合肥档案管理系统

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一、合肥档案系统简介

单位上了好几套系统,OA归OA、财务归财务、人事归人事,档案系统想把它们的数据都接过来,却发现各家格式不同、字段对不上、接口各说各话。简云档案在合肥地区提供档案数据对接适配整理服务,在档案系统与各类业务系统之间架起数据通道,把散落各系统的档案数据规整对接、顺畅汇聚。

合肥科教资源密集,不少单位信息化程度高、业务系统多,数据对接是档案系统落地绕不开的一关。简云档案的档案数据对接适配整理服务,既做接口技术对接,也做字段映射、数据清洗和格式适配,确保业务系统过来的数据在档案系统里字段齐全、格式正确、关联清晰。

对接适配完成后,业务办结即归档不再是口号,档案系统真正成为全单位数据汇聚的终点和利用的起点。

系统简介:交互友好、浏览器登录、功能简洁、档案推送与文件外链
系统以交互友好、浏览器登录、功能简洁、支持档案推送与文件外链为主要特点

二、简云档案应用场景

围绕档案数据对接适配整理服务,简云档案把对接过程拆成清晰环节。

1、业务系统接口对接

与OA、财务、人事、项目等系统建立标准接口,业务办结文件自动推送到档案系统,免去人工导出导入。

2、字段映射适配

把业务系统的字段名、数据类型映射到档案系统著录字段,不同系统的数据自动对上号,不需要人工二次转录。

3、格式转换适配

业务系统产生的不同格式文件批量转换为档案系统兼容格式,原文在线预览不卡顿、不错版。

4、对接数据质量校验

对接过来的数据自动校验完整性与一致性,发现缺字段、错格式自动告警,对接质量有人盯、可验证。

应用场景:档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色
系统围绕档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色设计差异化能力

三、简云档案产品架构

为支撑档案数据对接适配整理服务,简云档案在架构上按接得进、对得准、用得好设计。

1、接入适配层

提供标准接口与适配工具,兼容主流业务系统,对接时按各系统特点做字段与格式适配,不强行改业务系统。

产品架构图:五大系统对接、档案利用、整理、管理、配置、系统设置
产品架构总览——对接五大业务系统,覆盖利用、整理、管理、配置、系统设置各板块

2、数据清洗层

对接数据进入档案库前先过清洗规则,去重、补全、格式化,把业务系统带来的脏数据拦在入库前。

档案整理界面:目录列表与二维码打印
档案整理目录界面,支持附件挂接与条形码、二维码打印

3、关联贯通层

对接数据按业务主键与档案条目自动关联,一份业务档案在档案系统中可反查其来源业务记录,贯通前后。

四、简云档案核心功能

围绕档案数据对接适配整理服务,简云档案把对接能力落到功能上。

1、标准接口预置

预置OA、财务、人事等常见系统对接模板,新系统对接时按模板配置即可,大幅缩短对接周期。

档案收集:OA接口集成、手动著录、批量导入导出、提交、携带录入、审核、继承录入、自动生成档号
档案收集支持OA等业务系统接口集成与多种著录方式

2、字段映射可视化

业务字段与档案字段在界面上拖拽映射,对应关系一目了然,业务人员也能参与确认。

3、自动格式转换

对接文件按档案系统要求自动转格式,附件在线预览、下载打印保持版式一致。

档案检索:多条件组组合高级检索界面
高级检索支持多条件组组合、字段筛选,精确缩小检索范围

4、对接数据监控

监控各系统对接数据量、成功率与异常,对接出问题自动告警,不留静默失败。

档案利用:利用详情界面,记录人员、利用方式与时间
利用详情完整记录每位利用人员的利用方式与时间,全程留痕

5、来源追溯挂接

档案条目记录来源系统与业务单号,可反查业务记录,数据来路清晰。

五、简云档案系统特点:灵活且安全的系统

灵活的系统

各单位业务系统五花八门,简云档案支持自定义接口与字段映射,既能对接标准系统,也能适配定制开发的老旧系统。

灵活的系统:模板、字段、排序、档号设置界面
模板与字段设置界面——档案类别、元数据、排序、档号规则均可自定义

安全的系统

对接涉及跨系统数据流转,系统对接口传输加密、对接账号权限受控,业务数据在对接过程中按原密级保护。

安全的系统:编辑权限组界面,按字段设置查看、创建、修改权限
权限组设置界面——按操作、字段、数据三个维度精细控制访问范围

六、简云档案系统优势

安答数字档案馆系统十二项优势
安答数字档案馆系统十二项核心优势
信创环境适配:CPU、操作系统、版式文件、流式软件、浏览器
信创环境适配——覆盖CPU、操作系统、版式文件、流式软件与浏览器等主流国产化环境

七、档案系统适用行业

简云档案的档案数据对接适配整理服务,可按各单位业务系统现状定制对接方案,帮助各类单位打通数据孤岛。

党政机关

对接公文与办公系统,实现机关公文自动归档。

制造业

对接生产与质量系统,让工艺质量档案随业务自动汇聚。

建筑工程

对接项目管理系统,工程档案随项目进度自动归集。

金融机构

对接核心业务系统,业务档案安全汇聚满足合规要求。

医疗卫生

对接医院业务系统,行政与病历档案随业务自动归档。

教育科研

对接教务与科研系统,学籍与课题数据自动汇聚。

房地产物业

对接物业业务系统,业主与项目档案随业务自动更新。

物流贸易

对接业务与财务系统,单证与结算档案自动归集。

八、简云档案其他典型产品简介

数字档案馆

简介:面向大型机构的综合档案平台,对接能力强,适合多业务系统数据统一汇聚到集团档案库。

数字档案馆:AI驱动的档案收集、整理、鉴定、利用、统计流程
数字档案馆版通过浏览器使用,支持档案收集、整理、鉴定与利用全流程

适用场景:适用于业务系统多、需统一对接汇聚的集团型单位。

档案系统C/S版

简介:局域网部署的档案系统,对接在内网进行,业务数据不出单位网络。

档案系统C/S版:应用服务器、数据服务器与多台客户机局域网部署拓扑
C/S版通过局域网连接应用服务器与数据服务器,多台客户机共享使用

适用场景:适用于强调内网安全、业务系统均在内部部署的单位。

单机版

简介:单机运行的轻量工具,支持表格批量导入,适合与少量业务数据做轻量对接。

单机版:单机运行的档案管理界面
单机版在一台电脑上独立运行,数据存放于本机

适用场景:适用于业务系统少、以人工导入为主的小微单位。

OCR著录系统

简介:对接中遇到非结构化纸质文件,配合识别补录,让对接数据更完整。

OCR著录系统:框选著录、自动检查著录项、著录字段设置、导出Excel
OCR著录系统支持框选著录、自动识别填充、字段设置并导出Excel表

适用场景:适用于对接业务系统之外仍有大量纸质档案需补充入库的单位。

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