三明档案管理系统

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一、三明档案系统简介

库房是档案的家,规划不好,档案塞得满满当当却找不着、受潮了不知道、盘点时乱成一团。简云档案在三明地区提供档案库房规划布置服务,根据单位档案存量与发展规划,设计库房布局、排架方案与管理规则,让库房既放得下,又找得到、管得好。

三明不少单位库房是有了,但布置凭老经验,架位编号乱、温湿度失控、留不住通道。简云档案的档案库房规划布置服务,从库房面积测算、柜架选型、排架编号到温湿度与安全设施,给出整体布置方案,库房从堆东西的房间变成规范管理的场所。

库房规划到位后,实体档案账物对应、查找高效、保管安全,库房管理再也不靠记忆和运气。

系统简介:交互友好、浏览器登录、功能简洁、档案推送与文件外链
系统以交互友好、浏览器登录、功能简洁、支持档案推送与文件外链为主要特点

二、简云档案应用场景

围绕档案库房规划布置服务,简云档案从几个关键方面设计方案。

1、库房面积与容量测算

根据现有与未来若干年档案增量,测算所需库房面积与柜架数量,避免库房建小了不够用、建大了浪费。

2、柜架选型与排架

根据档案类型与开架闭架管理要求,选择合适柜架类型,设计排架方向、间距与通道,存取高效。

3、库房编号与定位

库房、架、层、位统一编号,每个实体案卷有定位,配合系统实现账物对应。

4、保管条件与安全

设计温湿度控制、防潮防虫、消防与防盗要求,让库房符合档案保管规范。

应用场景:档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色
系统围绕档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色设计差异化能力

三、简云档案产品架构

为支撑档案库房规划布置服务,简云档案在架构上按容量、布局、定位设计。

1、容量规划层

测算现状与增量,确定库房与柜架规模,规划留有余量。

产品架构图:五大系统对接、档案利用、整理、管理、配置、系统设置
产品架构总览——对接五大业务系统,覆盖利用、整理、管理、配置、系统设置各板块

2、布局设计层

设计柜架排布、通道与功能分区,存取与盘点高效。

档案整理界面:目录列表与二维码打印
档案整理目录界面,支持附件挂接与条形码、二维码打印

3、定位管理层

统一库房架位编号,与系统条目对应,实体定位可查。

四、简云档案核心功能

围绕档案库房规划布置服务,简云档案把规划落到可执行安排。

1、容量测算

按存量与增量测算库房面积柜架数量。

档案收集:OA接口集成、手动著录、批量导入导出、提交、携带录入、审核、继承录入、自动生成档号
档案收集支持OA等业务系统接口集成与多种著录方式

2、柜架排布设计

设计排架方向间距通道,存取高效。

3、架位编号

库房架层位统一编号,与系统对应。

档案检索:多条件组组合高级检索界面
高级检索支持多条件组组合、字段筛选,精确缩小检索范围

4、保管条件设计

温湿度防潮防虫消防防盗要求明确。

档案利用:利用详情界面,记录人员、利用方式与时间
利用详情完整记录每位利用人员的利用方式与时间,全程留痕

5、盘点规则制定

设计定期盘点流程,账物保持一致。

五、简云档案系统特点:灵活且安全的系统

灵活的系统

库房布置方案按现有库房条件与档案类型设计,简云档案不要求统一改造,在现有条件下优化。

灵活的系统:模板、字段、排序、档号设置界面
模板与字段设置界面——档案类别、元数据、排序、档号规则均可自定义

安全的系统

规划中强调库房安全设施与实体档案保护,库房本身就是档案安全的物理屏障。

安全的系统:编辑权限组界面,按字段设置查看、创建、修改权限
权限组设置界面——按操作、字段、数据三个维度精细控制访问范围

六、简云档案系统优势

安答数字档案馆系统十二项优势
安答数字档案馆系统十二项核心优势
信创环境适配:CPU、操作系统、版式文件、流式软件、浏览器
信创环境适配——覆盖CPU、操作系统、版式文件、流式软件与浏览器等主流国产化环境

七、档案系统适用行业

简云档案的档案库房规划布置服务,可按行业档案保管特点设计库房方案,帮助各类单位建好档案之家。

党政机关

机关档案库房规划,对标机关档案库房标准。

制造业

技术图纸与质量档案库房布置,适配特殊载体保管。

建筑工程

工程档案库房规划,服务项目资料集中保管。

金融机构

业务档案库房规划,满足密集架与安全要求。

医疗卫生

病历与行政档案库房布置,服务医院档案保管。

教育科研

学籍与科研档案库房规划,服务学校档案保管。

房地产物业

项目档案库房布置,保障不动产资料长期保管。

物流贸易

业务档案库房规划,服务贸易资料集中保管。

八、简云档案其他典型产品简介

数字档案馆

简介:面向大型机构的综合档案平台,配套库房管理模块,实体架位与电子条目联动。

数字档案馆:AI驱动的档案收集、整理、鉴定、利用、统计流程
数字档案馆版通过浏览器使用,支持档案收集、整理、鉴定与利用全流程

适用场景:适用于库房规模大、需数字库房管理的单位。

档案系统C/S版

简介:局域网部署的档案系统,库房管理在内网使用,实体定位与系统对应。

档案系统C/S版:应用服务器、数据服务器与多台客户机局域网部署拓扑
C/S版通过局域网连接应用服务器与数据服务器,多台客户机共享使用

适用场景:适用于内网管理库房的单位。

单机版

简介:单机运行的轻量工具,支持简单架位登记,适合小规模库房。

单机版:单机运行的档案管理界面
单机版在一台电脑上独立运行,数据存放于本机

适用场景:适用于档案量小、库房简单的基层单位。

OCR著录系统

简介:库房整理中配合历史档案数字化著录,同步建立电子台账。

OCR著录系统:框选著录、自动检查著录项、著录字段设置、导出Excel
OCR著录系统支持框选著录、自动识别填充、字段设置并导出Excel表

适用场景:适用于库房整理同时做数字化的单位。

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