荆门档案管理软件

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一、荆门档案系统简介

简云档案荆门档案管理软件,面向荆门地区机关、企事业单位,提供低频档案单独归档节省资源能力,把很少利用的低频档案单独归档、低成本存放,把昂贵存储留给高频档案,资源用在刀刃上。

荆门不少单位所有档案都存在高性能存储上,其中大量几十年没人看过,浪费成本。简云档案围绕低频档案单独归档节省资源,按利用频率把低频档案归档到低成本存储,高频档案保留在快存储,既省钱又不影响常用利用。

简云档案立足荆门本地,从存储成本压力出发,帮助荆门地区单位让档案存储更经济。

系统简介:交互友好、浏览器登录、功能简洁、档案推送与文件外链
系统以交互友好、浏览器登录、功能简洁、支持档案推送与文件外链为主要特点

二、简云档案应用场景

围绕低频档案单独归档节省资源,简云档案在荆门单位的存储优化中支撑多类场景。

1、低频识别场景

系统按长期未利用识别低频档案,建议归档到低成本存储。

2、单独归档场景

低频档案单独归档、单独目录,与高频档案分开管理。

3、低成本存放场景

低频档案归档到低成本存储,节省高性能存储。

4、调档回捞场景

低频档案偶尔需要时在线调回,低频档案单独归档节省资源的同时不影响偶发利用。

应用场景:档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色
系统围绕档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色设计差异化能力

三、简云档案产品架构

为支撑低频档案单独归档节省资源,简云档案在架构上以冷热分层存储为核心。

1、频率分析层

按利用记录分析档案冷热,自动识别低频档案。

产品架构图:五大系统对接、档案利用、整理、管理、配置、系统设置
产品架构总览——对接五大业务系统,覆盖利用、整理、管理、配置、系统设置各板块

2、分层存储层

低频档案归档到低成本存储,高频保留快存储,成本与性能平衡。

3、单独目录层

低频档案单独目录管理,归档清晰。

档案整理界面:目录列表与二维码打印
档案整理目录界面,支持附件挂接与条形码、二维码打印

4、回捞层

低频档案需要时在线调回快存储,低频档案单独归档节省资源后偶发利用不耽误。

四、简云档案核心功能

围绕低频档案单独归档节省资源,简云档案把分层存储落到功能。

1、低频识别

按利用频率自动识别低频档案。

档案收集:OA接口集成、手动著录、批量导入导出、提交、携带录入、审核、继承录入、自动生成档号
档案收集支持OA等业务系统接口集成与多种著录方式

2、单独归档

低频档案单独目录归档。

3、低成本存储

低频档案低成本存放。

档案检索:多条件组组合高级检索界面
高级检索支持多条件组组合、字段筛选,精确缩小检索范围

4、在线回捞

需要时在线调回。

档案利用:利用详情界面,记录人员、利用方式与时间
利用详情完整记录每位利用人员的利用方式与时间,全程留痕

5、存储报表

高低频存储占用统计可视。

五、简云档案系统特点:灵活且安全的系统

灵活的系统

低频判定标准、归档策略、回捞时效可按荆门单位调整,灵活的系统让低频档案单独归档节省资源贴合本单位成本与利用。

灵活的系统:模板、字段、排序、档号设置界面
模板与字段设置界面——档案类别、元数据、排序、档号规则均可自定义

安全的系统

低频档案归档后权限不变,调回留痕,安全的系统在分层中不降低安全。

安全的系统:编辑权限组界面,按字段设置查看、创建、修改权限
权限组设置界面——按操作、字段、数据三个维度精细控制访问范围

六、简云档案系统优势

安答数字档案馆系统十二项优势
安答数字档案馆系统十二项核心优势
信创环境适配:CPU、操作系统、版式文件、流式软件、浏览器
信创环境适配——覆盖CPU、操作系统、版式文件、流式软件与浏览器等主流国产化环境

七、档案系统适用行业

简云档案以低频档案单独归档节省资源为方向,帮助各行业优化存储成本。

党政机关

历史低频公文低成本归档,机关存储成本下降。

制造业

老技术档案低频归档,存储成本优化。

建筑工程

竣工低频工程档案低成本归档,释放在线存储。

金融机构

早期低频合同凭证低成本归档,合规存储经济。

医疗卫生

过期低频病历低成本归档,释放在线存储。

教育科研

历届低频学籍低成本归档,存储优化。

房地产物业

早期低频业主资料低成本归档,存储经济。

物流贸易

历史低频单据低成本归档,释放存储。

八、简云档案其他典型产品简介

数字档案馆

简介:支持冷热分层存储,适合档案量大、需优化成本的单位。

数字档案馆:AI驱动的档案收集、整理、鉴定、利用、统计流程
数字档案馆版通过浏览器使用,支持档案收集、整理、鉴定与利用全流程

适用场景:适用于存储成本压力大、低频档案多的大型机构。

档案系统C/S版

简介:局域网内分层存储,数据集中管理。

档案系统C/S版:应用服务器、数据服务器与多台客户机局域网部署拓扑
C/S版通过局域网连接应用服务器与数据服务器,多台客户机共享使用

适用场景:适用于内部存储需优化的单位。

单机版

简介:单机提供低频档案归档建议,适合小单位。

单机版:单机运行的档案管理界面
单机版在一台电脑上独立运行,数据存放于本机

适用场景:适用于档案量小、需简单分层的小微单位。

OCR著录系统

简介:低频档案数字化后低成本归档,长期可查。

OCR著录系统:框选著录、自动检查著录项、著录字段设置、导出Excel
OCR著录系统支持框选著录、自动识别填充、字段设置并导出Excel表

适用场景:适用于低频档案需数字化后低成本保存的单位。

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