医院档案银行档案管理总踩坑？过来人手把手教你实用避坑攻略

哈喽各位管档案的兄弟姐妹们，我干行政兼管档案快8年了，前前后后摸过三四家私立医院的医院档案，还有两家城商行星级网点的银行档案，踩过的坑能绕我家小区三圈，罚过的款要是攒下来都能买个最新款苹果手机了，今天掏心窝子给你们唠点真东西，全是我拿真金白银换的经验，绝对不整那些没用的官话套话。

别拿医院档案银行档案不当你家的隐形存折

好多刚接档案活的小姐妹跟我吐槽，说档案不就是一堆没人看的旧纸嘛，随便堆柜子里就行，费那劲整理干嘛？我每次听见这话都捏一把汗，真的，这俩玩意看着不起眼，那可是单位的隐形存折啊！我前两年待的那家骨科医院，去年上级卫健委飞检，要抽2018年的10份关节置换手术的医院档案，翻了半天缺了3份术后随访记录，直接被罚了22万，那钱要是给我们发年终奖，我能多买好几个包。还有我闺蜜在银行当运营主管，上个月有个客户要调2015年的房贷还款记录，对应的银行档案翻了三天都没找着，客户直接闹到银保监，整个网点季度奖全扣，连保洁阿姨的季度福利都砍了一半，你说冤不冤？

真的，不管是医院档案还是银行档案，存的全是合规凭证，你平时不用的时候觉得它占地方，真到要用的时候找不到，那就是直接往外撒钱，比你双十一乱剁手还吓人。

管医院档案银行档案的坑，我踩过的比你吃过的盐还多

第一个坑：瞎堆乱放等于给老鼠存冬粮

我刚接第一家医院的医院档案的时候，前任管理员是个快退休的大叔，所有档案全按年份塞铁皮柜，连个索引都没有，找文件跟开盲盒似的。有次要找2019年的内科慢性病随访记录，我翻了仨小时，翻出来半袋去年的焦糖瓜子皮、行政大姐丢的羊绒围巾，还有不知道谁放的半盒过期润喉糖，就是没找着我要的档案，最后加班到凌晨两点才从最底下的柜子里扒出来，第二天直接发烧到38度。

后来我帮银行的闺蜜整理他们的银行档案，更离谱，他们之前按客户姓名字母排序，找个叫“张伟”的客户档案，一下翻出来7个重名的，挨个核对身份证号核对到下班，我俩约好的火锅都煮干了。

说真的，不管是医院档案还是银行档案，瞎堆乱放的下场就是要用的时候急得你原地跳脚。这里给你们说个专业小知识，按咱们国家《归档文件整理规则》，医院档案要分成医疗文书、行政办公、人事劳资三大类，银行档案要分成会计凭证、信贷业务、运营管理三大类，先分大类再按年份、编号排序，找起来才快。划重点啊！不管是医院档案还是银行档案，第一步必须先按「类目+年份+唯一编码」的逻辑做统一编码，每盒档案外面贴好对应索引标签，就算是新来的实习生也能30秒找对地方。说句土味大实话，分类分得清，遇事不发懵，多花半小时分类，下次少熬三整夜找文件，稳赚不赔的买卖。

第二个坑：不做备份等于把鸡蛋全放一个筐里

这个坑我真的是拿血汗钱踩出来的，之前我待的社区医院，夏天办公室漏雨，我没注意，泡了半屋子10年前的医院档案，好多老病历直接烂成纸浆，最后我自己写了3000字检讨，还扣了半个月工资。还有个在农商行管档案的兄弟，他们的电子银行档案只存在了办公室的一个移动硬盘里，结果硬盘被实习生不小心摔地上坏了，三个月的信贷档案全丢，整个部门加班补了半个月，人均瘦了5斤，连最喜欢的奶茶都没时间喝。

这里给你们说个专业的备份标准，电子档案要做「两地三备份」，本地办公电脑存一份，单位内部云服务器存一份，异地的灾备存储盘再存一份，啥天灾人祸都不怕。纸质档案更简单，做好防潮、防火、防虫三防就行，柜子里放俩除湿袋、樟脑丸，别挨着暖气和水管，啥问题都没有。听我一句劝！医院档案、银行档案的电子版本，必须至少做3份备份，纸质版本要每季度抽验一次存放状态，发现发霉、破损立刻补录。这就跟你出门带俩手机似的，一个没电了还有另一个能扫码付钱，总不能到了便利店才喊没带钱尴尬对吧？

管医院档案银行档案其实没你想的那么难，找对方法躺着都行

我现在管的这家三甲分院的医院档案，还有平时帮我闺蜜盯他们网点的银行档案，加起来快15年的档案摞起来比我165的个子还高，现在要啥文件我30秒就能找着，上次上级检查，人家还夸我们的档案管得比超市货架还整齐，给我们发了个档案管理先进单位的小红旗，还多给了我们行政部2000块团建经费，我拿着钱去吃重庆火锅，那毛肚都比平时涮的香。

好多人问我有没有啥高科技的捷径，我说实话啊，真没啥花活，也不用买啥大几万的管理系统，小单位甚至用Excel做个索引表都好使，核心就是别犯懒，当天的文件当天归，当月的档案当月整理，别攒到年底一起弄，那堆起来跟小山似的，你看着都头疼。我现在每天下班前花10分钟整理当天的医院档案，我闺蜜每天花10分钟整理当天的银行档案，俩人现在从来没因为档案的事加过班，下班该约火锅约火锅，该逛逛街逛逛街，爽得不行。

真的，我干了这么多年，觉得管档案就是个良心活，你对医院档案、银行档案上心，它就绝对不会给你添乱，别等罚了款、扣了奖金才后悔没好好管，那时候损失的钱，够你买多少奶茶、多少口红啊对吧？

最后给你们整个我自己编的顺口溜，好记：档案管得好，奖金少不了，医院银行都省心，合规平安没烦恼！