滁州档案管理系统

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一、滁州档案系统简介

档案电子文件一旦被截图、转发,原始记录就说不清是谁传出去的。给档案加上水印,是最简单也最有效的防外泄手段,可单张加水印太费事,批量加水印又怕格式错乱。简云档案在滁州地区提供档案水印批量规整添加服务,为存量与增量档案批量、规范地添加水印,让每一份流出的档案都带着可追溯的印记。

滁州不少单位档案在线利用越来越多,下载转发频繁,却没意识到一张截图可能带走敏感信息。简云档案的档案水印批量规整添加服务,按单位需要设计水印内容与样式,对存量电子档案批量加水印,新增档案自动叠加,做到每份文件在不同人手上都显示不同标识。

水印加上之后,档案可以放心地在线查阅和授权下载,一旦外泄,从水印就能追溯来源单位和查阅人,威慑与追溯双管齐下。

系统简介:交互友好、浏览器登录、功能简洁、档案推送与文件外链
系统以交互友好、浏览器登录、功能简洁、支持档案推送与文件外链为主要特点

二、简云档案应用场景

围绕档案水印批量规整添加服务,简云档案把水印应用在几个关键环节。

1、存量档案批量加水印

对已有的电子档案批量叠加水印,按单位需要选择单位名称、查阅人、时间等内容,批量处理不逐个手工操作。

2、在线预览动态水印

员工在线查阅档案时,画面自动叠加查阅人姓名与时间的动态水印,截图拍照也带标识。

3、下载文件隐形水印

授权下载的文件自动嵌入与查阅人关联的水印,即使文件被转发,也能追溯原始下载人。

4、不同密级区分水印样式

按档案密级设置不同水印样式,敏感档案水印更醒目,普通档案水印不影响阅读,防外泄与可读性平衡。

应用场景:档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色
系统围绕档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色设计差异化能力

三、简云档案产品架构

为支撑档案水印批量规整添加服务,简云档案在架构上按批量、动态、可追溯设计。

1、水印模板层

单位预设水印模板,规定水印内容、位置、透明度,批量加水印与新增自动加水都按模板执行,样式统一。

产品架构图:五大系统对接、档案利用、整理、管理、配置、系统设置
产品架构总览——对接五大业务系统,覆盖利用、整理、管理、配置、系统设置各板块

2、批量处理层

存量档案按选定范围批量叠加水印,处理过程后台执行,不影响在线查阅。

档案整理界面:目录列表与二维码打印
档案整理目录界面,支持附件挂接与条形码、二维码打印

3、动态追溯层

水印与当前查阅人、下载人关联,同一份文件不同人看到的水印不同,外泄可定位到人。

四、简云档案核心功能

围绕档案水印批量规整添加服务,简云档案把水印管理落到功能上。

1、水印模板自定义

水印内容、位置、透明度按单位需要设计,可叠加单位标识与查阅信息。

档案收集:OA接口集成、手动著录、批量导入导出、提交、携带录入、审核、继承录入、自动生成档号
档案收集支持OA等业务系统接口集成与多种著录方式

2、存量批量加水印

选定档案范围批量叠加水印,后台处理,不逐个手工操作。

3、在线动态水印

查阅时自动叠加查阅人姓名时间,截图也带标识。

档案检索:多条件组组合高级检索界面
高级检索支持多条件组组合、字段筛选,精确缩小检索范围

4、下载隐形水印

下载文件自动嵌入关联水印,转发后仍可追溯。

档案利用:利用详情界面,记录人员、利用方式与时间
利用详情完整记录每位利用人员的利用方式与时间,全程留痕

5、按密级区分样式

不同密级档案水印样式不同,敏感档案更醒目。

五、简云档案系统特点:灵活且安全的系统

灵活的系统

水印内容与样式可按单位品牌与保密需要自定义,既能简单加单位名,也能叠加复杂追溯信息,灵活调整。

灵活的系统:模板、字段、排序、档号设置界面
模板与字段设置界面——档案类别、元数据、排序、档号规则均可自定义

安全的系统

水印是防外泄的重要手段,与权限管控、操作留痕配合,形成档案使用的完整追溯链条,本服务正是把这一手段规整落地。

安全的系统:编辑权限组界面,按字段设置查看、创建、修改权限
权限组设置界面——按操作、字段、数据三个维度精细控制访问范围

六、简云档案系统优势

安答数字档案馆系统十二项优势
安答数字档案馆系统十二项核心优势
信创环境适配:CPU、操作系统、版式文件、流式软件、浏览器
信创环境适配——覆盖CPU、操作系统、版式文件、流式软件与浏览器等主流国产化环境

七、档案系统适用行业

简云档案的档案水印批量规整添加服务,可按行业保密要求设计水印方案,帮助各类单位防止档案外泄。

党政机关

公文在线查阅自动水印,防止政务信息随意扩散。

制造业

技术图纸加水印,防止核心工艺截图外流。

建筑工程

工程图纸与敏感资料水印,保护项目技术信息。

金融机构

业务档案下载加水印,满足金融防外泄要求。

医疗卫生

病历查阅动态水印,保护患者隐私不外传。

教育科研

未公开科研成果加水印,保护知识产权。

房地产物业

业主信息下载水印,保护客户隐私。

物流贸易

合同与报价文件水印,防止商业信息泄露。

八、简云档案其他典型产品简介

数字档案馆

简介:面向大型机构的综合档案平台,内置动态水印与批量水印能力,适合大规模档案防外泄。

数字档案馆:AI驱动的档案收集、整理、鉴定、利用、统计流程
数字档案馆版通过浏览器使用,支持档案收集、整理、鉴定与利用全流程

适用场景:适用于档案在线利用频繁、防外泄要求高的集团单位。

档案系统C/S版

简介:局域网部署的档案系统,在内网环境叠加水印与权限,安全防护更完整。

档案系统C/S版:应用服务器、数据服务器与多台客户机局域网部署拓扑
C/S版通过局域网连接应用服务器与数据服务器,多台客户机共享使用

适用场景:适用于内网集中管理、需防截图外泄的单位。

单机版

简介:单机运行的轻量工具,支持基础水印叠加,适合小规模档案防外泄。

单机版:单机运行的档案管理界面
单机版在一台电脑上独立运行,数据存放于本机

适用场景:适用于档案量小、需简单水印防护的基层单位。

OCR著录系统

简介:数字化加工后的电子档案可批量加水印,让存量档案也带上防外泄标识。

OCR著录系统:框选著录、自动检查著录项、著录字段设置、导出Excel
OCR著录系统支持框选著录、自动识别填充、字段设置并导出Excel表

适用场景:适用于存量电子档案需批量补加水印的单位。

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