蚌埠档案管理系统

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一、蚌埠档案系统简介

财务凭证、账簿、报表年年产生,却和业务系统各管各的,审计要一笔业务从头查到尾,财务出凭证、合同找合同、审批找审批,常常凑不齐。简云档案在蚌埠地区提供财务系统档案同步整理服务,让财务系统中的凭证、账簿与档案系统同步归集、相互关联,把财务档案从财务柜里解放出来,变成可在线检索、可跨系统追溯的数据。

蚌埠不少单位财务核算早已电子化,但财务档案的归档还停留在打印装订、年底搬运的老模式。简云档案的财务系统档案同步整理服务,把财务系统中的凭证、账表按会计档案规范同步归档,并与对应合同、审批关联,审计调一笔业务即可看到完整财务链条。

同步整理完成后,财务档案既满足会计档案管理规范,又能与业务档案联动,财务人员不用再为查凭证翻箱倒柜,审计核查也从逐张翻凭证变成按条件检索。

系统简介:交互友好、浏览器登录、功能简洁、档案推送与文件外链
系统以交互友好、浏览器登录、功能简洁、支持档案推送与文件外链为主要特点

二、简云档案应用场景

围绕财务系统档案同步整理服务,简云档案按会计档案规范设计同步方案。

1、凭证按月同步归档

财务系统中已记账凭证按月自动同步到档案系统,凭证号、日期、金额、附件随账同步,形成规范的电子会计档案。

2、账簿报表成套归档

总账、明细账、日记账及各类财务报表按会计期间成套归档,月末年末自动触发,不再依赖打印装订后人工送档。

3、凭证与合同关联

付款凭证自动关联对应合同、审批单,一笔支出的合同、审批、凭证、发票连成完整证据链。

4、保管期限自动鉴定

按会计档案保管期限规定,凭证、账簿、报表自动标注保管期限,到期自动提醒鉴定销毁,符合会计档案管理要求。

应用场景:档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色
系统围绕档案管理员、普通用户、系统管理员三类角色设计差异化能力

三、简云档案产品架构

为支撑财务系统档案同步整理服务,简云档案在架构上按同步、关联、合规设计。

1、财务接入层

与财务核算系统建立同步通道,凭证、账簿、报表按期间自动同步,不改动财务系统本身。

产品架构图:五大系统对接、档案利用、整理、管理、配置、系统设置
产品架构总览——对接五大业务系统,覆盖利用、整理、管理、配置、系统设置各板块

2、会计档案管理层

按会计档案规范组织凭证、账簿、报表,自动组卷、自动标注期限,符合财政与档案部门要求。

档案整理界面:目录列表与二维码打印
档案整理目录界面,支持附件挂接与条形码、二维码打印

3、业务关联层

财务数据与合同、审批等业务档案按主键关联,财务档案不再孤立,支撑审计与分析。

四、简云档案核心功能

围绕财务系统档案同步整理服务,简云档案把财务档案管理落到功能上。

1、凭证自动同步

已记账凭证按期间自动同步到档案系统,附件一并接收,免去打印装订后人工归档。

档案收集:OA接口集成、手动著录、批量导入导出、提交、携带录入、审核、继承录入、自动生成档号
档案收集支持OA等业务系统接口集成与多种著录方式

2、账表自动成套

账簿与报表按会计期间自动组卷归档,月末年末自动触发,财务归档自动化。

3、业务凭证关联

凭证自动挂接对应合同与审批,一笔业务财务与业务材料相互印证。

档案检索:多条件组组合高级检索界面
高级检索支持多条件组组合、字段筛选,精确缩小检索范围

4、期限自动标注

按会计档案规定自动标注保管期限,到期提醒鉴定,避免超期或提前销毁。

档案利用:利用详情界面,记录人员、利用方式与时间
利用详情完整记录每位利用人员的利用方式与时间,全程留痕

5、财务检索与审计导出

按凭证号、金额、日期、往来单位检索财务档案,审计需要时成套导出。

五、简云档案系统特点:灵活且安全的系统

灵活的系统

各单位财务系统不同、会计科目体系各异,简云档案支持按本单位财务系统配置同步规则与会计档案分类。

灵活的系统:模板、字段、排序、档号设置界面
模板与字段设置界面——档案类别、元数据、排序、档号规则均可自定义

安全的系统

财务数据高度敏感,系统对财务档案严格分级授权,仅财务与审计授权人员可调阅,传输存储加密,操作全程留痕。

安全的系统:编辑权限组界面,按字段设置查看、创建、修改权限
权限组设置界面——按操作、字段、数据三个维度精细控制访问范围

六、简云档案系统优势

安答数字档案馆系统十二项优势
安答数字档案馆系统十二项核心优势
信创环境适配:CPU、操作系统、版式文件、流式软件、浏览器
信创环境适配——覆盖CPU、操作系统、版式文件、流式软件与浏览器等主流国产化环境

七、档案系统适用行业

简云档案的财务系统档案同步整理服务,可按行业财务规范适配同步方案,帮助各类单位管好会计档案。

党政机关

行政事业单位会计档案同步归档,满足财政与审计核查要求。

制造业

成本费用凭证与业务关联,服务制造企业财务审计与成本分析。

建筑工程

工程结算凭证与项目档案关联,服务工程财务审计。

金融机构

业务凭证同步归档分级保护,满足金融监管对财务档案的要求。

医疗卫生

医院财务凭证同步归档,助力医院审计与医保核查。

教育科研

学费与科研经费档案同步归档,配合教育与审计检查。

房地产物业

项目与物业收支凭证归档,保障企业财务审计资料完整。

物流贸易

结算与发票凭证同步归档,提升贸易企业财务审计效率。

八、简云档案其他典型产品简介

数字档案馆

简介:面向大型机构的综合档案平台,财务档案同步能力强,适合多单位会计档案集中管理。

数字档案馆:AI驱动的档案收集、整理、鉴定、利用、统计流程
数字档案馆版通过浏览器使用,支持档案收集、整理、鉴定与利用全流程

适用场景:适用于集团型企业下属单位多、需统一会计档案管理的场景。

档案系统C/S版

简介:局域网部署的档案系统,财务档案在内网安全存储,分级授权调阅。

档案系统C/S版:应用服务器、数据服务器与多台客户机局域网部署拓扑
C/S版通过局域网连接应用服务器与数据服务器,多台客户机共享使用

适用场景:适用于财务数据涉密、不允许跨网传输的单位。

单机版

简介:单机运行的轻量工具,支持凭证目录录入与扫描件归档,适合小微企业简易管理财务档案。

单机版:单机运行的档案管理界面
单机版在一台电脑上独立运行,数据存放于本机

适用场景:适用于业务简单、由会计兼管档案的小微单位。

OCR著录系统

简介:对历史纸质凭证配合识别著录,补齐电子化前的财务档案。

OCR著录系统:框选著录、自动检查著录项、著录字段设置、导出Excel
OCR著录系统支持框选著录、自动识别填充、字段设置并导出Excel表

适用场景:适用于财务电子化前历史纸质凭证需补归档的单位。

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