中小企业纸质档案转西宁数字档案标准整理上传培训实操

前期准备：西宁数字档案系统适配工具与规范文件

本指南适配西宁档案馆官方指定的“企事业单位档案数字化上传平台（西宁专用）”，以下是必须准备的工具与规范，直接完成无需前置调研：

• 系统适配工具包：下载地址为https://www.xndaj.gov.cn/UploadFile/download/qsdwghszxt202405.zip，解压后无需安装，直接双击“西宁企事业档案上传助手.exe”即可
• 纸质档案扫描参数规范：文件包内包含“西宁纸质档案数字化标准（2024修订版）.pdf”，重点执行扫描分辨率、格式、压缩率3项内容
• 西宁专用元数据模板：工具包内包含“企事业文书档案元数据上传模板.xlsx”，不可修改表头，仅可填充A列至N列内容

关键纸质档案扫描参数（无需读全文，直接用）

本部分参数是西宁市档案馆硬性审核项，必须100%遵守：

• 扫描分辨率：文字为主的档案300dpi，图纸/照片为主的600dpi
• 扫描格式：黑白/灰度用双层PDF（文字层需OCR识别西宁标准字体），彩色照片用JPG2000（.jp2格式）
• 压缩率：双层PDF文字层无压缩，图像层黑白CCITT G4、灰度/JPG200020:1（文字清晰前提下可微调至25:1）

第一步：纸质档案整理（符合西宁档号规则）

纸质档号错误直接导致上传失败，严格按“全宗号-目录号-年度-保管期限-件号-页码范围”生成档号，全宗号向本单位行政/档案管理员索要（若未申请，需先到https://www.xndaj.gov.cn/qsdwqzh申请）。

西宁档号拆解与生成

• 目录号：文书档案用W开头，科技档案用K，会计档案用AC，声像用SX，目录号最多2位字母+3位数字，示例：W001
• 保管期限：永久填1，定期30年填2，定期10年填3
• 件号：每年同目录同保管期限从001开始连续编号，不可重号、跳号
• 页码范围：单页填“1-1”，多页填“1-5”（对应扫描件的页码顺序）
• 完整档号示例：X10012-W001-2024-1-001-1-1（X10012为假设全宗号）

第二步：扫描件双层PDF制作（西宁标准）

工具包内自带免费OCR引擎“西宁汉字识别工具.exe”，无需购买第三方软件，操作全流程如下：

1. 打开“西宁企事业档案上传助手.exe”，点击左侧菜单栏「双层PDF制作」
2. 点击左上角「批量添加」，选择整理好的同档号下的所有扫描JPG图片（注意图片按页码顺序命名为“1.jpg、2.jpg...”）
3. 在OCR语言下拉框中选择「简体中文+数字+符号」，点击底部「开始识别并生成双层PDF」，生成的PDF自动保存在原图片文件夹，文件名与文件夹档号一致
4. 检查生成的PDF：双击打开，选中文字层能复制粘贴即为合格，不合格可点击「重新识别」调整识别区域（仅框选文字部分）

第三步：元数据模板填充（不可修改表头）

打开工具包内的“企事业文书档案元数据上传模板.xlsx”，仅填写A-N列，重点必填项用颜色标注，按以下规则填充：

• A列（档号）：直接复制第一步生成的完整档号
• B列（题名）：必须包含发文单位+事由+文种，示例：“西宁市XX局关于2024年安全生产检查的通知”
• C列（责任者）：必须与发文单位公章完全一致，个人责任者填“姓名+职务”，示例：“西宁市XX局安全科”或“张三 西宁市XX局副局长”
• D列（成文日期）：必须用8位阿拉伯数字，格式为YYYYMMDD，示例：20240520
• E列（保管期限）：与第一步一致，永久填1，30年填2，10年填3
• F列（全宗号）：统一填写本单位申请到的全宗号
• G列（年度）：4位阿拉伯数字，示例：2024
• H列（目录号）：与第一步一致
• I列（件号）：与第一步一致
• J列（页数）：填写该件档案的实际页数（与PDF页数一致）
• K列（归档日期）：填写本次培训整理归档的当天日期，格式YYYYMMDD
• L列（保管单位）：统一填写本单位全称
• M列（文件格式）：双层PDF填PDF，JPG2000填JP2
• N列（附件数）：无附件填0，有附件填附件数量，附件需单独整理并生成档号（附件档号在原档号后加-附1、-附2）

填充完成后点击「文件-另存为」，格式选择「Excel 97-2003工作簿（.xls）」，文件名修改为“本单位全宗号_文书_20240520.xls”（时间替换为当天）。

第四步：批量上传至西宁专用平台

上传前需确保电脑已连接互联网（无需VPN），操作流程如下：

1. 打开“西宁企事业档案上传助手.exe”，点击左侧菜单栏「批量上传档案」
2. 点击「登录」，输入本单位的平台账号（向行政/档案管理员索要，若未注册需先到https://www.xndaj.gov.cn/qsdwzh注册，需上传单位营业执照照片）
3. 登录成功后点击「选择元数据文件」，上传第三步另存为的.xls文件
4. 点击「选择扫描件文件夹」，选择存放所有合格双层PDF/JP2的文件夹（注意：文件夹内只能有扫描件，不能有其他文件）
5. 点击「自动匹配」，系统会自动将元数据中的档号与扫描件文件名匹配，匹配失败的文件需检查档号是否一致，修改后重新匹配
6. 匹配成功后点击「批量上传」，上传过程中请勿关闭软件，上传完成后会显示“成功XX件，失败0件”
7. 上传成功后点击「提交审核」，审核结果会在3个工作日内发送至注册时预留的邮箱，审核通过后档案正式入库西宁市数字档案馆

常见问题排查（西宁专用平台特有）

• 匹配失败：90%是因为档号或扫描件文件名不一致，检查全宗号、目录号、保管期限、件号的格式（比如件号是否为3位，保管期限是否为数字）
• 审核驳回（格式问题）：主要是扫描参数不符合要求，重新打开工具包内的标准文件，按第二步调整扫描参数后重新生成扫描件
• 审核驳回（元数据问题）：主要是题名或责任者不符合要求，重新对照第三步填充元数据
• 上传速度慢：建议避开工作日9:00-11:30、14:30-17:00的高峰期，或拆分文件夹（每个文件夹不超过100件档案）