH」，确定
选中「综合管理部」，点击新建三级分类，依次创建「合同档案」（编码202X-ZH-HT）、「会议纪要」（202X-ZH-HY）、「人事档案」（202X-ZH-RS），每类创建完成后点击确定

配置档案元数据模板

腾讯云档案免费版文书归档借阅销毁全流程实操指南

元数据即档案的标签/属性，比如合同档案需要「合同编号」「甲方乙方」「签署日期」，以下是合同档案元数据模板的可复制配置方式：

进入左侧菜单档案管理 → 元数据管理
点击右上角新建元数据模板，输入模板名称「合同档案元数据」，适用分类选「202X年度档案-综合管理部-合同档案」，点击下一步
进入元数据字段编辑页，按以下规则添加（已有系统默认字段「档案名称」「档案编号」「保管期限」「密级」，无需重复添加）：

点击添加自定义字段：

``` 1. 字段名称：合同编号字段类型：文本是否必填：是是否唯一：是字段长度：30 2. 字段名称：甲方字段类型：文本是否必填：是是否唯一：否字段长度：100 3. 字段名称：乙方字段类型：文本是否必填：是是否唯一：否字段长度：100 4. 字段名称：签署日期字段类型：日期是否必填：是是否唯一：否 5. 字段名称：合同金额（元）字段类型：数字是否必填：是是否唯一：否小数位数：2 ```

添加完成后点击保存并启用即可。

文书归档：快速上传批量文件并绑定元数据

单个档案归档

适合零散文件的归档：

进入左侧菜单档案管理 → 档案归档
点击左侧分类树中的「202X年度档案-综合管理部-合同档案」，然后点击右侧上传文件 → 单个文件
选择本地的合同PDF文件，上传完成后系统自动弹出元数据编辑弹窗
填写所有必填元数据，保管期限选「永久/30年/10年」（按公司制度），密级选「公开/内部/机密/绝密」（内部文件选内部即可），档案编号可点击自动生成（系统会按分类编码+顺序号生成，如202X-ZH-HT-0001）
填写完成后点击提交归档，等待1-2秒系统审核通过后即可进入档案库查看

批量档案归档（需准备Excel清单）

适合10份以上同类文件的归档，先准备好合同PDF与Excel清单：

第一步：准备归档材料

PDF合同命名规则：必须与Excel清单中的「档案名称」完全一致（不含扩展名）
下载官方Excel模板：进入档案归档 → 选中分类 → 点击上传文件 → 批量上传 → 点击弹窗中的下载元数据模板
打开模板，按表头填写所有必填内容，自动生成的「档案编号」「提交人」「提交时间」无需填写，其他必填项必须填满，密级可选值为「公开,内部,机密,绝密」（注意用英文逗号分隔的可选提示），保管期限可选值为「永久,30年,10年」