有限责任公司轻量档案管理系统零代码搭建详细操作全流程

一、前期准备工作

1. 明确3个核心档案类型（非必填但必梳理）

先梳理你公司当前最需要管理的档案，建议从以下3类入手：

• 文书类：公司章程、股东会决议、营业执照副本扫描件
• 合同类：采购/销售/劳动合同、保密协议
• 资质类：ISO认证、行业许可证、专利软著

2. 注册飞书多维表格/腾讯文档多维表格（二选一，本文用飞书多维表格）

直接访问飞书多维表格免费版官网：https://www.feishu.cn/product/bitable，用公司邮箱注册/登录个人免费版后，点击“创建新团队”→输入团队名称→添加最少1名成员（管理员+1个测试/使用人）。

二、搭建「档案总库」核心表格

点击飞书多维表格首页「新建多维表格」→命名为「XX有限责任公司档案总库」，开始搭建字段：

1. 基础信息字段（10个必填）

• 档案编号：自动生成→设置规则为“字母前缀+4位年份+3位流水号”，文书类前缀WS、合同类HT、资质类ZZ，操作：点击字段名称→类型选「自动编号」→自定义格式选「自定义」→输入「{prefix}{YYYY}{000}」→下方添加「分类字段-触发自动前缀」，勾选文书、合同、资质3个分类的对应前缀。
• 档案分类：单选→操作：点击字段名称→类型选「单选」→输入选项：WS-文书档案、HT-合同档案、ZZ-资质档案，设置默认颜色区分。
• 档案名称：单行文本→必填。
• 版本号：单行文本→默认V1.0。
• 责任人：人员→必填，默认当前创建者。
• 归档日期：日期→必填，默认当天。
• 保存期限：单选→输入选项：永久、30年、10年、5年、2年。
• 到期提醒：日期计算→触发字段选「保存期限」「归档日期」，永久设置为空，其他对应日期+年数，操作：点击字段名称→类型选「日期计算」→公式框输入：IF(保存期限="永久","",IF(保存期限="30年",DATEADD(归档日期,30,"Y"),IF(保存期限="10年",DATEADD(归档日期,10,"Y"),IF(保存期限="5年",DATEADD(归档日期,5,"Y"),DATEADD(归档日期,2,"Y")))))。
• 密级：单选→输入选项：公开、内部、机密、绝密，设置默认内部。
• 档案附件：附件→必填，支持上传PDF/JPG/Word/Excel，单个文件≤100MB，单个表格≤50GB。

2. 可选信息字段（按需添加）

• 归档部门：多选/单选部门
• 关键词：多行文本
• 借阅状态：单选→选项：未借阅、已借阅
• 借阅人：人员（设置隐藏字段，借阅状态=已借阅时显示）

三、配置档案管理自动化流程

点击表格顶部「自动化」→「新建流程」→从模板库选或自定义，本文配置3个核心流程：

1. 到期提醒流程（提前30天发消息给责任人）

• 触发条件：定时触发→每天9:00→触发子条件：到期提醒≠空→DATE(到期提醒)-TODAY()=30。
• 执行动作：发送飞书消息→接收人选「当前记录的责任人」→消息内容选「模板」→输入：【档案到期提醒】您负责的{档案编号}{档案名称}将于{到期提醒}到期，请及时处理！。

2. 借阅审批流程（绝密/机密档案需审批）

先新建「XX有限责任公司档案借阅单」多维表格（复用总库的部分字段，新增申请借阅人、申请借阅日期、申请归还日期、审批人、审批状态字段），然后配置2个联动流程：

• 流程1（借阅单状态变更同步总库）：触发条件为「XX有限责任公司档案借阅单」的「审批状态」变更为「已通过」→执行动作1：查找「XX有限责任公司档案总库」中「档案编号」=「借阅单关联档案编号」的记录→执行动作2：更新找到的记录，「借阅状态」=「已借阅」、「借阅人」=「申请借阅人」。
• 流程2（自动审批+消息提醒）：触发条件为「XX有限责任公司档案借阅单」的「关联档案密级」变更→子条件1：关联档案密级=公开/内部→执行动作：自动通过+发消息给申请人/关联档案责任人；子条件2：关联档案密级=机密→执行动作：发起审批→审批人选「行政主管+档案关联部门负责人」；子条件3：关联档案密级=绝密→执行动作：发起审批→审批人选「总经理+行政主管+档案关联部门负责人」。

四、设置权限体系（保障有限责任公司档案安全）

点击表格顶部「分享」→「表格权限」，关闭「全员可编辑」，只保留「全员可查看」（可按需关闭绝密/机密档案的全员查看），然后配置「高级权限」→「角色权限」：

• 超级管理员：创建者/老板→权限：所有操作（增删改查表格字段、配置自动化、管理所有记录、查看所有密级档案）。
• 档案管理员：行政人员→权限：除「修改表格字段/配置自动化」外的所有操作，可查看所有密级档案，可设置其他普通用户的单条/部门权限。
• 部门负责人：各部门主管→权限：查看/编辑本部门归档的公开/内部档案，查看本部门归档的机密档案，需审批才能查看/借阅本部门归档的绝密档案。
• 普通员工：除上述角色外的成员→权限：查看/编辑自己负责的公开/内部档案，需审批才能查看/借阅其他档案。

单条记录权限设置：点击任意一条记录→右上角「…」→「记录权限」，可单独设置某条记录的查看/编辑/删除权限。

五、导入历史档案+设置备份

1. 导入历史档案

• 先整理历史档案的Excel文件（列名要和总库的基础必填字段名完全一致），文件名统一命名为「分类-档案名称-V版本号.pdf」。
• 点击总库顶部「…」→「导入」→「从Excel导入」→上传整理好的Excel文件→匹配列名（如果一致会自动匹配）→选择「新增记录」→导入后，点击「批量编辑」→「批量上传附件」，按照文件名的「档案编号」关联附件。

2. 设置自动备份

点击表格顶部「…」→「更多」→「自动备份」→开启「每日自动备份」→备份时间选「每天23:00」→备份对象选「整个多维表格」→备份位置选「飞书云文档-我的空间-XX公司档案备份文件夹」。

六、日常操作演示

1. 新增档案

点击总库底部「+」→填写基础必填字段→上传附件→点击「保存」，系统会自动生成档案编号。

2. 借阅档案

点击「XX有限责任公司档案借阅单」底部「+」→填写申请信息→关联档案编号→点击「保存」，系统会自动发起审批或自动通过。

3. 归还档案

档案管理员点击总库中已借阅的记录→右上角「…」→「编辑」→把「借阅状态」改为「未借阅」→清空「借阅人」→点击「保存」。