汕头档案数字化实操培训全流程 从建档到归档零出错操作指南

一、前期准备（培训前需提前配置好的物料与工具）

所有工具和物料需提前1天准备完成，避免培训过程中卡壳：

• 1.规范文件：直接下载汕头市档案馆公开的本地档案规则包，地址：http://www.stda.gov.cn/xxgk/xxgkml/bzgf/，包含分类规则、保管期限表、模板文件3类必备资料，下载后可直接编辑使用
• 2.扫描设备：普通A4平板扫描仪即可，批量处理可选用馈纸式扫描仪，必须提前预设参数：分辨率300DPI、彩色模式、JPG格式输出，单张文件大小控制在500KB-1MB之间
• 3.系统工具：汕头统一使用广东省档案业务管理系统汕头适配版，下载地址：http://www.gdarchives.gov.cn/xxgk/tzgg/202206/t20220617_3952388.htm，安装时必须勾选“汕头区域规则包”，否则后续校验会报错
• 4.装订工具：不锈钢订书钉、棉线、打孔器，禁止使用回形针、燕尾夹等易生锈金属件，也可携带单位介绍信到汕头市长平路11号市档案馆1楼窗口免费领取

二、核心实操步骤（汕头档案培训要求的标准化流程）

步骤1：纸质档案分类排序（汕头本地强制规则）

首先按照《汕头市文书档案分类规则》将档案分为3大类：党群类（党委、工会、共青团相关文件）、行政类（人事、财务、后勤相关文件）、业务类（单位核心职能相关文件），每类下按照“年度-保管期限-机构（问题）”三级排序。保管期限标注必须使用汕头统一代码：永久标“Y”、30年标“C30”、10年标“C10”，禁止使用“永”“30年”等其他简写。排序完成后逐页手写页码，正面写在右上角，反面写在左上角，空白页无需编号，页码从“1”开始连续编制，不能出现跳号、重号。

步骤2：档案数字化扫描与命名

打开扫描仪驱动，先扫描3张试样张，确认无歪边、无黑边、文字清晰后再批量扫描，折页文件要完全展开后扫描，破损文件要先修复平整再扫描。扫描完成后按照以下规则命名：全宗号-年度-保管期限代码-件号，例如汕头某市直单位全宗号为123，2023年永久保管的第15份文件，命名为123-2023-Y-015.jpg。多页文件合并为PDF格式，命名规则同上，单PDF页数不能超过200页，超过的拆分后加后缀，例如123-2023-Y-015_1.pdf、123-2023-Y-015_2.pdf，文件名禁止出现中文、特殊符号，仅可使用数字、字母、横杠、下划线。

步骤3：元数据录入（适配汕头档案系统校验规则）

打开广东省档案业务管理系统，选择“汕头区域入口”登录，进入“文件录入”模块，按以下要求填写所有字段，填写完成后点击“校验”按钮，出现红色报错必须修改至校验通过：

• 全宗号：直接选择系统内置的本单位全宗号，禁止手动输入，避免匹配错误
• 文号：和纸质文件完全一致，例如汕府〔2023〕12号，括号必须使用中文全角括号
• 题名：必须包含发文单位+事由+文种，禁止只写“通知”“报告”等简化内容，正确示例：“汕头市人民政府关于2023年节假日安排的通知”
• 日期：统一填写8位数字，例如2023年10月12日填写为20231012，禁止使用其他格式
• 保管期限：直接下拉选择对应选项，系统会自动生成代码，无需手动输入

步骤4：归档与备份

校验通过的条目点击“批量归档”，系统会自动生成卷内目录和备考表，打印后和对应的纸质档案装订在一起，厚度小于2cm的档案用不锈钢订书钉装订，厚度超过2cm的使用三孔一线装订法。数字化成果必须做3份备份：1份存储在单位本地服务器，1份存储在移动硬盘离线保管，1份上传到汕头市档案馆云备份平台，上传地址：https://yun.stda.gov.cn，用单位统一社会信用代码登录即可上传，上传完成后要验证文件可正常打开。

三、常见卡壳问题排查（汕头档案培训重点强调的易错点）

• 1.系统提示“全宗号不匹配”：首先检查是否选择了汕头区域入口，若仍报错直接联系市档案馆技术科，电话0754-88275321，禁止私自修改系统配置
• 2.扫描件上传失败：检查文件大小，单张JPG不能超过2MB，单份PDF不能超过1GB，文件名不能包含中文、空格、特殊符号
• 3.保管期限划分存疑：直接查阅《汕头市文书档案保管期限表》，下载地址：http://www.stda.gov.cn/xxgk/xxgkml/bzgf/202112/t20211220_1963814.html，不确定的可在“汕头档案”公众号后台发送问题，24小时内会有工作人员回复
• 4.装订不符合要求：可到市档案馆1楼服务窗口免费领取装订工具，也可现场学习三孔一线装订方法，无需提前预约

四、验收标准（汕头档案培训考核及格线要求）

完成所有操作后，满足以下标准即可通过培训考核，同时符合汕头市档案馆档案移交要求：

• 1.纸质档案排序正确率100%，页码无跳号、重号，装订无易生锈金属件
• 2.数字化成果清晰可辨，无漏扫、多扫情况，命名正确率100%
• 3.元数据录入错误率低于1%，所有条目都通过系统校验
• 4.3份备份资料齐全，均可正常读取无损坏

如需完整的实操演示视频，可直接访问汕头市档案馆官网“培训专栏”免费观看，无需注册登录，所有配套资料均可免费下载。