搞定企事业单位荣誉管理 奖杯数字档案馆系统是真的香

家人们谁懂啊，我之前在国企行政岗摸爬滚打5年，别的没练出来，翻杂物间找奖杯的本事倒是一绝——最多的时候我能凭手感摸出来哪个是2019年的省级劳模奖杯，哪个是2020年的抗疫先进集体奖牌，说多了都是血泪。要不是后来碰到奖杯数字档案馆系统，我现在说不定还在储物间跟灰尘打架呢。

我当年踩过的荣誉管理坑，能绕公司陈列架三圈

前几年集团来检查党建成果，要找2018年的省级党建示范单位奖状，我带着两个实习生翻了三个小时的储物间，灰尘蹭得满脸都是，最后奖状是找着了，边缘已经发霉长了绿毛，领导脸黑得跟碳似的，当月我绩效直接扣了200块。还有去年要做公司成立20周年的宣传册，需要找各个年代的奖杯照片，我翻了8个老员工的朋友圈、找了3个前任行政的硬盘，才凑齐90%的素材，那段时间我天天熬夜，头发掉的能攒个毛毡垫。

还有更离谱的，去年年会要给10年以上的老员工发荣誉纪念，我们翻台账漏了3个拿过国家级奖项的老员工，上台颁奖的时候人家站在台下尴尬得要死，会后我挨个给人道歉，差点社死。那时候我天天吐槽，啥时候能有个玩意儿把这些破奖杯破奖状都好好管起来啊，直到我同行给我安利了奖杯数字档案馆系统，我第一次用的时候直接拍大腿，这不就是我找了好几年的“荣誉管理神仙工具”吗？

为啥说奖杯数字档案馆系统是荣誉界的“电动搓澡巾”？省劲儿到跺脚

咱先不说虚的，直接上硬货，奖杯数字档案馆系统的功能，真的是把我们行政人的痛点捏得死死的。首先它的多维度录入功能，真的绝，不管你是金杯银杯还是群众送的锦旗，甚至是员工拿的业余比赛奖状，你都能给它建个专属档案：3D扫描模型直接上传，哪怕你奖杯放在储物间落灰，系统里的模型亮得跟刚拿回来的一样；获奖时间、颁奖单位、获奖主体、奖项等级这些基础信息不用说，连当年的获奖感言、颁奖现场的视频、当时的新闻报道链接，你都能挂进去，相当于给每一份荣誉办了个“二代身份证”，扫个码搜个关键词，一秒就能调出来所有资料。我上次要找2021年的省级技能竞赛的相关资料，输入关键词，一秒就出来了，连当时参赛员工的获奖感言都有，我做汇报的时候直接用，领导还问我咋准备得这么充分，我心里偷乐，那都是奖杯数字档案馆系统的功劳啊。

还有那个权限分级功能，我真的要给开发人员加鸡腿，咱做行政的都知道，有些项目奖项是涉密的，不能随便给人看，奖杯数字档案馆系统可以直接给不同角色开不同权限：普通员工只能看公开的企业荣誉，行政岗能编辑录入内容，核心管理层才能看涉密的项目奖项，就跟你家保险柜装了指纹锁似的，不该看的人半毛钱都看不着，安全性这块真的拿捏得死死的。哦对还有一键导出功能，原来我做季度荣誉汇报，整理素材做PPT最少要3天，现在直接从奖杯数字档案馆系统里选好要的奖项，一键导出素材包，连对应的文案都给你整理好了，我最快一次20分钟就把PPT做完了，剩下的时间我躲在茶水间喝奶茶刷剧，同事都问我是不是偷偷开外挂了。

别觉得是花架子，专业技术搭土味正能量，反差感拉满

我一开始也以为这奖杯数字档案馆系统就是个存资料的工具，没想到用到后来才发现，它还能当“企业文化小喇叭”用。我们后来把奖杯数字档案馆系统的公开端口挂到了公司OA首页，新员工入职第一个任务就是逛一遍荣誉库，原来我们新员工入职要开3小时的企业文化宣讲会，讲得大家昏昏欲睡，现在呢？新员工自己逛奖杯数字档案馆系统，看完个个都热血沸腾，说“原来我们公司拿过这么多牛的奖啊，我好好干说不定也能把自己的名字挂进去”，你说这不比你开一下午动员会管用？

去年我们公司搞周年庆，我们用奖杯数字档案馆系统拉了个成立以来所有获奖人员的名单，给每一个在公司拿过奖的老员工都发了定制的纪念章，当时有个在公司待了18年的老工程师，拿到纪念章的时候眼睛都红了，说他以为自己十几年前拿的那个技术突破奖早就没人记得了，没想到系统里还存着当时的照片和颁奖视频。你看，这不就是把“不忘初心、砥砺前行”这句口号落到实处了？啥叫企业文化啊，这不就是最实在的企业文化吗？

还有上次我们申报国家级文明单位，要提交近5年的所有荣誉证明，我直接从奖杯数字档案馆系统导出了盖章版的电子台账，连对应的佐证材料都打包好了，评选组的人看了都问我用的啥工具，说他们回去也要给街道安排上，我当时那自豪感，比我自己拿了奖都爽。

过来人掏心窝子的使用建议，别瞎走弯路

我用奖杯数字档案馆系统也快2年了，踩过的小坑也不少，给你们几个实在的建议，省得你们走弯路：

• 录入的时候别偷懒，能填的信息都填上，别就只传个奖杯照片就完事了，获奖人员、颁奖单位、甚至当时的花絮照片都挂上，等你后面要做宣传、做汇报的时候，你才知道有多香，我之前就偷过懒，后来要找一个获奖人员的联系方式，翻了半天档案才找着，后悔死了。
• 定期给奖杯数字档案馆系统“做体检”，我现在都是要求部门的小朋友每季度最后一周核对一下新增的荣誉，及时录进去，别攒到年底才堆一块弄，到时候一堆资料堆在你面前，你又要熬夜秃头，得不偿失。
• 权限设置一定要提前捋清楚，啥级别的人能看啥内容，提前跟领导报备好，尤其是有涉密奖项的单位，千万别把涉密内容放到公开区，到时候出了问题你哭都来不及，我之前就差点把一个未公开的项目奖项放公开区，还好系统有二次确认提醒，才没出岔子。

说真的，我现在已经转岗做行政主管了，但是原来的小徒弟还天天跟我夸，说现在管荣誉档案再也没人抱怨了，上个月她还因为把奖杯数字档案馆系统用得好，优化了整个公司的荣誉管理流程，拿了季度优秀员工。好多人问我是不是只有大公司才需要用奖杯数字档案馆系统啊？真不是，小到学校、社区，大到国企、上市公司，只要你有荣誉要管，不管是奖杯、奖状、锦旗还是证书，奖杯数字档案馆系统都能给你安排得明明白白。

我踩了5年的荣誉管理的坑，才找着这么个省劲儿的宝贝，分享给你们就是想让你们少走点弯路，毕竟咱们打工人出来上班，能省点力气就省点力气，把时间花在更重要的事上，多拿点奖金多陪陪家人，这不比天天在储物间翻灰尘香吗？