湘潭档案管理软件

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一、湘潭档案系统简介

简云档案湘潭档案管理软件,面向湘潭地区机关、企事业单位,提供临时档案专项登记归档管理能力,项目临时、会议临时、专项活动等临时档案单独登记、专项归档,用毕及时处置不混入长期档案。

湘潭不少单位临时档案与长期档案混在一起,临时文件用完没及时清理,越积越乱。简云档案围绕临时档案专项登记归档管理,把临时档案单独登记、设专门目录,用毕按规定清理或转长期,临时长期分清。

简云档案立足湘潭本地,从临时档案多的现实出发,帮助湘潭地区单位让临时档案管得清、处置及时。

系统简介:交互友好、浏览器登录、功能简洁、档案推送与文件外链
系统以交互友好、浏览器登录、功能简洁、支持档案推送与文件外链为主要特点

二、简云档案应用场景

围绕临时档案专项登记归档管理,简云档案在湘潭单位的临时档案管理中支撑多类场景。

1、专项活动场景

专项活动、临时会议形成的档案单独登记,专项归档不混入长期。

2、临时项目场景

临时项目结束后档案专项整理归档,用毕及时处置。

3、临时借阅场景

临时调取的档案专项登记,用毕及时归还。

4、清理处置场景

临时档案到期按规定清理或转长期,临时档案专项登记归档管理后不乱。

应用场景:档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色
系统围绕档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色设计差异化能力

三、简云档案产品架构

为支撑临时档案专项登记归档管理,简云档案在架构上以专项目录与处置机制为核心。

1、专项目录层

临时档案设专门目录与标识,与长期档案分清。

产品架构图:五大系统对接、档案利用、整理、管理、配置、系统设置
产品架构总览——对接五大业务系统,覆盖利用、整理、管理、配置、系统设置各板块

2、登记层

临时档案专项登记来源用途期限,清楚可查。

3、处置层

到期按规定清理或转长期,不堆积。

档案整理界面:目录列表与二维码打印
档案整理目录界面,支持附件挂接与条形码、二维码打印

4、提醒层

临时档案到期提醒处置,临时档案专项登记归档管理及时。

四、简云档案核心功能

围绕临时档案专项登记归档管理,简云档案把临时档案管理落到功能。

1、专项目录

临时档案单独目录标识。

档案收集:OA接口集成、手动著录、批量导入导出、提交、携带录入、审核、继承录入、自动生成档号
档案收集支持OA等业务系统接口集成与多种著录方式

2、专项登记

登记来源用途期限。

3、到期提醒

临时档案到期提醒处置。

档案检索:多条件组组合高级检索界面
高级检索支持多条件组组合、字段筛选,精确缩小检索范围

4、清理转长期

用毕清理或转长期。

档案利用:利用详情界面,记录人员、利用方式与时间
利用详情完整记录每位利用人员的利用方式与时间,全程留痕

5、专项统计

临时档案数量处置统计可视。

五、简云档案系统特点:灵活且安全的系统

灵活的系统

临时档案目录、登记字段、处置期限可按湘潭单位配置,灵活的系统让临时档案专项登记归档管理贴合本单位临时业务。

灵活的系统:模板、字段、排序、档号设置界面
模板与字段设置界面——档案类别、元数据、排序、档号规则均可自定义

安全的系统

临时档案处置留痕,清理需审批,安全的系统在临时档案管理中防误删。

安全的系统:编辑权限组界面,按字段设置查看、创建、修改权限
权限组设置界面——按操作、字段、数据三个维度精细控制访问范围

六、简云档案系统优势

安答数字档案馆系统十二项优势
安答数字档案馆系统十二项核心优势
信创环境适配:CPU、操作系统、版式文件、流式软件、浏览器
信创环境适配——覆盖CPU、操作系统、版式文件、流式软件与浏览器等主流国产化环境

七、档案系统适用行业

简云档案以临时档案专项登记归档管理为方向,帮助各行业分清临时长期档案。

党政机关

临时会议与专项活动档案专项登记,用毕清理。

制造业

临时技改项目档案专项登记,结束及时处置。

建筑工程

临时施工方案档案专项登记,用毕归档。

金融机构

临时专项检查档案专项登记,用毕清理。

医疗卫生

临时应急档案专项登记,用毕及时归档。

教育科研

临时活动与课题档案专项登记,用毕处置。

房地产物业

临时专项活动档案专项登记,用毕清理。

物流贸易

临时订单专项档案专项登记,用毕归档。

八、简云档案其他典型产品简介

数字档案馆

简介:支持临时档案专项目录与处置,适合临时业务多的单位。

数字档案馆:AI驱动的档案收集、整理、鉴定、利用、统计流程
数字档案馆版通过浏览器使用,支持档案收集、整理、鉴定与利用全流程

适用场景:适用于专项活动与临时项目多的大型机构。

档案系统C/S版

简介:内网内临时档案专项管理,数据集中。

档案系统C/S版:应用服务器、数据服务器与多台客户机局域网部署拓扑
C/S版通过局域网连接应用服务器与数据服务器,多台客户机共享使用

适用场景:适用于内部临时业务多的单位。

单机版

简介:单机提供临时档案专项登记,适合小单位。

单机版:单机运行的档案管理界面
单机版在一台电脑上独立运行,数据存放于本机

适用场景:适用于临时档案少的小微单位。

OCR著录系统

简介:识别临时档案内容辅助专项登记,整理快。

OCR著录系统:框选著录、自动检查著录项、著录字段设置、导出Excel
OCR著录系统支持框选著录、自动识别填充、字段设置并导出Excel表

适用场景:适用于临时档案需数字化专项登记的单位。

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