用林芝档案软件整理档案，3步省出一半摸鱼时间

你有没有过这种情况？年底要找一份三年前的合同，翻了三箱子纸质档案，满头灰还找不到，急得要死。

尤其是小公司管档案的行政，或是个体户存资质合同，没专门的档案系统，乱存就是常态。

前阵子我认识一个做行政的小姑娘，被这个问题愁得掉头发，后来用了林芝档案软件，半个钟头整理完两年的堆积档案，找档只要几秒。

这篇我把实际用下来最实用的方法整理出来，不管你整理公司档案还是个人资料，看完就能照着做。

1 批量录入旧档案，比手动省10倍时间

1.1 批量扫描自动转文字，不用手动敲

如果你手里堆了几十上百份纸质档案，别一个个录。

打开林芝档案软件，直接连你电脑上的普通扫描仪，点击批量导入扫描件。

扫完之后软件自动把纸上的文字转成可检索的电子档，不用你一个个打字。

举个例子，30份员工劳动合同，原来手动输要一下午，这里半个钟头就能弄完。

1.2 自带分类模板，自动归档不用手动分

很多人整理档案最烦建文件夹，分来分去最后还是乱。

林芝档案软件已经做好了常用模板，你是企业行政就选企业档案模板，个人存资料就选个人模板。

导入文件之后，软件自动按年份、文件类型分好类，不用你自己新建一堆文件夹。

2 找档案不用翻，一秒就能调出目标文件

2.1 给常用档案加自定义标签，搜着更快

只按分类找有时候还是慢，加标签能让找档速度再提一倍。

举个例子，你有好几个项目的招投标档案，直接给每个项目加上项目名标签。

之后不用记具体年份，直接搜项目名标签，一秒就能出来所有相关文件。

操作也简单，选中对应文件，点添加标签，输上名字保存就行，一个文件能加多个标签。

2.2 本地存储不联网也能用，安全不卡

很多在线档案工具，网络卡的时候半天刷不出来，急死人。

林芝档案软件的档案都存在你自己电脑或者本地服务器里，断网也能打开。

不用等加载，点一下就开，而且敏感档案不会存在第三方服务器，不会泄露隐私。

放员工信息、商业合同这种，用着特别放心。

3 用的时候一定要避开这两个坑

3.1 别把档案库都存在C盘

很多人安装软件默认放C盘，档案也跟着存C盘，这是大错。

万一电脑出问题重做系统，C盘格式化，所有档案就都没了。

正确做法很简单，把档案库存在D盘或者E盘，每周花两分钟，复制整个档案文件夹到移动硬盘备份就行。

3.2 别图省事跳过初始分类设置

不少人一开始图快，导入所有档案都不分类，之后找起来还是乱，等于白用软件。

说白了就是花10分钟，先把你需要的分类建好，比如分成人事、合同、项目。

之后录入新档案的时候直接对应放进去，越用越顺，不会乱。

核心方法其实很简单，批量录入省时间，做好分类加标签方便找，记住两个坑别乱踩。

不用你学复杂的操作，也不用花大价钱买专门的档案系统，普通电脑就能装。

如果你现在手里就有堆了大半年没整理的档案，别再拖了。

今天抽半小时，打开林芝档案软件先整理10份试试，用不了几次你就会发现，原来整理档案这么轻松。下次要用的时候不用翻箱倒柜急得抓瞎，省下来的时间喝杯奶茶摸会儿鱼不好吗？