鄂州档案管理软件

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一、鄂州档案系统简介

简云档案鄂州档案管理软件,面向鄂州地区机关、企事业单位,提供闲置档案智能梳理归集整理能力,长期没人动、散落在各处的闲置档案,系统自动识别、提醒梳理,归到该去的地方。

鄂州不少单位有一批长期闲置的“死档案”,堆在角落无人整理,想用的时候找不到。简云档案围绕闲置档案智能梳理归集整理,按未归档、未分类、长期未利用等特征识别闲置档案,提醒档案员梳理归集,让闲置档案“活”过来。

简云档案立足鄂州本地,从档案沉淀闲置的现实出发,帮助鄂州地区单位把沉睡档案重新管起来。

系统简介:交互友好、浏览器登录、功能简洁、档案推送与文件外链
系统以交互友好、浏览器登录、功能简洁、支持档案推送与文件外链为主要特点

二、简云档案应用场景

围绕闲置档案智能梳理归集整理,简云档案在鄂州单位的闲置档案治理中支撑多类场景。

1、未归档识别场景

系统识别长期未归档的业务文件,提醒归档,防止文件散落。

2、未分类归集场景

已入库但未归类的档案,系统提示按规则归集,整理入库。

3、长期闲置提醒场景

长期未利用档案提示鉴定或归集,避免无效堆积。

4、整理闭环场景

梳理任务形成待办,处理后闭环,闲置档案智能梳理归集整理有始有终。

应用场景:档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色
系统围绕档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色设计差异化能力

三、简云档案产品架构

为支撑闲置档案智能梳理归集整理,简云档案在架构上以智能识别引擎为核心。

1、闲置识别层

按未归档、未分类、长期未用等规则识别闲置档案,自动发现。

产品架构图:五大系统对接、档案利用、整理、管理、配置、系统设置
产品架构总览——对接五大业务系统,覆盖利用、整理、管理、配置、系统设置各板块

2、任务生成层

识别后生成梳理待办推送责任人,主动处理。

3、归集引导层

按分类规则建议归集位置,指引整理。

档案整理界面:目录列表与二维码打印
档案整理目录界面,支持附件挂接与条形码、二维码打印

4、闭环跟踪层

梳理任务处理情况跟踪,闲置档案智能梳理归集整理不走过场。

四、简云档案核心功能

围绕闲置档案智能梳理归集整理,简云档案把闲置治理落到功能。

1、闲置识别

自动识别未归档未分类闲置档案。

档案收集:OA接口集成、手动著录、批量导入导出、提交、携带录入、审核、继承录入、自动生成档号
档案收集支持OA等业务系统接口集成与多种著录方式

2、梳理待办

生成梳理任务推送责任人。

3、归集建议

按规则建议归类位置。

档案检索:多条件组组合高级检索界面
高级检索支持多条件组组合、字段筛选,精确缩小检索范围

4、闭环跟踪

处理情况跟踪闭环。

档案利用:利用详情界面,记录人员、利用方式与时间
利用详情完整记录每位利用人员的利用方式与时间,全程留痕

5、闲置统计

闲置档案数量分布统计可视。

五、简云档案系统特点:灵活且安全的系统

灵活的系统

闲置判定规则、梳理周期、提醒对象可按鄂州单位配置,灵活的系统让闲置档案智能梳理归集整理贴合本单位节奏。

灵活的系统:模板、字段、排序、档号设置界面
模板与字段设置界面——档案类别、元数据、排序、档号规则均可自定义

安全的系统

梳理过程档案权限不变,操作留痕,安全的系统在归集中不打乱权限。

安全的系统:编辑权限组界面,按字段设置查看、创建、修改权限
权限组设置界面——按操作、字段、数据三个维度精细控制访问范围

六、简云档案系统优势

安答数字档案馆系统十二项优势
安答数字档案馆系统十二项核心优势
信创环境适配:CPU、操作系统、版式文件、流式软件、浏览器
信创环境适配——覆盖CPU、操作系统、版式文件、流式软件与浏览器等主流国产化环境

七、档案系统适用行业

简云档案以闲置档案智能梳理归集整理为方向,帮助各单位盘活沉睡档案。

党政机关

机关散落公文自动识别归集,历史档案不沉睡。

制造业

闲置技术档案识别整理,历史资料重新可用。

建筑工程

闲置项目档案识别归集,历史项目资料盘活。

金融机构

闲置合同凭证识别整理,历史业务档案盘活。

医疗卫生

闲置病历文书识别归集,历史病案整理规范。

教育科研

闲置学籍课题识别整理,历史资料盘活。

房地产物业

闲置业主资料识别归集,历史档案整理。

物流贸易

闲置单据合同识别整理,历史业务盘活。

八、简云档案其他典型产品简介

数字档案馆

简介:智能识别闲置档案并引导归集,适合档案沉淀多的大型机构。

数字档案馆:AI驱动的档案收集、整理、鉴定、利用、统计流程
数字档案馆版通过浏览器使用,支持档案收集、整理、鉴定与利用全流程

适用场景:适用于历史档案多、需定期梳理的单位。

档案系统C/S版

简介:内网内智能识别闲置档案,数据安全。

档案系统C/S版:应用服务器、数据服务器与多台客户机局域网部署拓扑
C/S版通过局域网连接应用服务器与数据服务器,多台客户机共享使用

适用场景:适用于内部档案集中管理的单位。

单机版

简介:单机提供闲置档案提醒,适合小单位。

单机版:单机运行的档案管理界面
单机版在一台电脑上独立运行,数据存放于本机

适用场景:适用于档案量小、需提醒整理的小微单位。

OCR著录系统

简介:识别闲置档案内容辅助归集分类,整理更准。

OCR著录系统:框选著录、自动检查著录项、著录字段设置、导出Excel
OCR著录系统支持框选著录、自动识别填充、字段设置并导出Excel表

适用场景:适用于闲置档案需识别后归类的单位。

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