从零搭建零编程轻量专利申请档案管理软件实操指南
一、准备工具
本次使用SeaTable 2.2 个人免费开源版，无需服务器，本地部署即可，无存储/用户数量（个人）限制：
- Windows/MacOS/Linux 安装包：官网下载地址 https://www.seatable.cn/download/personal-edition
- 电脑配置：2G以上空闲内存，5G以上硬盘空间（存放档案和软件数据）
二、本地部署软件
2.1 Windows 安装步骤
- 双击下载的SeaTable Personal.exe，点击下一步
- 选择安装路径（默认C盘建议改到非系统盘，如D:\SeaTable），点击下一步
- 设置管理员账号（如admin）、密码、邮箱，点击下一步
- 点击安装，等待进度条走完后勾选“启动SeaTable服务器”，点击完成
- 浏览器自动打开http://127.0.0.1:8000，输入刚才的账号密码登录即可
2.2 MacOS 安装步骤
- 双击下载的SeaTable Personal.dmg，拖拽SeaTable图标到Applications文件夹
- 打开Applications文件夹，右键点击SeaTable图标，选择打开（首次需允许未知开发者）
- 点击弹窗中的设置，填写管理员账号、密码、邮箱，点击保存并启动
- 浏览器自动打开http://127.0.0.1:8000，输入刚才的账号密码登录即可
三、搭建专利申请档案核心数据表
3.1 创建新团队库
- 登录后点击左侧栏新建 → 选择团队库
- 填写团队库名称：专利申请档案库，描述：管理所有专利申请全流程档案，点击创建
3.2 配置「专利基础信息表」
点击新建的团队库 → 点击新建表格 → 命名为专利基础信息表，删除默认列，按以下步骤添加列：
- 添加文本列，名称：专利名称，设置为必填、唯一（点击列名旁「…」→ 字段设置 → 勾选必填、唯一）
- 添加单选列，名称：专利类型，添加选项：发明专利、实用新型专利、外观设计专利，设置为必填
- 添加单选列，名称：当前状态，添加选项：构思阶段、交底书撰写、代理审核、提交申请、受理通知书、实审/初审阶段、授权/驳回、放弃，设置默认选项：构思阶段
- 添加文本列，名称：申请号
- 添加文本列，名称：公开号
- 添加文本列，名称：申请人（多个用逗号分隔）
- 添加文本列，名称：发明人（多个用逗号分隔），设置为必填
- 添加人员列，名称：负责人，选择团队内人员（个人版仅管理员一人），设置为必填
- 添加长文本列，名称：交底书摘要
- 添加文件列，名称：核心材料，上传交底书、权利要求书、代理委托书等核心文件
- 添加日期列，名称：申请提交日期
- 添加日期列，名称：下一个关键节点日期，设置为必填（避免逾期）
3.3 配置「专利流程追踪表」
- 点击团队库内新建表格 → 命名为专利流程追踪表，删除默认列
- 添加链接其他记录列，名称：关联专利，选择链接到「专利基础信息表」，设置为必填、单条记录
- 添加单选列，名称：流程节点，复用「专利基础信息表」的当前状态选项
- 添加长文本列，名称：节点说明
- 添加文件列，名称：节点凭证，上传受理通知书、审查意见通知书等
- 添加日期列，名称：节点发生日期，设置为必填
- 添加自动编号列，名称：追踪ID，编号规则：
PT-{YYYY}{MM}{DD}-{000}（点击列名旁「…」→ 字段设置 → 选择自动编号 → 自定义格式）
四、配置实用功能（解决核心需求）
4.1 关键节点逾期提醒
- 打开「专利基础信息表」，点击顶部栏提醒 → 选择新增提醒
- 提醒规则设置：
- 名称：专利关键节点逾期前3天提醒
- 触发条件：下一个关键节点日期 距离今天 ≤ 3天
- 提醒对象：负责人
- 提醒内容：
{专利名称} 的 {下一个关键节点日期} 即将到来，请及时处理！（点击提醒内容框，插入对应的字段变量）
- 点击保存，可重复此步骤添加“逾期当天提醒”“逾期后1天提醒”规则
4.2 节点自动同步
实现新增/修改「专利流程追踪表」最新节点时，自动更新「专利基础信息表」的当前状态：
- 打开「专利基础信息表」，点击顶部栏自动化 → 选择新建自动化规则
- 触发条件：选择当其他表格的记录更新时
- 选择表格：专利流程追踪表
- 触发字段：节点发生日期
- 触发条件补充：选择并且满足筛选条件，设置：关联专利 不为空
- 执行动作：选择更新链接记录
- 选择链接字段：关联专利
- 选择更新表格：专利基础信息表
- 设置更新字段：当前状态 → 插入「节点发生日期」的触发记录的「流程节点」字段
- 点击保存，再新建一条规则：当其他表格的记录新增时，其他配置同上
4.3 权限控制（多人协作版扩展）
个人免费版单管理员，升级到团队协作版（免费版最多5人）后可配置：
- 点击团队库内顶部栏设置 → 选择成员与权限
- 点击邀请成员，输入邮箱发送邀请
- 给不同成员设置权限：
- 管理员：所有操作权限
- 编辑者：查看、新增、修改所有表格记录
- 评论者：只能查看记录、添加评论
- 只读者：只能查看记录
五、数据备份与导出
5.1 定期手动备份
- 点击左上角头像 → 选择系统设置 → 左侧栏数据管理 → 点击导出所有数据
- 选择导出格式（推荐CSV+ZIP，ZIP包含所有上传的文件），设置保存路径，点击导出即可
5.2 自动定时备份（Windows扩展）
创建Windows任务计划实现每周日凌晨2点自动备份：
- 打开SeaTable安装目录下的seatable-personal\seatable\scripts文件夹，新建backup.bat文件，内容如下：
@echo off set DATE=%date:~0,4%%date:~5,2%%date:~8,2% set BACKUP_PATH=D:\SeaTable_Backup if not exist %BACKUP_PATH% mkdir %BACKUP_PATH% "D:\SeaTable\seatable-personal\seatable\python-3.8.10\python.exe" "D:\SeaTable\seatable-personal\seatable\scripts\export_all_tables.py" %BACKUP_PATH%\seatable_backup_%DATE%.zip（注意：把D:\SeaTable替换成你的实际安装路径，D:\SeaTable_Backup替换成实际备份路径） - 打开Windows「任务计划程序」→ 右侧栏创建基本任务
- 填写任务名称：SeaTable每周自动备份 → 下一步
- 选择每周 → 下一步，设置每周日凌晨2点 → 下一步
- 选择启动程序 → 下一步，选择刚才创建的backup.bat文件 → 下一步 → 完成
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