数字档案馆系统标准化档案著录实操指南：从零完成全流程操作

前置准备

系统与标准准备

如果使用单位已部署的数字档案馆系统，直接使用分配的账号密码登录即可；如果需要本地搭建测试环境，可直接下载开源通用数字档案馆系统，下载地址：https://github.com/opensource-das/open-das，按照项目说明一键部署即可。提前下载官方最新著录标准，下载地址：http://www.ncha.gov.cn/module/download/downloadinfo.jsp?infoId=812，打印核心著录项对照表备用。

实操第一步：进入模块并创建著录条目

当前主流数字档案馆系统的著录路径统一，按以下步骤操作即可：

• 步骤1：登录系统后，在左侧菜单栏点击档案管理-档案著录，进入著录操作页面
• 步骤2：根据你要著录的档案类型，选择对应档案大类（如文书档案、科技档案、人事档案），点击页面右上角新增条目按钮
• 步骤3：填写档号，系统一般会自动生成前缀，仅需补充顺序号；通用档号格式为全宗号-年度-机构代码-保管期限-件号，示例：001-2024-03-Y-012，必须严格遵循本单位档号编制规则，禁止自行修改格式。

实操第二步：核心著录项填写

必填项填写规范

按照《档案著录规则》DA/T 18-2022要求，所有档案必须填写以下必填项，规则明确无模糊空间：

• 正题名：填写档案的正式完整标题，无正式标题的需根据内容拟写完整名称，禁止留空或只写“批复”“通知”等不完整名称，示例：关于2024年度单位办公经费申请的批复
• 责任者：填写制发档案的单位或个人，多个责任者用“；”分隔，个人责任者需标注姓名加职务，示例：张三；李四（办公室主任）
• 日期：填写档案制发日期，统一使用YYYYMMDD格式，示例：20240512，禁止填写“2024年5月”这类不完整格式
• 保管期限：直接从系统下拉选项选择，仅限永久、30年、10年三类，禁止自行填写
• 密级：公开档案填“公开”，涉密档案按实际密级填写即可

可选项补充规范

为提升档案检索命中率，建议补充两个核心可选著录项：一是关键词，填写3-5个核心主题词，多个之间用“；”分隔，示例：办公经费；申请；批复；二是摘要，用不超过200字概括档案核心内容即可，无需全文转录。

实操第三步：挂接原文与条目校验

数字档案馆要求著录条目与电子原文一一对应，按以下步骤操作：

• 步骤1：在著录页面找到原文挂接按钮，选择预处理好的电子原文，要求单份档案合并为一个PDF/A格式文件，大小不超过100M，禁止分页上传多个文件
• 步骤2：上传完成后点击原文预览，确认原文清晰、页码顺序正确，无缺页漏页
• 步骤3：点击页面底部的校验条目，系统会自动检查漏填、格式错误；如果系统无自动校验功能，按以下清单自查：
  • 所有必填项无空项
  • 档号、日期格式符合要求
  • 著录信息与原文内容一致
  • 原文挂接对应正确，无错挂

实操第四步：提交完成著录（含批量操作方法）

单条著录校验无误后，直接点击保存并提交审核即可完成单条著录。如果需要批量著录，按以下方法操作：

• 第一步：在系统著录页面下载官方批量导入模板，禁止修改模板列名，否则会导入失败，可直接参考下表格式填写：

  档号	正题名	责任者	日期	保管期限	密级	关键词
  001-2024-03-Y-012	关于2024年度单位办公经费申请的批复	XX省财政厅	20240512	永久	公开	办公经费；申请；批复

• 第二步：填写完成后将Excel另存为CSV UTF-8格式，上传到系统批量导入入口，导入完成后批量挂接对应原文，再批量提交审核即可，批量操作效率比单条录入高3倍以上。

常见卡壳问题解决

• 上传原文提示格式错误：将原文转换为档案标准PDF/A格式，免费转换地址：https://www.ilovepdf.com/zh-cn/pdf_to_pdfa，上传后一键转换即可。
• 提示档号重复无法保存：检查是否已经录入过同一份档案，确认是新增档案后，修改顺序号重新保存即可。
• 批量导入后信息乱码：将文件重新另存为CSV UTF-8格式，再重新导入即可解决。

按照上述步骤操作，即可产出符合国家标准的著录成果，顺利通过档案审核。