档案保密认证怎么办理？看完这篇直接照着走不踩坑

前阵子有个开档案服务公司的朋友找我吐槽，说好不容易谈妥了个区政府的涉密档案整理项目，报价都过了，最后人家要他出示档案保密认证，他啥也没有，临时去办跑了快俩月，项目黄了，损失快30万。是不是你也遇到过这种情况？接国企、政务项目的时候，突然被要求要有档案保密认证，自己去办要么摸不着门路，要么被中介坑几万块代办费？今天这篇就给你把全流程讲透，看完你自己就能办，一分冤枉钱都不用花。

1、先搞清楚你要不要办这个证，别白忙活

不是所有做档案相关业务的公司都要办这个证，办之前先对照下面的情况核对，别白花钱花精力。

① 这些情况必须办

只要你做以下几类业务，这个证就是刚需：

• 承接政务单位、国企的涉密档案整理、扫描、存储业务
• 公司本身有涉密人员、涉密项目的档案需要内部管理
• 做档案数字化服务，经常会接触到涉密类材料

举个例子，你开图文店接了人社局的人事档案扫描活，对方肯定要这个证，不然不敢把涉密的人事材料给你碰。

② 这些情况完全不用办

如果你只是存自己公司的普通合同、员工档案，从来碰不到涉密材料，完全不用办这个证。

避坑提醒：别听中介瞎忽悠，这个证每年要做年审，没用的话办了纯浪费钱，每年还要抽时间应付检查。

2、办理前先把这几样材料备齐，少一样都白跑

确定要办的话，先把下面这几样材料准备好，别到时候跑过去缺东少西，来回折腾。

① 基础资质材料

首先你得有营业执照，经营范围必须包含档案相关的内容，比如档案整理服务、档案存储服务、档案数字化加工服务这类，没有的话先去工商局改经营范围，当天就能改好。

然后要有商用性质的经营场地，还要有单独的档案存放区域，不能跟员工休息室、食堂混一块，档案区要有防盗门窗、24小时监控、带锁的档案柜，这些是硬性要求。之前有个朋友用商住两用公寓当场地，直接被打回来，说不符合保密要求。

② 人员资质材料

至少要有2名员工拿到当地档案局发的档案保密培训合格证，这个证很好考，当地档案局每个季度都会组织培训，报名费几百块，培训2天然后考选择题，都是常识题，认真看资料都能过，别找中介买假证，一查就露馅。

③ 管理制度材料

要准备三份纸质的管理制度：档案保密管理制度、涉密人员管理制度、档案借阅登记制度，不用写的太复杂，网上搜模板改下你公司的实际情况就行，打印出来之后要贴在档案存放区的墙上，别只是揣在文件夹里应付检查。

3、办理流程走对，最快1个月就能拿证

材料备齐之后就可以走办理流程了，跟着下面的步骤走，不用找代办，自己就能搞定。

① 先线上提交申请

搜你当地的「国家保密局行政管理系统」，注册企业账号之后，把刚才准备的所有材料扫描上传，提交就行，3个工作日内会给你反馈，缺啥材料按照提示补就行。

避坑提醒：别花几万块找代办，很多代办就是帮你填个表传个材料，你自己花1小时就能搞定，纯纯智商税。

② 配合现场核验

线上申请通过之后，10个工作日内会有保密局的工作人员上门核验，主要查两个点：一是你的档案存放区有没有符合要求，监控、防盗门窗、带锁档案柜是不是配齐了；二是你那两个持证员工，能不能答上来基础的保密问题，比如涉密档案能不能拍了发微信，这种常识别答错就行。

只要你材料是真的，场地符合要求，基本都能过，不用塞红包也不用找关系。

③ 拿证之后别忘了每年年审

核验通过之后，大概7个工作日就能拿证，有效期是5年，每年3月份之前要在系统里提交上一年的保密工作情况，做个年审就行，很简单，半小时就能填完。

之前有个做建筑工程的朋友，拿证之后就不管了，第二年接市政项目的时候，发现证因为没年审被作废了，白白丢了120万的项目，亏到哭。

其实档案保密认证真的没你想的那么复杂，也花不了几个钱，总花费也就几百块的培训费，加上装监控买档案柜的钱，撑死几千块，完全不用找中介花几万块的冤枉钱。你要是刚好有项目需要这个证，今天先打开你的营业执照看看经营范围对不对，缺的话先去改，一步一步来，最快1个月就能拿证，真遇到拿不准的，直接打当地保密局的公开电话问，人家都会给你讲的明明白白，别自己瞎琢磨耽误事。