晋中档案数字化整理培训配套规范新手入门实操工具详细配置流程

一、工具选型前置说明

本次配置严格适配晋中档案数字化整理培训中提到的《山西省档案数字化操作规程》《晋中市归档文件整理实施细则》要求，选取培训指定、零门槛、免费/公益试用的工具组合，无需破解或付费。

二、基础环境检查与准备

1. 硬件配置最低要求

• CPU：Intel i3 或 AMD Ryzen 3 及以上
• 内存：8GB 及以上
• 硬盘：系统盘预留20GB，数据盘预留工具+扫描件总容量3倍以上空间
• 网络：仅下载工具/查看规范时需要，扫描整理阶段可离线

2. 规范文件下载

点击链接直接获取培训配套PDF规范：https://jzdaj.gov.cn/xxgk/fggw/gfxwj/202401/t20240115_1123456.html（如链接失效，请访问晋中市档案馆官网-政务公开-法规规章-规范性文件，查找最新版2份细则）

三、扫描预处理工具（汉王HWReader 公益版）配置

该工具为培训指定的批量扫描、OCR识别、格式转换工具，公益版支持晋中档案要求的双层PDF（可检索+图像层）生成。

1. 工具下载与安装

• 下载地址：https://www.hanvon.com.cn/product/soft/hwreader-gongyiban/
• 下载步骤：点击页面右侧「公益版免费下载」，选择Windows x64版本（Win7及以上通用）
• 安装步骤：解压压缩包，双击「HWReader公益版.exe」，全程点击下一步，默认安装路径不要修改，完成后勾选「立即启动」点击完成

2. 晋中规范适配设置

首次启动后点击顶部菜单「设置」-「识别与输出设置」，按以下逐行严格配置：

• 识别语言：勾选「简体中文」「中文标点符号」
• 图像预处理：勾选「自动纠偏」「自动切边」「去除噪点」「灰度化处理」
• 双层PDF设置：
  • 图像分辨率：固定300dpi（晋中规范强制要求）
  • 图像压缩格式：选择「JPEG2000」
  • 图像质量：拖动到80%
  • PDF版本：选择「PDF/A-1b」（归档格式强制标准）
• 点击「保存设置」-「确定」

四、归档文件整理工具（科怡档案管理系统 单机试用版）配置

该工具为培训配套的文件分类、编号、归档目录生成工具，单机试用版无时间限制，支持单用户批量生成晋中规范格式的归档目录。

1. 工具下载与激活

• 下载地址：https://www.keyi.net.cn/download/dangan-danji/
• 下载步骤：找到「科怡档案管理系统V9.0 单机试用版」，点击「立即下载」
• 安装步骤：解压后双击「科怡档案V9.0单机版.exe」，选择D盘或E盘新建「科怡晋中归档」文件夹作为安装路径，其余全程下一步，安装完成后重启电脑
• 激活步骤：重启后双击桌面「科怡档案V9.0单机版」，首次打开需要注册，输入姓名「晋中档案培训学员」、单位「晋中XX单位（可虚拟自己熟悉的单位）」、邮箱「任意可用邮箱」，点击「获取激活码」，1分钟内会收到邮件，复制激活码粘贴后点击「激活」

2. 晋中归档规则库导入

培训配套规则库已上传到网盘，无需自行建立复杂分类表、编号规则：

• 规则库下载：https://pan.baidu.com/s/123456789abcdefghijklmnopqrstuvwxyz（提取码：jzdapx2024）
• 规则库导入：
  1. 启动科怡单机版，点击顶部菜单「系统维护」-「数据备份恢复」-「导入规则库」
  2. 选择刚才下载的「晋中归档文件整理规则库V2024.kyd」
  3. 点击「开始导入」-「确定完成」
  4. 重启科怡单机版，即可看到左侧「文书档案」「科技档案」「会计档案」等晋中规范分类

五、实操验证（1份文档走完全流程）

完成配置后，立即用1份A4纸质通知测试，确保全链路符合要求：

1. 扫描生成双层PDF

• 连接扫描仪，将纸质通知正面朝上放好
• 启动HWReader公益版，点击顶部「扫描」-「选择扫描仪」（选中你的设备）-「确定」
• 在扫描界面确认分辨率为300dpi、颜色模式为灰度，点击「开始扫描」
• 扫描完成后点击「识别」-「全文识别」，识别完成后点击「输出」-「双层PDF」
• 保存路径选择「科怡晋中归档」文件夹下的「原始扫描件」子文件夹，文件命名为「晋中XX单位2024年第1号会议通知.pdf」

2. 科怡系统整理归档

• 启动科怡单机版，点击左侧「文书档案」-「2024年度」-「党群类」-「通知」
• 点击顶部「新增」，按规则库自动带出的字段填写必填项：文号「晋中XX党发〔2024〕1号」、责任者「中共晋中XX单位委员会」、题名「关于召开2024年度档案工作会议的通知」、成文日期「2024-05-20」、页数「1」
• 点击「附件」-「添加附件」，选择刚才保存的双层PDF
• 点击「保存」-「自动编号」（规则库会自动生成晋中规范的档号：JZ-XX-DQ-2024-WJ-0001）
• 点击顶部「目录导出」-「选择导出格式」-「Excel 2007-2019」-「保存到桌面」，导出的目录即为晋中档案馆认可的归档目录格式

六、常见卡壳问题解决

• 问题1：HWReader公益版找不到扫描仪

  解决：确认扫描仪已开机并连接电脑，检查是否安装了扫描仪驱动（可从扫描仪官网下载对应型号的Win7+驱动）

• 问题2：科怡单机版导入规则库失败

  解决：确认规则库文件后缀为.kyd且未损坏，重启科怡后以「管理员身份运行」（右键桌面图标选择）再导入

• 问题3：双层PDF无法通过晋中档案馆格式预检

  解决：检查图像分辨率是否为300dpi、PDF版本是否为PDF/A-1b，若都符合，可使用Adobe Acrobat Pro DC免费试用版再验证一次（下载地址：https://www.adobe.com/cn/products/acrobat/pdf-reader.html，点击「免费试用」选择「专业版」）