基于开源工具的昆明本地中小微企业档案管理系统轻量部署

一、前期准备清单

本指南使用「Teedy」作为核心系统，是面向中小企业的完全免费、无水印开源档案管理工具，适配昆明本地文档规范，无需备案复杂的第三方云服务，部署在本地NAS或普通办公电脑即可，准备以下3项内容：

• 硬件/云服务器：办公电脑（需Windows 10及以上、macOS 12及以上，开机状态即可使用），或1核2G内存、20G以上磁盘的云服务器（推荐用阿里云昆明节点ECS，新客首年39元以内）
• 网络工具：家庭/办公用固定内网IP，如需外网访问，提前准备免费内网穿透工具（推荐cpolar，免费版24小时随机URL）
• 软件基础：Docker Desktop（个人/企业非商业场景免费）

二、Docker Desktop 安装

Windows/macOS 系统通用安装

1. 打开Docker官方下载页：https://www.docker.com/products/docker-desktop/，选择对应系统下载安装包（注意Windows需开启Hyper-V或WSL2，下载页有官方一键开启教程链接）

2. 双击安装包，全程点击默认选项安装，重启电脑后打开Docker Desktop，等待左下角状态变为绿色「Docker Desktop is running」即可

Linux 云服务器（以Ubuntu 22.04为例）

1. 登录云服务器SSH终端，执行以下一键安装脚本：

```bash curl -fsSL https://get.docker.com -o get-docker.sh sudo sh get-docker.sh ```

2. 安装完成后，启动Docker并设置开机自启：

```bash sudo systemctl start docker sudo systemctl enable docker ```

三、Teedy 档案管理系统快速部署

1. 创建本地数据存储目录

Windows：在D盘（或非系统盘）根目录新建名为「teedy_data」的文件夹，再在里面分别建「db」「files」「config」3个子文件夹

macOS：在用户主目录（Finder左侧用户头像文件夹）新建「teedy_data」，同样创建3个子文件夹

Linux云服务器：执行以下命令创建目录并授权：

```bash sudo mkdir -p /root/teedy_data/{db,files,config} sudo chmod -R 777 /root/teedy_data ```

2. 配置并启动Teedy容器

新建文本文件，输入以下完整docker-compose.yml配置，Windows/macOS保存为docker-compose.yml（注意后缀名必须是.yml，不能是.txt），Linux用vi或nano保存到/root/teedy_data目录下：

```yaml version: '3' services: teedy: image: sismics/docs:latest container_name: teedy_kunming restart: always ports: - "8080:8080" volumes: - "./db:/data/db" - "./files:/data/files" - "./config:/data/config" environment: - DOCS_DEFAULT_LOCALE=zh_CN - DOCS_TIMEZONE=Asia/Shanghai - DOCS_MAX_FILE_SIZE=100000000 ```

配置说明：8080是访问端口，可修改；DOCS_DEFAULT_LOCALE设为中文，DOCS_TIMEZONE适配昆明所在时区，DOCS_MAX_FILE_SIZE设为100MB（单个档案上限，可按需调整，单位字节）

启动系统：

• Windows/macOS：打开终端（Windows用PowerShell或CMD，切换到docker-compose.yml所在目录，比如D盘根目录用「cd D:\」），执行命令：
```bash docker-compose up -d ```
• Linux云服务器：切换到/root/teedy_data目录，执行相同命令：
```bash docker-compose up -d ```

等待2-3分钟，在终端执行「docker ps」，如果看到teedy_kunming容器状态为「Up」，说明部署成功

四、昆明本地档案规范适配

1. 初始化管理员账号

1. 打开浏览器，输入访问地址：

• 本地使用：http://127.0.0.1:8080
• 云服务器使用：http://云服务器公网IP:8080

2. 首次访问会进入注册页面，输入邮箱（仅作本地账号验证，无需真实邮箱）、用户名（建议用「档案管理员」）、密码（至少8位），点击「Create an account」完成注册

2. 配置昆明常用档案分类

1. 登录账号后，点击左侧「设置」→「档案分类」

2. 点击「添加顶级分类」，依次添加符合昆明本地要求的分类，可直接复制以下内容：

• 文书档案（再点击「添加子分类」→年度→保管期限（永久、30年、10年））
• 科技档案（子分类：基建、设备、科研、产品）
• 会计档案（子分类：凭证、账簿、报表、其他）
• 人事档案（子分类：员工入职、在职、离职、退休）
• 声像档案（子分类：照片、录音、录像）
• 电子档案（子分类：本地原生、数字化转档）

3. 设置档案编号规则

1. 点击左侧「设置」→「元数据」

2. 点击「添加自定义元数据」，添加「全宗号」「年度」「保管期限」「件号」4个必填项，字段类型选「文本」

3. 点击左侧「设置」→「系统设置」→「档案预览」，勾选「显示自定义元数据」，调整顺序为「全宗号→年度→保管期限→件号→标题」

五、数字化转档与使用流程

1. 本地原生电子档案上传

1. 点击左侧「新建档案」→「上传文件」，选择需归档的Word、PDF、图片等文件

2. 依次填写必填元数据：全宗号（比如昆明本地中小微企业常用「KM-XX-001」，XX为企业缩写）、年度（4位数字）、保管期限（下拉选择提前配置的永久/30年/10年）、件号（按年度+分类自动递增的数字，可手动调整）

3. 选择对应档案分类，点击「保存」完成归档

2. 纸质档案快速数字化转档

1. 点击左侧「新建档案」→「拍摄扫描」，手机/电脑摄像头对准纸质档案，系统支持自动裁剪、增强、去阴影

2. 拍摄完成后，点击「识别文字」（Teedy自带OCR功能，支持中英文），识别结果自动填充到「备注」或「标题」

3. 后续步骤同本地原生电子档案上传

3. 档案检索与借阅

1. 检索：首页顶部搜索框输入关键词（支持标题、内容、自定义元数据模糊搜索），如需精确搜索，用格式「字段名:关键词」，比如「全宗号:KM-XX-001」

2. 借阅：如需给其他同事借阅，点击左侧「设置」→「用户管理」→「添加用户」，设置权限为「只读」或「可编辑」，对方用同样地址和注册的账号登录即可检索对应权限内的档案

六、外网访问配置（仅适用于办公电脑本地部署）

1. 打开cpolar官网下载页：https://www.cpolar.com/download，选择对应系统下载安装包并安装

2. 打开cpolar，注册账号并登录，获取Authtoken

3. 打开cpolar界面，点击左侧「隧道管理」→「创建隧道」，填写以下信息：

• 隧道名称：teedy_kunming
• 协议：HTTP
• 本地地址：8080
• 地区：China VIP

4. 点击「创建」，在「状态」→「在线隧道列表」中找到随机生成的HTTP/HTTPS URL，复制后发给同事即可外网访问

七、日常维护

1. 数据备份：每周手动复制teedy_data整个文件夹到U盘或外部硬盘；云服务器可设置定时自动备份到OSS

2. 系统更新：每月执行一次以下命令更新Teedy到最新版本：

```bash docker-compose pull docker-compose up -d ```

3. 清理临时文件：每年清理一次teedy_data/files下的.tmp临时文件