零门槛搭建本地黄山档案管理基础系统 附完整配置

前置准备：确认系统环境与获取安装包

本次教程基于Windows 10/11（家庭/专业版均可）64位系统，无需额外配置数据库即可搭建基础版。

• 获取安装包：访问官方黄山档案基础版下载页 https://www.hsda.cn/download/da.htmltab1，点击「64位基础版本地安装包」直接下载（大小约200MB，官方无广告无捆绑）
• 检查系统环境：右键点击「此电脑」→「属性」，确认系统类型为64位；无需安装Java、MySQL等第三方依赖，安装包已内置轻量数据库

安装与首次启动：避开默认坑

1. 安装步骤

• 解压下载的压缩包，找到名为黄山档案管理基础系统_本地版_x64_vx.x.x_setup.exe的文件（x.x.x为版本号），右键点击「以管理员身份运行」（非管理员权限会导致后续无法创建档案库、修改配置）
• 弹出的安装向导中，点击「下一步」→选择安装路径（不要选C盘Program Files/Program Files (x86)，避免权限冲突，建议选D:\HuangshanDangan这类纯英文非系统盘路径）→点击「下一步」→确认「创建桌面快捷方式」→点击「安装」→等待进度条走完→点击「完成」

2. 首次配置登录

• 双击桌面「黄山档案管理基础系统」快捷方式，首次启动会弹出「初始化档案库」窗口
  • 档案库名称：输入纯中文/英文/数字，如「公司2024年度文书档案库」
  • 档案库路径：必须选非系统盘的独立文件夹（和安装路径分开更安全，如D:\HuangshanDanganData）
  • 初始管理员密码：至少6位，建议字母+数字组合，如「hsda2024」（设置后请手动保存）
  • 点击「初始化」，等待30秒左右完成
• 初始化完成后，输入「登录账号：admin」「密码：刚才设置的hsda2024」→点击「登录」

基础档案分类配置：直接套用官方规范

黄山档案基础版内置国家档案局发布的《文书档案保管期限表》，无需从零创建分类规则。

1. 进入系统管理配置

登录后，点击顶部导航栏最右侧的「系统管理」→左侧菜单栏选择「分类代码管理」→默认展开「文书档案」分类

2. 调整分类层级（可选但实用）

若需适配公司内部科室，可添加一级子分类：

• 点击「文书档案」右侧的「添加子项」
• 弹出窗口填写：
  • 分类代码：输入纯数字（避免和内置冲突，建议从10开始，如10代表行政部）
  • 分类名称：输入科室全称，如「行政部文书档案」
  • 保管期限：选择「继承父类」（后续子项会自动继承国家规范的永久/30年/10年选项）
  • 点击「确定」
• 重复上述步骤添加其他科室，添加后点击「保存」按钮（必须保存，否则重启后失效）

批量导入档案：Excel模板一键操作

黄山档案基础版支持Excel批量导入，无需手动逐份录入。

1. 下载并填写官方导入模板

• 点击顶部导航栏「档案录入」→左侧菜单栏选择「批量导入」→点击「下载导入模板」→保存到桌面
• 打开模板，模板内黄色列是必填项，灰色列是选填项，注意：
  • 必填项：档案号、题名、责任者、成文日期、保管期限、归档单位
  • 档案号格式：可自由设置，建议使用「分类代码-年度-件号」，如「10-2024-001」
  • 成文日期格式：必须是「YYYY-MM-DD」，如「2024-05-20」
  • 保管期限选项：只能填「永久」「30年」「10年」（和系统规范完全一致，否则导入失败）
  • 模板内不要修改列名、删除列，否则无法识别

2. 导入Excel并校验

• 填写完成后，回到「批量导入」页面→点击「选择文件」→选中刚才填写的Excel→点击「下一步校验」
• 校验完成后，若有错误会显示红色提示（如档案号重复、保管期限格式错误），点击「下载错误详情」→修改Excel后重新校验
• 校验通过后，点击「确认导入」→等待进度条走完→点击「完成」→即可在「档案查询」页面找到导入的档案

电子文件关联：批量挂接PDF/Word附件

黄山档案基础版支持电子文件和档案条目一对一/一对多挂接，无需手动逐个上传。

1. 准备电子文件

将电子文件重命名为和对应档案号完全一致的名称（如档案号是「10-2024-001」，文件重命名为「10-2024-001.pdf」或「10-2024-001.docx」），所有电子文件放在同一个独立文件夹（如D:\HuangshanDanganFiles）

2. 批量挂接

• 点击顶部导航栏「档案管理」→左侧菜单栏选择「批量挂接」→点击「选择文件夹」→选中刚才的电子文件文件夹→点击「确定」
• 系统会自动匹配档案号和文件名，匹配成功的会显示绿色√，匹配失败的会显示红色×（检查文件名或档案号是否一致）
• 点击「确认挂接」→等待进度条走完→点击「完成」→点击「档案查询」→选中一条档案→点击右侧「附件」即可查看挂接的电子文件

权限设置：防止非授权访问/修改

黄山档案基础版支持多用户、多角色权限控制，基础版最多可添加10个普通用户。

1. 创建角色

• 点击顶部导航栏「系统管理」→左侧菜单栏选择「角色权限管理」→点击「添加角色」
• 弹出窗口填写：
  • 角色名称：如「行政部档案员」
  • 角色权限：勾选对应功能（行政部档案员建议勾选：档案查询、档案录入、档案修改、档案挂接、自己创建的档案删除，不要勾选系统管理）
  • 分类权限：勾选对应科室分类（如只勾选「行政部文书档案」）
  • 点击「确定」

2. 创建用户

• 点击左侧菜单栏「用户管理」→点击「添加用户」
• 弹出窗口填写：
  • 登录账号：纯英文/数字，如「xingzheng01」
  • 登录密码：至少6位
  • 用户姓名：真实姓名，如「张三」
  • 所属角色：选择刚才创建的「行政部档案员」
  • 点击「确定」

数据备份：每日自动+手动双重保障

1. 设置每日自动备份

• 点击顶部导航栏「系统管理」→左侧菜单栏选择「备份恢复管理」→点击「备份设置」
• 弹出窗口填写：
  • 自动备份周期：选择「每日」
  • 自动备份时间：选择非工作时间，如「22:00」
  • 备份路径：选择非系统盘的独立备份文件夹（如D:\HuangshanDanganBackup）
  • 保留备份天数：建议选择「30天」
  • 点击「确定」→点击「启动自动备份」（按钮会变成「停止自动备份」）

2. 手动备份与恢复（重要操作前必做）

• 手动备份：在「备份恢复管理」页面点击「立即备份」→等待进度条走完→系统会自动生成一个以「HSDA_YYYYMMDD_HHMMSS」命名的备份压缩包
• 手动恢复：点击「选择备份文件」→选中对应的备份压缩包→点击「恢复」→输入管理员密码确认→等待进度条走完→系统会自动重启