踩过十坑！电子档案系统迁移再也不当临时救火队员

先唠唠为啥我能当这“电子档案搬砖顾问”

真不是吹牛皮哦，我上个月刚陪我们公司行政+技术部那俩卧龙凤雏，啃完了搬旧电子档案的硬骨头——哦不对，啃完了电子档案系统迁移的硬骨头！我们公司那旧系统有多离谱？就像楼下收废品张大爷家塞了三十年的三层锁都坏了半层的电子老樟木箱混合仓库：一层存了十年前用Excel改的假PDF员工合同，一层藏着历届年会获奖名单和老板偷偷写的发言稿草稿（哦这个老板特意留了说不用搬，但系统bug带着一块蹦跶），一层堆了扫描糊成马赛克的财务凭证，还偶尔蹦出个2008年的病毒弹窗说“恭喜你中奖啦送QQ黄钻”。

一开始行政经理拍胸脯说“这不就是复制粘贴嘛，给我三天时间搞定电子档案系统迁移”，结果第一天复制到一半公司断网半小时，第二天U盘直接读不出来哭唧唧找技术修，第三天终于勉强传了三分之一，结果财务总监要查去年的发票，翻遍了新仓库旧仓库（哦是新系统旧系统）找了俩小时才找到糊的那张。

后来老板急了，扣了卧龙凤雏半个月奶茶钱（行政本来要申请团建奶茶的哭晕在茶水间），找了个靠谱的技术外包小团队，跟着他们熬了三个通宵，哦不对熬了三天带薪加班（这点必须提老板最后良心发现加了鸡腿加了全勤奶茶钱补回来团建基金还涨了），终于把这堆乱七八糟的电子老物件顺顺当当地搬到了新地方。现在摸鱼之余整理电子档案（老板以为我在干活嘿嘿），新系统顺手得不像话，所以必须把我踩过的电子档案系统迁移十坑列出来，再给你们点强行土味但真有用的建议！

踩过的电子档案系统迁移第一坑：锁坏仓库门不关就直接搬

这个第一坑就是我们行政踩的，一开始根本没给旧电子档案做“清仓消毒锁仓库备份三把钥匙”！哦不对，是没做旧电子档案的盘点分类加密备份！直接复制粘贴，结果搬的时候漏了几箱（哦是漏了几个文件夹）不说，病毒弹窗还差点跑到新系统里，吓得技术小哥连夜装了十个杀毒软件，就像给新仓库门口放了十只土狗守门。

强行土味但真有用的小建议：搬电子档案系统迁移前，必须先做三件事——第一件“清仓盘点”：把旧系统里的所有东西分门别类，有用的没用的分清楚，没用的直接“扔进垃圾桶碎纸机粉碎”（哦是直接删除没用的临时文件草稿文件，老板的发言稿草稿留不留看老板心情哈）；第二件“消毒备份”：给有用的文件杀杀毒，然后备份三把——一把存在公司的本地服务器硬盘里（锁公司机房保险柜），一把存在行政经理的加密U盘里（锁行政经理的私人抽屉里钥匙放老板那里一把），一把存在靠谱的云盘备份里（锁云盘VIP高级保险柜）；第三件“锁旧门”：备份完确认没问题之后，把旧电子档案系统设置成只读模式，再也不能往里面放东西也不能删东西啦！

魔性重复关键词预警：记住记住记住！电子档案系统迁移前必须清仓盘点加密备份锁旧门！电子档案系统迁移前必须清仓盘点加密备份锁旧门！电子档案系统迁移前必须清仓盘点加密备份锁旧门！重要的事情说三遍不够？那就再说十遍？算了算了凑字数不好但凑魔性梗重复关键词也还行嘿嘿。

踩过的电子档案系统迁移第二坑：找了个只会用锤子砸锁的搬家公司

这个第二坑一开始我们差点踩！一开始老板图便宜，找了个楼下修电脑顺便兼职干电子档案系统迁移的小王，小王一来就说“这不简单嘛，把旧系统的硬盘拆下来装到新系统里就行啦”，就像只会用锤子砸锁直接把老樟木箱抬到新家里不管里面东西碎不碎的搬家公司。还好技术小哥及时拦住了，说旧系统的硬盘格式新系统可能读不出来，读出来也可能会丢失数据，就像老樟木箱里的青花瓷，用锤子砸锁一震就碎成渣啦！

强行土味但真有用的小建议：找电子档案系统迁移的技术团队（或者内部技术部靠谱的人也行，内部靠谱的人省奶茶钱哦），必须看三点——第一点“有没有搬过同类型同规模仓库的经验”：比如你们公司是做电商的，就找搬过电商电子档案系统迁移的团队；第二点“有没有应急预案”：比如搬的时候断网了怎么办？停电了怎么办？新系统读不出来旧文件怎么办？就像搬家公司要有“下雨了盖雨布”“碰坏东西赔钱”的应急预案一样；第三点“有没有后期的保修服务”：比如搬完之后一个月内新系统有问题能不能免费修？搬完之后员工不会用能不能免费培训？就像搬家公司要有“搬完之后家具摆不对免费调整”的服务一样。

我们后来找的那个小团队就挺靠谱，搬电商不行搬我们这种小公司的行政财务人事仓库（哦是行政财务人事电子档案系统）行得很，应急预案做得满满当当，搬完之后还给我们全公司开了一个半小时的免费培训（虽然大部分人在摸鱼抢红包但至少我学会了怎么用新系统查发票），搬完之后一个月内新系统有个小bug他们当天下午就过来修好了，老板很满意，又给卧龙凤雏补了剩下的半个月团建奶茶钱，还给小团队送了一面锦旗，锦旗上写着“电子档案系统迁移能手 拯救卧龙凤雏奶茶基金”哈哈哈哈。

踩过的电子档案系统迁移第三坑：搬完就不管了老仓库直接拆了

这个第三坑一开始老板差点踩！搬完之后老板觉得旧电子档案系统占地方，说“赶紧把旧系统删了把旧服务器卖了吧”，就像搬完新家直接把老房子拆了连房产证都不留的傻大哥。还好我拦住了（哦不对是财务总监拦住了，财务总监说万一税务局来查账需要旧系统的原始数据怎么办），就像傻大哥拆老房子之前财务总监拦住说万一拆迁办来要房产证怎么办一样！

强行土味但真有用的小建议：搬完电子档案系统迁移之后，必须做两件事——第一件“新仓库试运行一个月”：让全公司的人都用新系统，看看有没有问题，比如文件能不能正常打开？能不能正常保存？能不能正常搜索？试运行一个月没问题之后，再考虑怎么处理旧系统；第二件“旧仓库留半年到一年”：如果条件允许的话，旧电子档案系统留半年到一年，旧备份也留半年到一年，等确认所有数据都没问题之后，再把旧系统删了把旧备份里的临时文件删了，重要的原始备份还是要留着哦！

魔性重复关键词预警：记住记住记住！搬完电子档案系统迁移之后必须试运行一个月旧仓库留半年！搬完电子档案系统迁移之后必须试运行一个月旧仓库留半年！搬完电子档案系统迁移之后必须试运行一个月旧仓库留半年！

最后再唠唠强行土味的电子档案系统迁移感悟

其实电子档案系统迁移就像搬新家一样，看似简单复制粘贴，实则需要注意很多细节：清仓盘点是前提，找对搬家公司是关键，试运行留备份是保障。只要做好这三点，电子档案系统迁移再也不用当临时救火队员啦！再也不用哭唧唧找U盘啦！再也不用翻遍系统俩小时找发票啦！

还有哦，强行土味正能量必须到位：电子档案系统迁移虽然累，但搬完之后新系统顺手得不像话，工作效率蹭蹭往上涨，老板开心给你涨工资，同事开心给你买奶茶，你自己摸鱼之余整理电子档案也开心（老板以为你在干活嘿嘿）！所以啊，不要害怕电子档案系统迁移，只要找对方法找对人，就一定能顺顺当当地完成！

好了好了，今天的电子档案搬砖顾问（哦是电子档案系统迁移过来人手记）就写到这里啦，下次再给你们唠唠新系统里的摸鱼小技巧（哦是新系统里的高效办公小技巧）！拜拜啦！