郴州档案管理软件

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一、郴州档案系统简介

简云档案郴州档案管理软件,面向郴州地区机关、企事业单位,提供涉密档案使用全程监控记录能力,涉密档案谁查看、谁下载、谁打印,全程监控记录,使用过程透明可控。

郴州不少单位涉密档案用了就用了,事后说不清谁看过,泄密风险难查。简云档案围绕涉密档案使用全程监控记录,对涉密档案的查看、下载、打印、外发全程监控,任何使用都留痕,异常使用实时告警。

简云档案立足郴州本地,从涉密档案严管的需要出发,帮助郴州地区单位让涉密档案使用看得见、管得住。

系统简介:交互友好、浏览器登录、功能简洁、档案推送与文件外链
系统以交互友好、浏览器登录、功能简洁、支持档案推送与文件外链为主要特点

二、简云档案应用场景

围绕涉密档案使用全程监控记录,简云档案在郴州单位的涉密档案管理中支撑多类场景。

1、查看监控场景

涉密档案每次在线查看自动记录人与时间,查看行为透明。

2、下载打印监控场景

下载打印涉密档案须审批并记录,外发可追。

3、水印场景

涉密档案在线浏览自动加水印,拍照截图也能追溯。

4、异常告警场景

异常批量查看、非工作时间访问实时告警,涉密档案使用全程监控记录后风险早发现。

应用场景:档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色
系统围绕档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色设计差异化能力

三、简云档案产品架构

为支撑涉密档案使用全程监控记录,简云档案在架构上以监控引擎为核心。

1、行为采集层

查看下载打印等使用行为全程采集,完整记录。

产品架构图:五大系统对接、档案利用、整理、管理、配置、系统设置
产品架构总览——对接五大业务系统,覆盖利用、整理、管理、配置、系统设置各板块

2、水印层

涉密档案浏览自动加水印,拍照可追。

3、监控层

异常使用行为实时监控告警,风险早发现。

档案整理界面:目录列表与二维码打印
档案整理目录界面,支持附件挂接与条形码、二维码打印

4、审计层

使用记录审计报表,涉密档案使用全程监控记录后可定期审查。

四、简云档案核心功能

围绕涉密档案使用全程监控记录,简云档案把监控落到功能。

1、使用全程记

查看下载打印全程记录。

档案收集:OA接口集成、手动著录、批量导入导出、提交、携带录入、审核、继承录入、自动生成档号
档案收集支持OA等业务系统接口集成与多种著录方式

2、动态水印

浏览自动加水印可追溯。

3、异常告警

异常使用实时告警。

档案检索:多条件组组合高级检索界面
高级检索支持多条件组组合、字段筛选,精确缩小检索范围

4、使用审计

使用记录审计报表。

档案利用:利用详情界面,记录人员、利用方式与时间
利用详情完整记录每位利用人员的利用方式与时间,全程留痕

5、审批留痕

下载打印审批留痕。

五、简云档案系统特点:灵活且安全的系统

灵活的系统

监控范围、水印内容、告警规则可按郴州单位保密要求配置,灵活的系统让涉密档案使用全程监控记录贴合本单位保密制度。

灵活的系统:模板、字段、排序、档号设置界面
模板与字段设置界面——档案类别、元数据、排序、档号规则均可自定义

安全的系统

监控记录加密存储不可篡改,只有授权审计可查,安全的系统在监控中保护记录。

安全的系统:编辑权限组界面,按字段设置查看、创建、修改权限
权限组设置界面——按操作、字段、数据三个维度精细控制访问范围

六、简云档案系统优势

安答数字档案馆系统十二项优势
安答数字档案馆系统十二项核心优势
信创环境适配:CPU、操作系统、版式文件、流式软件、浏览器
信创环境适配——覆盖CPU、操作系统、版式文件、流式软件与浏览器等主流国产化环境

七、档案系统适用行业

简云档案以防涉密档案使用全程监控记录为方向,帮助各行业严管涉密档案。

党政机关

涉密公文使用全程监控,机关保密可控。

制造业

核心工艺档案使用监控,技术秘密可控。

建筑工程

涉密工程档案使用监控,保密可控。

金融机构

涉密合同档案使用监控,合规可控。

医疗卫生

涉密病历使用监控,隐私可控。

教育科研

涉密科研档案使用监控,成果可控。

房地产物业

涉密业主资料使用监控,隐私可控。

物流贸易

涉密商业合同使用监控,商业秘密可控。

八、简云档案其他典型产品简介

数字档案馆

简介:使用监控与水印审计完善,适合涉密档案多的单位。

数字档案馆:AI驱动的档案收集、整理、鉴定、利用、统计流程
数字档案馆版通过浏览器使用,支持档案收集、整理、鉴定与利用全流程

适用场景:适用于保密要求高、涉密档案多的大型机构。

档案系统C/S版

简介:内网内涉密档案使用监控,数据不出网。

档案系统C/S版:应用服务器、数据服务器与多台客户机局域网部署拓扑
C/S版通过局域网连接应用服务器与数据服务器,多台客户机共享使用

适用场景:适用于涉密档案集中内网管理的单位。

单机版

简介:单机提供基础使用记录,适合小单位涉密管理。

单机版:单机运行的档案管理界面
单机版在一台电脑上独立运行,数据存放于本机

适用场景:适用于涉密档案少的小微单位。

OCR著录系统

简介:涉密档案数字化加工全程监控,加工过程可控。

OCR著录系统:框选著录、自动检查著录项、著录字段设置、导出Excel
OCR著录系统支持框选著录、自动识别填充、字段设置并导出Excel表

适用场景:适用于涉密档案数字化加工的单位。

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