档案数字化与整理全流程攻略：过来人带你避坑省心提效率

为啥说档案数字化与整理就是办公室的“收纳大作战”

说真的，我之前牵头弄过单位的档案数字化与整理项目，踩的坑比我吃重庆火锅点的毛肚还多，那叫一个灰头土脸，现在攒了一肚子经验掏给你们，绝对都是踩坑踩出来的干货。

你就把所有堆在杂物间落灰的纸质档案，当成你租房三年攒了半储物间的旧衣服旧杂物——扔了吧，领导说哪天查档要用到，谁敢随便丢？留着吧，找一份十年前的合同，翻一下午翻得浑身是灰，最后还没找着，这不就是没做好档案数字化与整理的真实写照吗？这活说白了就是给你的档案做个全套收纳整理：理清楚分类，拍好高清“证件照”，再给安个好找的电子家，就这么简单，但细节里全是坑。

第一步：给档案“理衣服”——前期整理分拣，这步绝对不能省

很多新手做档案数字化与整理，上来就抱着扫描仪咔咔扫，这不叫整理，这叫瞎忙活，我第一次干就踩了这个坑。整到一半才发现，有的卷装错了文件，有的页缺了角，有的夹着大订书钉，直接把扫描仪的玻璃刮花了，修一下花了两千多，纯纯拿钱买教训。

专业的档案数字化与整理第一步，绝对是整理纸质档案，给你们划重点：先分拣、补页、去金属物，再装订，破损的页要裱糊补好，顺序错的要拆开重排，漏了信息的要先补登台账，所有回形针、订书钉全得拔干净，别嫌麻烦，这步省一小时，后面返工花三天，血的教训告诉你，付出就有收获，前期不偷懒，后面一路甜，这不比啥都强？

第二步：给档案“拍证件照”——数字化扫描，参数不对全白干

理好“衣服”就该给档案拍高清照了，这就是档案数字化与整理最核心的一步，别以为拿个家用扫描仪扫就行，这里面专业门道多着呢。

我之前图便宜找过一个小工作室做档案数字化与整理，报价比别人低一半，我当时开心得不行，结果交活的时候我傻了：所有文书档案分辨率只给我弄了150DPI，打印出来字都是糊的，红头文件红得发脏，印章连字都看不清，还要我加钱才给重扫，纯纯无良商家。

过来人给你们说标准：普通文书档案做档案数字化与整理，分辨率必须要300DPI，工程图纸这种要升到600DPI，有红头、印章、彩色插图的必须用彩色扫描，普通黑白文档可以用黑白扫省空间，别听商家瞎忽悠说够够用，到时候要用的时候拿不出合格的，哭都来不及。扫完还要抽至少10%的内容质检，缺页、糊页、顺序错的直接打回去重弄，千万别嫌麻烦，现在多查十分钟，后面少糟心大半年，一分耕耘一分收获，这话放哪里都对。

第三步：给档案“安新家”——数据归档入库，备份一定要做足

扫完图就完事儿？大错特错！合格的档案数字化与整理最后一步才是最关键的：给电子档案安对家。

不是把一堆图片打包丢硬盘就叫整理了，得先做OCR文字识别，把图片变成可检索的文字，以后你要找哪个关键词，直接搜就能出来，不用对着几百张图片一张一张翻，这不香吗？然后还要对应之前整理好的纸质档案分类，做电子目录，把每一份电子文件挂到对应的目录下面，纸质放哪，电子就放哪，对应得上才叫整理。

档案数字化与整理的保命步骤：多备份！我之前有个同行做项目，做完只存在一块旧硬盘里，结果硬盘坏了，十几万页的档案全没了，赔了十几万不说，还丢了口碑，我听着都心疼。所以一定要至少存两份：本地服务器一份，云端备份一份，不怕一万就怕万一，多存一份没坏处，稳当点总没错。

自己干还是找外包？档案数字化与整理的避坑干货

很多人问我，档案数字化与整理到底自己做还是找外包？其实挺好分的：如果你只有几十盒档案，单位有扫描仪，自己抽两个人慢慢弄也行；要是你有个几百上千盒，别自己瞎折腾，找专业的外包来做，就像你家120平房子整理收纳，自己弄半个月，专业团队两天搞定，省下来的时间摸鱼不好吗？

找外包也有坑，我给你们列好，都是我踩过的：

• 别只看低价，很多低价做档案数字化与整理的，报价只报扫描费，后面收整理费、装订费、入库费，算下来比人家全包价还贵，我之前就中过招，活生生多花了一倍的钱，血的教训。
• 一定要看对方有没有做过同类型的档案数字化与整理，你做干部人事档案就找做过人事的，做工程档案就找做过工程的，分类标准、归档要求都不一样，找不对人做错了，返工都能把你累死。
• 一定要签合同，把质检标准、返工要求写清楚，别信口头约定，我之前吃过亏，口头说好了糊页免费重扫，最后对方张嘴就要加钱，没写合同连说理的地方都没有。

说来说去，档案数字化与整理这活，说难不难，说简单也不简单，你把它当成一场办公室的收纳大扫除，把堆在角落落灰的老宝贝收拾得清清楚楚，要用的时候随手就能掏出来，这不就是最实在的好事吗？

我踩了这么多坑，就是想告诉你们，做档案数字化与整理，别着急赶进度，别贪小便宜吃大亏，按流程一步步来，保准你一次搞定，不用返工遭二茬罪，要是还有啥不懂的，随时问我，我那本档案数字化与整理避坑笔记，免费给你们抄作业。