马鞍山档案管理系统

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一、马鞍山档案系统简介

项目从立项到验收跨期长、参与部门多,产生的文件散落在项目管理系统和经办人手里,到验收或审计时才发现缺东少西。简云档案在马鞍山地区提供项目系统档案归集整理服务,把项目管理系统中产生的各类文件按项目阶段自动归集整理,让项目档案随进度生长、到验收时成套可交。

马鞍山工业基础好,制造与工程类单位多,项目是业务主线,项目档案的完整直接关系到验收、结算和审计。简云档案的项目系统档案归集整理服务,对接项目管理系统,立项、设计、采购、施工、验收各阶段文件随项目推进自动归入对应项目卷宗,项目负责人随时能看到本项目档案齐不齐。

归集整理完成后,项目档案不再是项目结束后的补作业,而是随项目同步形成。竣工验收时资料成套在手,结算审计时材料链条完整,项目收尾工作大大提速。

系统简介:交互友好、浏览器登录、功能简洁、档案推送与文件外链
系统以交互友好、浏览器登录、功能简洁、支持档案推送与文件外链为主要特点

二、简云档案应用场景

围绕项目系统档案归集整理服务,简云档案按项目生命周期组织归集。

1、立项阶段文件归集

项目立项、可研、审批文件在项目系统中产生后自动归入项目立项卷宗,项目一启动档案就开始生长。

2、实施阶段文件随进度归

采购合同、施工记录、变更签证、检验资料随项目进展自动归集,各阶段文件不压在经办人手中。

3、验收阶段成套整理

项目接近验收时,系统按验收资料清单自动汇总各阶段文件,缺项自动提示,验收资料提前成套。

4、竣工移交归档

项目竣工后,整套项目档案按移交规范整理组卷,向档案部门或业主单位移交一次完成。

应用场景:档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色
系统围绕档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色设计差异化能力

三、简云档案产品架构

为支撑项目系统档案归集整理服务,简云档案在架构上按项目主线、阶段归集设计。

1、项目接入层

与项目管理系统按项目编号对接,项目各阶段文件随业务状态自动推送,不靠人工上传。

产品架构图:五大系统对接、档案利用、整理、管理、配置、系统设置
产品架构总览——对接五大业务系统,覆盖利用、整理、管理、配置、系统设置各板块

2、项目卷宗层

以项目为单位组织项目卷宗,各阶段文件按阶段分列,一个项目一套档案脉络清晰。

档案整理界面:目录列表与二维码打印
档案整理目录界面,支持附件挂接与条形码、二维码打印

3、验收清单层

内置验收资料清单,随项目进度自动比对应归未归,把缺项消灭在验收之前。

四、简云档案核心功能

围绕项目系统档案归集整理服务,简云档案把项目档案管理落到功能上。

1、项目编号自动关联

项目系统文件按项目编号自动归入对应项目卷宗,项目档案随业务自动生长。

档案收集:OA接口集成、手动著录、批量导入导出、提交、携带录入、审核、继承录入、自动生成档号
档案收集支持OA等业务系统接口集成与多种著录方式

2、阶段文件自动归集

立项、采购、施工、验收各阶段文件按进度自动归集,不用经办人临时整理。

3、验收缺项自动提醒

对照验收资料清单自动比对,缺哪些文件一目了然,提前补齐。

档案检索:多条件组组合高级检索界面
高级检索支持多条件组组合、字段筛选,精确缩小检索范围

4、项目台账自动生成

每个项目自动生成档案台账,项目负责人随时掌握本项目档案完整度。

档案利用:利用详情界面,记录人员、利用方式与时间
利用详情完整记录每位利用人员的利用方式与时间,全程留痕

5、竣工移交成套导出

项目竣工后整套档案按移交规范导出,向业主或档案部门一次交清。

五、简云档案系统特点:灵活且安全的系统

灵活的系统

各行业项目阶段与验收清单不同,简云档案支持按本单位项目类型自定义阶段划分与归集规则。

灵活的系统:模板、字段、排序、档号设置界面
模板与字段设置界面——档案类别、元数据、排序、档号规则均可自定义

安全的系统

项目档案常含技术与商务敏感信息,系统按项目分级授权,不同项目组只见本项目资料,查阅留痕。

安全的系统:编辑权限组界面,按字段设置查看、创建、修改权限
权限组设置界面——按操作、字段、数据三个维度精细控制访问范围

六、简云档案系统优势

安答数字档案馆系统十二项优势
安答数字档案馆系统十二项核心优势
信创环境适配:CPU、操作系统、版式文件、流式软件、浏览器
信创环境适配——覆盖CPU、操作系统、版式文件、流式软件与浏览器等主流国产化环境

七、档案系统适用行业

简云档案的项目系统档案归集整理服务,可按行业项目阶段定制归集方案,帮助各类单位管好项目档案。

党政机关

机关建设与采购项目档案随项目归集,服务项目验收与移交。

制造业

技改与新产品项目档案随项目系统归集,服务制造项目全程管理。

建筑工程

工程各阶段文件随项目归集,满足竣工验收与归档要求。

金融机构

科技与建设项目档案归集,满足金融机构项目档案管理要求。

医疗卫生

医院建设与设备项目档案归集,服务项目验收与运维。

教育科研

科研课题与建设项目档案随项目归集,服务课题结题与验收。

房地产物业

楼盘项目档案随项目系统归集,保障竣工资料完整移交。

物流贸易

业务项目档案随项目归集,提升项目交付与结算效率。

八、简云档案其他典型产品简介

数字档案馆

简介:面向大型机构的综合档案平台,项目档案集中管理能力强,适合多项目并行的集团单位。

数字档案馆:AI驱动的档案收集、整理、鉴定、利用、统计流程
数字档案馆版通过浏览器使用,支持档案收集、整理、鉴定与利用全流程

适用场景:适用于项目数量多、跨部门协同的集团型企业。

档案系统C/S版

简介:局域网部署的档案系统,项目档案在内网按项目组分级授权。

档案系统C/S版:应用服务器、数据服务器与多台客户机局域网部署拓扑
C/S版通过局域网连接应用服务器与数据服务器,多台客户机共享使用

适用场景:适用于项目涉密、需在内网按项目隔离管理的单位。

单机版

简介:单机运行的轻量工具,支持按项目建立卷宗目录,适合项目少的单位。

单机版:单机运行的档案管理界面
单机版在一台电脑上独立运行,数据存放于本机

适用场景:适用于项目量小、由专人管理项目档案的小微单位。

OCR著录系统

简介:对历史项目纸质档案配合识别著录,补齐项目系统外的存量资料。

OCR著录系统:框选著录、自动检查著录项、著录字段设置、导出Excel
OCR著录系统支持框选著录、自动识别填充、字段设置并导出Excel表

适用场景:适用于项目系统上线前历史项目需补归档的单位。

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