长沙档案管理软件

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一、长沙档案系统简介

简云档案长沙档案管理软件,面向长沙地区机关、企事业单位,提供季度档案资料阶段性归档整理能力,按季度阶段性归档整理,不必等到年底突击,每季归档、季清季结,档案整理节奏平稳。

长沙不少单位习惯年底一次性归档,堆积如山、质量难保。简云档案围绕季度档案资料阶段性归档整理,按季度提醒与组织归档,每季整理一批、入库一批,年底不再突击。

简云档案立足长沙本地,从平稳归档节奏出发,帮助长沙地区单位让档案整理常态化、阶段化。

系统简介:交互友好、浏览器登录、功能简洁、档案推送与文件外链
系统以交互友好、浏览器登录、功能简洁、支持档案推送与文件外链为主要特点

二、简云档案应用场景

围绕季度档案资料阶段性归档整理,简云档案在长沙单位的阶段归档中支撑多类场景。

1、季度归档提醒场景

每季度末系统提醒各部门归档本季度文件,到期不拖。

2、季度组卷场景

按季度阶段性组卷整理,季度档案成批入库。

3、季度清点场景

每季度清点应归未归,季末补齐。

4、季度统计场景

季度归档量统计,季度档案资料阶段性归档整理进度可视。

应用场景:档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色
系统围绕档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色设计差异化能力

三、简云档案产品架构

为支撑季度档案资料阶段性归档整理,简云档案在架构上以周期归档机制为核心。

1、周期提醒层

按季度自动提醒归档,节奏固定。

产品架构图:五大系统对接、档案利用、整理、管理、配置、系统设置
产品架构总览——对接五大业务系统,覆盖利用、整理、管理、配置、系统设置各板块

2、阶段组卷层

按季度阶段性组卷,分批整理。

3、清点层

季末自动清点缺口,及时补齐。

档案整理界面:目录列表与二维码打印
档案整理目录界面,支持附件挂接与条形码、二维码打印

4、统计层

季度归档量统计可视,季度档案资料阶段性归档整理进度清楚。

四、简云档案核心功能

围绕季度档案资料阶段性归档整理,简云档案把阶段归档落到功能。

1、季度提醒

季末自动提醒归档。

档案收集:OA接口集成、手动著录、批量导入导出、提交、携带录入、审核、继承录入、自动生成档号
档案收集支持OA等业务系统接口集成与多种著录方式

2、阶段组卷

按季度分批组卷整理。

3、季末清点

自动清点应归未归。

档案检索:多条件组组合高级检索界面
高级检索支持多条件组组合、字段筛选,精确缩小检索范围

4、季度统计

季度归档量可视。

档案利用:利用详情界面,记录人员、利用方式与时间
利用详情完整记录每位利用人员的利用方式与时间,全程留痕

5、季结报表

季度归档报表自动生成。

五、简云档案系统特点:灵活且安全的系统

灵活的系统

季度归档节点、提醒对象、组卷方式可按长沙单位调整,灵活的系统让季度档案资料阶段性归档整理贴合本单位节奏。

灵活的系统:模板、字段、排序、档号设置界面
模板与字段设置界面——档案类别、元数据、排序、档号规则均可自定义

安全的系统

阶段归档后按权限管理,操作留痕,安全的系统在分批归集中不打乱权限。

安全的系统:编辑权限组界面,按字段设置查看、创建、修改权限
权限组设置界面——按操作、字段、数据三个维度精细控制访问范围

六、简云档案系统优势

安答数字档案馆系统十二项优势
安答数字档案馆系统十二项核心优势
信创环境适配:CPU、操作系统、版式文件、流式软件、浏览器
信创环境适配——覆盖CPU、操作系统、版式文件、流式软件与浏览器等主流国产化环境

七、档案系统适用行业

简云档案以季度档案资料阶段性归档整理为方向,帮助各行业平稳归档。

党政机关

机关按季度归档公文,年底不突击。

制造业

车间按季度归档技术质量资料,整理平稳。

建筑工程

项目按季度归档过程资料,竣工不积压。

金融机构

业务按季度归档合同凭证,合规节奏稳。

医疗卫生

科室按季度归档病历文书,病案整理平稳。

教育科研

院系按季度归档学籍课题,教务不堆积。

房地产物业

项目按季度归档业主资料,物业整理稳。

物流贸易

业务按季度归档单据合同,整理节奏稳。

八、简云档案其他典型产品简介

数字档案馆

简介:支持季度周期归档提醒与组卷,适合需分批归档的单位。

数字档案馆:AI驱动的档案收集、整理、鉴定、利用、统计流程
数字档案馆版通过浏览器使用,支持档案收集、整理、鉴定与利用全流程

适用场景:适用于希望平稳归档、不年底突击的单位。

档案系统C/S版

简介:内网内季度归档管理,节奏可控。

档案系统C/S版:应用服务器、数据服务器与多台客户机局域网部署拓扑
C/S版通过局域网连接应用服务器与数据服务器,多台客户机共享使用

适用场景:适用于集中办公、按季归档的单位。

单机版

简介:单机提供季度归档提醒,适合小单位。

单机版:单机运行的档案管理界面
单机版在一台电脑上独立运行,数据存放于本机

适用场景:适用于档案量小、按季整理的小微单位。

OCR著录系统

简介:配合季度归档批量数字化加工,阶段整理高效。

OCR著录系统:框选著录、自动检查著录项、著录字段设置、导出Excel
OCR著录系统支持框选著录、自动识别填充、字段设置并导出Excel表

适用场景:适用于按季数字化加工的单位。

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