濮阳档案合规整理实操指南：本地培训核心技能零门槛落地

一、前期准备：符合濮阳本地档案验收要求的工具物料

濮阳本地档案验收执行河南省档案局+濮阳市本地的统一规范，所有要求均来自官方培训核心内容，你只需要按照以下清单准备物料，不需要自行调整规格：

• 档案装订材料：统一使用蓝色A4型无酸档案盒，脊背宽度根据归档量选择1cm/2cm/3cm即可，禁止使用黑色、红色或非无酸材质档案盒，这是濮阳验收的第一项检查内容
• 标签用品：准备1cm宽红色不干胶分类条、濮阳市统一格式的档案脊背标签
• 数字化工具：扫描用普通办公扫描仪即可，分辨率支持300DPI即可；档案管理系统直接使用官方免费的河南省党政机关档案管理系统，直接访问地址：http://dafgl.henan.gov.cn，使用单位统一社会信用代码即可注册登录，无需付费购买第三方系统

统一格式的脊背标签模板可以直接从濮阳市档案局官网免费下载，直接访问官网公共服务栏目：http://www.pyjdzj.gov.cn/col/col11587/index.html，即可直接下载，无需注册登录。

二、分类整理：严格按照培训要求的步骤操作

超过80%的档案验收不通过都是分类错误导致，你只需要按照以下三步操作，即可符合要求：

第一步：划分归档范围，区分保管期限

直接按照以下标准判断，不需要自行解读：

• 必须归档：本单位正式发文、上级针对本单位的批复/发文、单位会议材料、项目审批材料、人事任免、财务预决算、重大活动材料，保管期限对应为：永久（本单位重大事项、法规类）、30年（业务类、人事类）、10年（普通事务类）
• 无需归档：临时通知、重复转发文件、未成文草稿、一般日常函件，无需归档的文件需要造清册留存，禁止直接销毁

第二步：按固定层级分类

濮阳市所有机关企事业单位统一要求「年度-机构-保管期限」分类法，实操步骤：

• 1. 先按文件形成年度拆分，跨年度办结文件放在办结年度，年度计划放在开始年度，年度总结放在结束年度
• 2. 同年度文件按单位内设机构拆分，办公室、财务科、业务科等每个机构单独成类
• 3. 同一机构内按保管期限拆分，排列顺序固定为：永久 > 30年 > 10年

三、装订装盒：符合验收标准的实操细节

1. 装订前预处理

去掉文件上所有金属物（订书钉、回形针、别针），A3幅面文件对折成A4大小，左侧必须留出1.5cm装订边，字迹不能压入装订区，破损文件需要用空白A4纸托裱后再装订。

2. 编号与装盒

• 件号编制：每个保管期限下从1开始连续编号，必须使用阿拉伯数字，标注在文件首页右下角空白处，不得标注在装订区
• 装盒要求：同一分类层级的文件装入同一个档案盒，脊背标签按照下载的模板填写，内容必须包含：年度、机构名称、保管期限、起止件号，所有项目不得空缺

四、数字化归档：濮阳要求的统一操作规范

目前濮阳要求所有移交档案必须同步提交数字化副本，按照以下步骤操作即可一次通过：

1. 扫描参数固定设置

• 分辨率：永久保管档案设为300DPI，定期保管档案设为200DPI，必须使用彩色扫描，禁止使用灰度或黑白扫描
• 文件格式：永久保管档案同时保存TIFF格式（存档）和PDF格式（查阅），定期保管档案可只保存PDF格式

2. 系统挂接实操步骤

• 1. 打开河南省党政机关档案管理系统，用单位账号登录
• 2. 进入侧边栏「归档管理」-「数字化挂接」栏目，选择对应年度、机构、保管期限分类
• 3. 按照纸质文件件号顺序上传扫描件，一件纸质文件对应一个电子文件，禁止多件合并为一个文件上传
• 4. 核对电子文件和纸质文件的内容、顺序一致后，点击提交审核即可

常见扣分点：扫描文件倾斜角度超过5度会被打回重扫，上传前可以批量调整倾斜度；禁止漏页、错页，提交前一定要按顺序核对一遍。

五、移交验收：本地对接的注意事项

• 1. 移交前需要打印归档文件目录一式两份，目录包含：件号、责任者、文号、题名、日期、页数，直接从档案系统导出即可，无需自行制作格式
• 2. 移交濮阳市本级档案馆的单位，提前3个工作日在濮阳市档案局官网预约移交时间，按照预约时间携带实体档案、目录、数字化副本到场即可，无需准备额外材料
• 3. 若验收提出整改要求，大部分问题都是分类错误、标签错填或扫描不合格，按照要求修改后3个工作日内重新提交即可，不需要重新整理全部档案。

以上所有步骤均提炼自濮阳官方档案培训的核心实操内容，去掉了理论性的冗余内容，你只需要按顺序一步步操作，即可整理出符合濮阳本地验收要求的档案，零门槛就能落地。