企业为什么一定要选对适合自己的知识产权档案管理软件

先跟各位开公司的老板唠句掏心窝子的，我前两年帮开科技公司的发小擦过知识产权的屁股，那叫一个酸爽，今天纯过来人分享，没任何硬广，坑我都帮你踩过了，听两句绝对不吃亏。

原来我以为知识产权档案就是堆硬盘的废纸，结果差点亏掉几十万

说出来你可能不信，最开始发小公司的知识产权档案，就是把扫描好的专利证书、商标证书往公司共享文件夹一丢，堆得像老家楼下的垃圾场，找东西全靠瞎碰，跟拆盲盒似的。我当时还说这不挺方便吗？直到有次有人告他们商标侵权，需要拿出三年前的在先申请档案当证据，全公司从运营到法务翻了整整三天，差点把共享文件夹的底都掉了也没找着，当时律师说要是拿不出证据，少说赔几十万，差不多就是小县城半套首付了，给发小气的嘴都歪了。

最后还是在已经辞职的运营小哥旧笔记本的回收站里翻出来了，花钱请律师打点来来回回也花了小两万，也就是从这事儿之后，我们才痛定思痛，开始老老实实找靠谱的知识产权档案管理软件。

找知识产权档案管理软件的坑，我替你踩了一溜够

说出来你不信，前前后后我们试了快十个，各种各样的坑都踩过了，给你总结总结，你别再往里面跳：

• 坑一：拿普通文档管理软件凑数，能用不等于好用

  最开始我们图省事，直接用公司现成的普通文档管理软件存，这不就相当于你骑电动车戴了个自行车头盔，戴是能戴上，真撞了该凉还是凉。普通文档管理软件只会帮你存文件，哪管你知识产权什么时候到期、年费什么时候交啊？我们就试过一个专利忘了交年费，直接权利终止，好不容易申请下来的专利直接没了，好几万申请费打了水漂。专业的事就得找专业的知识产权档案管理软件，驴头对不上马嘴的东西，凑活用迟早出大事。

• 坑二：贪便宜用免费的，免费的才是最贵的智商税

  一开始我们也想省钱，找了好几个号称永久免费的知识产权档案管理软件，用了不到两个月全翻车。要么就是容量不够，存了十几个专利就提示你扩容要交钱；要么就是提醒功能只有前三个月免费，后面想用就得开会员；更坑的还有一家，导出档案还要收解锁费，合着就是钓着你把资料传上去，然后坐地起价。你想想，你的专利底稿、商标申请材料都是公司核心机密，放这种免费软件里，人家哪天爬你数据卖给竞争对手，你哭都没地方哭，这不就是把自家小金库的钥匙亲手给别人吗？

• 坑三：盲目买大而全的高端款，花冤枉钱当冤大头

  

  当时还有大牌销售给我们推一年几万块的集团版，说什么功能全服务好，我们差点就心动交钱了，回头一算，我们公司大大小小所有知识产权加起来才不到八十件，大部分功能我们十年都用不上，一年几万块的服务费，够我们交十年专利年费了，这不就是纯纯交智商税吗？就像你去吃路边摊，非要点三千块的满汉全席套餐，吃不下还浪费钱，图啥呢？

选靠谱知识产权档案管理软件，记住这几点就稳了

踩了这么多坑，最后我们也摸到门道了，给你分享一下，都是土味大实话，听完你就会选了：

第一，必须是专门做知识产权档案管理的，别找跨界凑数的

说白了，专业的知识产权档案管理软件，天生就是给你管这些东西的，能自动给你按专利、商标、软著、版权分类，还会自动给你标好有效期、年费截止日、续展宽展期，到点提前给你发微信短信提醒，就像你妈天天催你回家吃饭，到点就喊，绝对不会忘。这不比你自己把这些信息记在Excel里，天天翻着看香吗？你一个老板，天天要管业务管研发，哪能记得住十年后才到期的商标啊，交给知识产权档案管理软件不香吗？

第二，安全是底线，核心家产不能随便放

你的知识产权都是公司的核心家产，就像你藏的小金库，肯定不能随便放大街上对吧？靠谱的知识产权档案管理软件都会有多层加密，不管存云端还是本地，外人都拿不走，还能开不同的权限，老板看全部，法务看材料，新人只能看公开内容，不会出现误删泄密的情况。之前我们放共享文件夹，就碰到过新人误删整个文件夹，找了好久才恢复，差点没把发小气出高血压，现在有专业软件多重备份，就算误删了也能一秒找回来，稳得一批。

第三，适合自己的才最好，别打肿脸充胖子买贵的

我们现在用的就是适合中小企业的基础款，一年才几百块，所有核心功能都有，存储、分类、提醒、导出全够用，比之前那些大几万的高端版舒服一万倍。说白了，你就几十件知识产权，没必要买那种给集团做的大套餐，够用就行，等以后公司做大了，知识产权多了再升级配置也不迟，省下的钱拿去搞研发拉业务，它不香吗？

唠到我这个过来人再说一句，很多中小企业一开始都不把知识产权档案当回事，觉得不就是几张纸吗？放哪儿不是放，等真出了事才追悔莫及，这不就像平时不体检，生病了才去医院，花的钱更多遭的罪更大。早早安排上靠谱的知识产权档案管理软件，花不了几个钱，就能帮你避开不知道多少隐形大坑，平平安安把钱赚了，比什么都强，你说对吧？