宜春档案管理系统

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一、宜春档案系统简介

档案管理最怕平时不整理、年底集中突击,结果越积越多、越理越乱。简云档案在宜春地区提供档案月度常态化整理服务,把整理工作分散到每个月,日积月累,档案始终保持整齐规范,不再欠账。

宜春不少单位习惯年底集中整理,一到年底人手不够、质量难保。简云档案的档案月度常态化整理服务,每月固定时间把当月产生的新文件按规范整理归档,小批量、高频次,压力分散、质量可控。

月度常态化整理之后,档案不积压、不乱套,年底也不用加班突击,档案工作从运动式变成日常化。

系统简介:交互友好、浏览器登录、功能简洁、档案推送与文件外链
系统以交互友好、浏览器登录、功能简洁、支持档案推送与文件外链为主要特点

二、简云档案应用场景

围绕档案月度常态化整理服务,简云档案把整理化整为零。

1、当月新文件整理

每月把当月产生的各类新文件按规范分类著录组卷,不拖到年底。

2、零散文件归集

每月收拢散落各处的零散文件,及时归入对应卷宗。

3、归档情况核对

每月核对归档及时率,对未归文件提醒补齐。

4、月度台账更新

每月更新档案台账,库存情况始终清楚。

应用场景:档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色
系统围绕档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色设计差异化能力

三、简云档案产品架构

为支撑档案月度常态化整理服务,简云档案按周期化、小批量设计。

1、周期触发层

每月固定时间启动整理任务,不靠年底想起来才做。

产品架构图:五大系统对接、档案利用、整理、管理、配置、系统设置
产品架构总览——对接五大业务系统,覆盖利用、整理、管理、配置、系统设置各板块

2、小批量整理层

当月小批量文件整理,质量可控、压力小。

档案整理界面:目录列表与二维码打印
档案整理目录界面,支持附件挂接与条形码、二维码打印

3、台账更新层

每月更新台账,库存清晰。

四、简云档案核心功能

围绕档案月度常态化整理服务,简云档案把月度整理落到固定动作。

1、当月整理

新文件当月分类著录组卷。

档案收集:OA接口集成、手动著录、批量导入导出、提交、携带录入、审核、继承录入、自动生成档号
档案收集支持OA等业务系统接口集成与多种著录方式

2、零散归集

散落文件及时收拢。

3、及时率核对

每月核对归档及时率。

档案检索:多条件组组合高级检索界面
高级检索支持多条件组组合、字段筛选,精确缩小检索范围

4、台账更新

月度台账动态更新。

档案利用:利用详情界面,记录人员、利用方式与时间
利用详情完整记录每位利用人员的利用方式与时间,全程留痕

5、积压清零

每月不留积压到下月。

五、简云档案系统特点:灵活且安全的系统

灵活的系统

月度整理节奏按单位业务量调整,简云档案旺季多做、淡季少做,贴合实际。

灵活的系统:模板、字段、排序、档号设置界面
模板与字段设置界面——档案类别、元数据、排序、档号规则均可自定义

安全的系统

月度整理中接触的档案按授权操作,过程留痕。

安全的系统:编辑权限组界面,按字段设置查看、创建、修改权限
权限组设置界面——按操作、字段、数据三个维度精细控制访问范围

六、简云档案系统优势

安答数字档案馆系统十二项优势
安答数字档案馆系统十二项核心优势
信创环境适配:CPU、操作系统、版式文件、流式软件、浏览器
信创环境适配——覆盖CPU、操作系统、版式文件、流式软件与浏览器等主流国产化环境

七、档案系统适用行业

简云档案的档案月度常态化整理服务,可按行业业务节奏调整,帮助各类单位把档案整理日常化。

党政机关

机关月度归档整理,保持文书档案常新。

制造业

生产质量档案月度整理。

建筑工程

项目档案按月随进度整理。

金融机构

业务档案月度整理,满足合规。

医疗卫生

医院档案月度整理。

教育科研

学校档案月度归档整理。

房地产物业

物业档案月度整理。

物流贸易

业务单证月度整理。

八、简云档案其他典型产品简介

数字档案馆

简介:面向大型机构的综合档案平台,月度整理数据自动汇总,适合集团常态化管理。

数字档案馆:AI驱动的档案收集、整理、鉴定、利用、统计流程
数字档案馆版通过浏览器使用,支持档案收集、整理、鉴定与利用全流程

适用场景:适用于需多单位月度同步整理的集团。

档案系统C/S版

简介:局域网部署的档案系统,月度整理在内网进行。

档案系统C/S版:应用服务器、数据服务器与多台客户机局域网部署拓扑
C/S版通过局域网连接应用服务器与数据服务器,多台客户机共享使用

适用场景:适用于内网管理、数据不外传的单位。

单机版

简介:单机运行的轻量工具,配套月度整理指导,适合基层单位。

单机版:单机运行的档案管理界面
单机版在一台电脑上独立运行,数据存放于本机

适用场景:适用于档案量小、由专人月度整理的基层单位。

OCR著录系统

简介:月度整理中配合识别著录新文件,提高效率。

OCR著录系统:框选著录、自动检查著录项、著录字段设置、导出Excel
OCR著录系统支持框选著录、自动识别填充、字段设置并导出Excel表

适用场景:适用于每月需数字化新档案的单位。

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