芜湖档案管理系统

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一、芜湖档案系统简介

用了OA之后,公文流转方便了,但办结文件常常就躺在OA里没人管,年底归档还要重新导出、整理、著录,流程反而多了一道。简云档案在芜湖地区提供OA配套档案规整归档服务,让档案系统与OA顺畅衔接,公文在OA里办结后自动归档、自动著录,不用再让经办人当搬运工。

芜湖不少机关和企业OA用得熟,但OA重流程、轻档案,办结文件的归档往往靠自觉。简云档案的OA配套档案规整归档服务,打通两套系统,把OA里的发文、收文、签报按档案要求自动接收、分类、著录,档案管理员只需做必要复核,归档从额外工作变成自动动作。

配套归档理顺后,OA管办事、档案系统管存史,各归其位。公文办完即归档,年终不再突击,归档及时率和完整性自然提上来。

系统简介:交互友好、浏览器登录、功能简洁、档案推送与文件外链
系统以交互友好、浏览器登录、功能简洁、支持档案推送与文件外链为主要特点

二、简云档案应用场景

围绕OA配套档案规整归档服务,简云档案把公文归档的痛点逐个打通。

1、收发文自动接收

OA中办结的收文、发文按设定规则自动推送到档案系统,文号、标题、拟稿人等元数据随文到达,无需人工二次录入。

2、公文自动分类著录

按公文类型自动归入对应档案类目,自动填充题名、文号、日期、责任者等著录项,档案管理员复核即可。

3、附件与正文一并归档

公文正文、附件、签批单在OA中一体流转,归档时一并接收,保证一件公文材料完整成套。

4、归档进度在线监控

按部门、按时间段统计OA办结文件的归档率,未归档的自动提醒经办人,把该归未归的文件盯在日常。

应用场景:档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色
系统围绕档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色设计差异化能力

三、简云档案产品架构

为支撑OA配套档案规整归档服务,简云档案在架构上按流程贯通设计。

1、OA接入层

通过标准接口与主流OA对接,按公文类型、办结状态触发归档推送,业务办结即触发档案动作。

产品架构图:五大系统对接、档案利用、整理、管理、配置、系统设置
产品架构总览——对接五大业务系统,覆盖利用、整理、管理、配置、系统设置各板块

2、自动规整层

接收的公文按规则自动分类、著录、组卷,把OA数据直接转成规范档案条目,省去中间整理。

档案整理界面:目录列表与二维码打印
档案整理目录界面,支持附件挂接与条形码、二维码打印

3、归档监控层

对接收、规整、入库全过程留痕监控,归档率、成功率可视,异常自动告警。

四、简云档案核心功能

围绕OA配套档案规整归档服务,简云档案把配套能力落到功能上。

1、OA办结自动推送

公文在OA中办结后按规则自动推送,无需经办人手动提交,归档从被动变主动。

档案收集:OA接口集成、手动著录、批量导入导出、提交、携带录入、审核、继承录入、自动生成档号
档案收集支持OA等业务系统接口集成与多种著录方式

2、元数据自动继承

文号、标题、日期、拟稿部门等元数据随文自动继承,著录项自动填充,减少人工录入。

3、附件随文成套归档

正文、附件、审批单一体接收,一件公文材料完整不缺。

档案检索:多条件组组合高级检索界面
高级检索支持多条件组组合、字段筛选,精确缩小检索范围

4、归档规则可配置

哪些公文该归、归到哪个类目、保管期限多久,按单位规则灵活配置,不同公文区别对待。

档案利用:利用详情界面,记录人员、利用方式与时间
利用详情完整记录每位利用人员的利用方式与时间,全程留痕

5、未归档自动催办

对OA已办结未归档的文件,系统自动提醒经办人,归档及时率持续提升。

五、简云档案系统特点:灵活且安全的系统

灵活的系统

不同单位OA品牌各异、公文类型不同,简云档案支持按本单位OA实际配置归档规则与著录模板,适配各类OA系统。

灵活的系统:模板、字段、排序、档号设置界面
模板与字段设置界面——档案类别、元数据、排序、档号规则均可自定义

安全的系统

公文归档涉及红头文件等敏感内容,系统对公文档案分级授权,归档推送加密传输,查阅全程留痕。

安全的系统:编辑权限组界面,按字段设置查看、创建、修改权限
权限组设置界面——按操作、字段、数据三个维度精细控制访问范围

六、简云档案系统优势

安答数字档案馆系统十二项优势
安答数字档案馆系统十二项核心优势
信创环境适配:CPU、操作系统、版式文件、流式软件、浏览器
信创环境适配——覆盖CPU、操作系统、版式文件、流式软件与浏览器等主流国产化环境

七、档案系统适用行业

简云档案的OA配套档案规整归档服务,可按各单位OA与公文特点适配,帮助各类单位实现公文自动归档。

党政机关

对接机关OA,红头文件与收发文规范自动归档,服务机关数字档案室。

制造业

对接企业OA,行政公文随办随归,支撑制造企业行政档案规范化。

建筑工程

对接项目OA,往来函件随业务自动归档,服务工程资料完整留存。

金融机构

对接OA公文系统,敏感公文分级自动归档,满足合规要求。

医疗卫生

对接医院OA,行政文件随办结自动归档,减轻文书人员负担。

教育科研

对接学校OA,教学行政文件自动归档,服务学校档案规范化。

房地产物业

对接物业OA,往来文件随办随归,保障企业行政档案完整。

物流贸易

对接企业OA,行政与业务函件自动归档,提升企业公文管理效率。

八、简云档案其他典型产品简介

数字档案馆

简介:面向大型机构的综合档案平台,OA对接能力强,适合多部门公文统一自动归档。

数字档案馆:AI驱动的档案收集、整理、鉴定、利用、统计流程
数字档案馆版通过浏览器使用,支持档案收集、整理、鉴定与利用全流程

适用场景:适用于机关与大型企业公文量大、需统一自动归档的场景。

档案系统C/S版

简介:局域网部署的档案系统,与内网OA对接,公文归档不出单位网络。

档案系统C/S版:应用服务器、数据服务器与多台客户机局域网部署拓扑
C/S版通过局域网连接应用服务器与数据服务器,多台客户机共享使用

适用场景:适用于OA在内网部署、强调数据安全的单位。

单机版

简介:单机运行的轻量工具,支持公文目录录入与扫描件归档,适合OA用量小的基层单位。

单机版:单机运行的档案管理界面
单机版在一台电脑上独立运行,数据存放于本机

适用场景:适用于公文量不大、以人工归档为主的小微单位。

OCR著录系统

简介:对未走OA的纸质公文配合识别著录,补齐历史公文归档。

OCR著录系统:框选著录、自动检查著录项、著录字段设置、导出Excel
OCR著录系统支持框选著录、自动识别填充、字段设置并导出Excel表

适用场景:适用于OA上线前历史纸质公文需补归档的单位。

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