淮南档案管理系统

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一、淮南档案系统简介

人事档案关系到每一位员工的职业生涯,从入职、转正、调岗到退休,材料产生在人事系统里,却常常和纸质人事档案两张皮。简云档案在淮南地区提供人事系统档案规整对接服务,把人事系统中产生的员工材料按人事档案规范规整归档,让每一位员工的档案材料随人事变动自动更新、成套完整。

淮南不少企事业单位人事档案管理基础不一,有的仍以纸质为主,有的已有人事系统但材料散落。简云档案的人事系统档案规整对接服务,打通人事系统与档案系统,入职审批、合同、考核、任免等材料随人事事件自动归入员工个人档案,人事干部不必再为收集材料东奔西走。

对接规整完成后,员工档案真正做到一人一档、材料随动,入职调阅、退休审核、离职交接都有据可查,人事工作从找材料变成用数据。

系统简介:交互友好、浏览器登录、功能简洁、档案推送与文件外链
系统以交互友好、浏览器登录、功能简洁、支持档案推送与文件外链为主要特点

二、简云档案应用场景

围绕人事系统档案规整对接服务,简云档案按员工全职业周期组织材料。

1、入职材料自动归档

员工入职时,简历、学历、合同、审批等材料从人事系统自动归入个人档案,建档一次性完成,不再靠新员工自己交材料。

2、变动材料随事件更新

转正、调岗、考核、奖惩、任免等人事事件发生时,对应材料自动补入个人档案,员工档案随职业轨迹动态完整。

3、合同协议成套管理

劳动合同、续签、变更、解除协议按人成套归档,合同到期自动提醒,人事合同管理不漏不错。

4、退休离职材料规整

员工退休、离职时,历年考核、任免、合同材料自动成套整理,退休审核与离职交接快速完成。

应用场景:档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色
系统围绕档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色设计差异化能力

三、简云档案产品架构

为支撑人事系统档案规整对接服务,简云档案在架构上按一人一档、随事归集设计。

1、人事接入层

与人事系统按员工主键建立对接,人事事件发生时自动触发材料归集,材料来源清晰。

产品架构图:五大系统对接、档案利用、整理、管理、配置、系统设置
产品架构总览——对接五大业务系统,覆盖利用、整理、管理、配置、系统设置各板块

2、个人档案层

以员工为单位组织个人档案,各类材料按时间与类别排列,一人一档脉络清晰。

档案整理界面:目录列表与二维码打印
档案整理目录界面,支持附件挂接与条形码、二维码打印

3、权限合规层

人事档案敏感程度高,按人、按部门、按材料类型分级授权,查阅严格留痕。

四、简云档案核心功能

围绕人事系统档案规整对接服务,简云档案把人事档案管理落到功能上。

1、一人一档自动建

新员工入职自动建立个人档案卷宗,人事系统材料自动挂入,建档零手工。

档案收集:OA接口集成、手动著录、批量导入导出、提交、携带录入、审核、继承录入、自动生成档号
档案收集支持OA等业务系统接口集成与多种著录方式

2、事件材料自动补

人事事件发生时对应材料自动补入,员工档案随职业轨迹自动完整。

3、合同到期自动提醒

劳动合同按人登记,到期自动提醒续签,人事合同管理不漏。

档案检索:多条件组组合高级检索界面
高级检索支持多条件组组合、字段筛选,精确缩小检索范围

4、敏感材料分级保护

身份证、学历、考核等敏感材料按密级分级授权,人事档案查阅严格管控。

档案利用:利用详情界面,记录人员、利用方式与时间
利用详情完整记录每位利用人员的利用方式与时间,全程留痕

5、退休离职成套调卷

员工退休或离职时,个人档案成套整理调阅,审核交接快速完成。

五、简云档案系统特点:灵活且安全的系统

灵活的系统

各单位人事档案分类与材料清单不同,简云档案支持自定义个人档案分类与材料模板,贴合本单位人事管理习惯。

灵活的系统:模板、字段、排序、档号设置界面
模板与字段设置界面——档案类别、元数据、排序、档号规则均可自定义

安全的系统

人事档案高度敏感,系统对个人档案严格分级授权、查阅全程留痕、动态水印保护,防止员工信息泄露。

安全的系统:编辑权限组界面,按字段设置查看、创建、修改权限
权限组设置界面——按操作、字段、数据三个维度精细控制访问范围

六、简云档案系统优势

安答数字档案馆系统十二项优势
安答数字档案馆系统十二项核心优势
信创环境适配:CPU、操作系统、版式文件、流式软件、浏览器
信创环境适配——覆盖CPU、操作系统、版式文件、流式软件与浏览器等主流国产化环境

七、档案系统适用行业

简云档案的人事系统档案规整对接服务,可按行业人事管理特点定制,帮助各类单位管好员工档案。

党政机关

干部人事档案规范整理,服务机关干部人事管理与审核。

制造业

员工合同与考核材料随人事系统归集,服务制造企业用工管理。

建筑工程

项目部人员档案随项目与人事系统规整,服务用工合规。

金融机构

员工人事档案分级管理,满足金融行业从业人员档案要求。

医疗卫生

医护人员人事与执业材料归档,助力医院人力资源管理。

教育科研

教师与科研人员人事档案规整,服务学校人事管理。

房地产物业

物业员工人事材料随人事系统归档,保障用工资料完整。

物流贸易

业务与职能人员人事档案成套管理,服务企业用工合规。

八、简云档案其他典型产品简介

数字档案馆

简介:面向大型机构的综合档案平台,人事档案集中管理能力强,适合多员工单位统一管人事档案。

数字档案馆:AI驱动的档案收集、整理、鉴定、利用、统计流程
数字档案馆版通过浏览器使用,支持档案收集、整理、鉴定与利用全流程

适用场景:适用于员工多、人事变动频繁的集团型企业与机关。

档案系统C/S版

简介:局域网部署的档案系统,人事档案在内网分级保护,数据不出单位网络。

档案系统C/S版:应用服务器、数据服务器与多台客户机局域网部署拓扑
C/S版通过局域网连接应用服务器与数据服务器,多台客户机共享使用

适用场景:适用于人事档案涉密程度高、不允许跨网访问的单位。

单机版

简介:单机运行的轻量工具,支持员工档案目录管理,适合小微企业简易管人事档案。

单机版:单机运行的档案管理界面
单机版在一台电脑上独立运行,数据存放于本机

适用场景:适用于员工少、由人事兼管档案的小微单位。

OCR著录系统

简介:对历史纸质人事档案配合识别著录,补齐电子化前的员工材料。

OCR著录系统:框选著录、自动检查著录项、著录字段设置、导出Excel
OCR著录系统支持框选著录、自动识别填充、字段设置并导出Excel表

适用场景:适用于人事系统上线前历史纸质档案需补归档的单位。

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