档案数字化借阅全流程落地实操指南 含系统搭建与权限配置要点

一、前期准备清单

1.1 软硬件配置要求

硬件：2核4G云服务器（操作系统选CentOS7.9/Windows Server2019均可）、100G以上数据盘、馈纸式扫描仪（推荐得力DS-2200，支持批量扫描）。

软件安装包提前下载：

• Tesseract OCR工具：https://digi.bib.uni-mannheim.de/tesseract/tesseract-ocr-w64-setup-5.3.3.exe
• PDF工具集Pdftk：https://www.pdflabs.com/tools/pdftk-the-pdf-toolkit/pdftk_free-2.02-win-setup.exe
• Docker环境（CentOS直接通过命令安装，无需手动下载）

1.2 基础规则预设

提前确认本单位全宗号、保管期限划分标准、涉密档案解密规则，避免后续入库后返工。

二、档案数字化入库操作

2.1 批量扫描规范

扫描前清理档案褶皱、移除装订针，扫描参数统一设置：分辨率300DPI、色彩模式黑白/灰度（彩色档案可选RGB）、存储格式为PDF/A-1a（长期存档标准格式），文件命名严格遵循全宗号-年度-保管期限-件号.pdf规则，例如DA001-2024-永久-0001.pdf。

2.2 批量OCR识别可检索化处理

安装Tesseract时务必勾选“中文语言包”选项，安装完成后新建txt文件粘贴以下代码，后缀改为.bat放在扫描件文件夹内，双击运行即可批量生成带可检索文本的PDF文件：

``` @echo off for %%f in (.pdf) do ( tesseract "%%f" "%%~nf" -l chi_sim+eng hocr pdftk "%%f" attach_files "%%~nf.hocr" output "ocr_%%f" ) ```

运行完成后，ocr_开头的文件即为可检索版档案，原文件归档备份即可。

2.3 元数据批量录入

新建CSV文件粘贴以下模板，批量填写所有档案的元数据，后续可直接导入系统无需手动录入：

``` 全宗号,年度,保管期限,件号,题名,主题词,归档部门,解密期限 DA001,2024,永久,0001,2024年第一季度人事任免通知,人事,任免,行政部,2054-03-01 DA001,2024,30年,0002,2024年第一季度财务报表,财务,报表,财务部,2044-03-01 ```

填写时注意解密期限字段，涉密档案需标注准确解密时间，未到解密时间的档案默认禁止普通用户借阅。

三、借阅系统部署与配置

3.1 系统一键部署

CentOS服务器端先执行以下命令安装Docker环境：

``` yum install -y docker docker-compose systemctl start docker systemctl enable docker ```

新建docker-compose.yml文件，粘贴以下完整配置：

```yaml version: '3' services: archive-system: image: registry.cn-hangzhou.aliyuncs.com/opensource-tools/archive-manage:2.3 ports: - "8080:8080" volumes: - ./archive-data:/app/data - ./upload-files:/app/upload environment: - DB_HOST=db - DB_USER=root - DB_PASSWORD=Archive@2024 - DB_NAME=archive_db depends_on: - db db: image: mysql:8.0 volumes: - ./mysql-data:/var/lib/mysql environment: - MYSQL_ROOT_PASSWORD=Archive@2024 - MYSQL_DATABASE=archive_db command: --default-authentication-plugin=mysql_native_password ```

保存后执行docker-compose up -d命令，等待30秒后访问服务器IP:8080即可进入系统，默认管理员账号admin，密码Admin@123，登录后第一时间修改密码。

3.2 权限角色配置

系统默认支持三类角色，按以下规则配置即可：

• 档案管理员：勾选上传档案、编辑元数据、删除档案、查看所有借阅记录、批量导入元数据权限
• 部门审批人：勾选审批所属部门借阅申请、查看部门借阅记录权限
• 普通借阅人：勾选提交借阅申请、预览/下载已审批档案权限

配置路径：登录后台→系统管理→角色管理→新增角色→勾选对应权限→保存，之后在用户管理模块批量导入员工账号，绑定对应角色即可。

四、借阅流程落地配置

4.1 审批流设置

进入后台→流程管理→新增流程→选择“档案借阅”场景，按以下规则设置节点：

• 非涉密档案：申请人提交→所属部门审批人审批→自动开通权限
• 涉密档案：申请人提交→所属部门审批人审批→档案管理员二次核验→仅开通在线预览权限

统一设置审批超时时间为72小时，超时自动驳回申请。同时进入系统设置→安全设置→水印配置，勾选“借阅下载自动添加水印”，水印内容设置为借阅人姓名+借阅时间+仅限内部使用，避免档案泄露。

4.2 借阅规则设置

进入后台→借阅设置→规则配置，按以下标准填写：

• 非涉密档案最长借阅期限30天，到期自动回收权限
• 涉密档案最长借阅期限7天，禁止下载，仅支持在线预览
• 同一用户同时借阅档案上限10份，超出后无法提交新申请

配置完成后导入之前准备的CSV元数据和OCR处理后的档案文件，即可正式投入使用。

常见问题排查

4.1 OCR识别准确率低

解决方法：扫描前平整档案页面，将扫描分辨率提升至400DPI，修改bat脚本识别参数为tesseract "%%f" "%%~nf" -l chi_sim+eng --psm 6 hocr，适配单页统一文本的识别场景。

4.2 用户提示无借阅权限

排查顺序：首先确认借阅申请已通过所有审批节点，其次检查档案是否已过解密期限，最后确认用户角色是否对应所属部门的档案访问权限。

4.3 系统访问卡顿

解决方法：将云服务器带宽升级至5M以上，单份档案大小控制在500M以内，超大体积档案分卷压缩后再上传。

落地验证标准

完成所有配置后按以下步骤验证，全部符合即为搭建成功：

• 随机抽取10份扫描档案，OCR检索准确率≥95%
• 普通用户提交借阅申请后，审批人可收到消息提醒，审批通过后用户可正常预览/下载对应档案
• 涉密档案下载后自动携带指定水印，借阅到期后权限自动失效