红河哈尼族彝族自治州基层档案员全流程档案数字化扫描与云上传

前置准备：确定适配的软硬件与云平台入口

红河州档案局指定适配设备与平台为固定配置，基层单位无需自行采购额外资源或注册账号，先完成以下两项准备：

• 硬件确认：检查单位是否配备红河州统一配发的「紫光M920+平板扫描仪」或「虹光AW2000+馈纸扫描仪」，确认电源、USB3.0接口、扫描平台清洁、进纸器搓纸轮正常
• 云平台登录准备：联系本乡镇/街道/主管局档案管理员获取「云南省红河州数字档案云平台（基层版）」的专属分配账号、密码、验证码接收器绑定手机号，云平台入口为：http://116.52.249.87:8089/hhda

第一步：档案前期整理（避免扫描返工的核心）

基层档案员必须严格按红河州档案局《202X-202X年文书档案数字化整理规范》操作，卡壳点提前规避：

1.1 文书档案拆分

• 将纸质文件按年度、保管期限（永久/30年/10年）、件号排序
• 去掉文件上的订书钉、回形针、大头针、双面胶残留，双面胶残留用无水乙醇浸湿的脱脂棉轻擦晾干
• 拆分成“单页单面、单页双面、多页连续件”三类：单页单/双面放平板区准备单扫，多页连续件（≥3页）用馈纸器批量扫

1.2 填写批次登记单

批次登记单纸质版后续存档，电子版同步录入云平台，格式（可复制编辑Excel单元格）如下：

``` 批次号（格式：单位代码_年度_保管期限_流水号，如HHXZ001_2023_YJ_001） 扫描员姓名 扫描日期 保管期限（下拉选择：永久/30/10） 年度（4位数字） 总件数 总页数 备注（如是否有破损补扫） ```

第二步：扫描仪驱动安装与基础设置

统一配发的扫描仪无需自行下载驱动，配套驱动U盘已粘贴在扫描仪背面左侧，按以下步骤操作：

2.1 驱动安装

• Windows10/11系统：插入驱动U盘，打开「HHDA_ScanDriver」文件夹，右键点击「Setup.exe」，选择「以管理员身份运行」
• 按提示点击「下一步」→「接受协议」→「安装路径默认C:\Program Files\HHDA_ScanTool」→「下一步」→「安装」→「完成」
• 重启电脑后，连接扫描仪USB3.0线（必须插蓝色接口），打开电源等待1分钟，系统自动识别设备

2.2 基础扫描参数统一设置（红河州硬性要求）

• 双击桌面「红河州数字档案扫描工具」图标，登录界面与云平台账号密码一致
• 登录后点击顶部「参数设置」→「红河州通用参数」，直接点击「一键加载预设」，系统自动匹配参数（不可手动修改），预设参数如下（供核对）：
  • 分辨率：300dpi（黑白、灰度、彩色一致）
  • 文件格式：PDF/A-1b（不可加密）
  • 色彩模式：黑白文字选「黑白二值」，带印章/照片选「24位彩色」，褪色文件选「8位灰度」
  • 页面大小：A4（默认自动识别A4/A3，但优先选固定A4）
  • 压缩率：黑白二值80%，彩色/灰度60%

第三步：扫描与初检（本地操作全流程）

3.1 平板单扫操作

• 将文件文字/图案朝下，对齐扫描平台左上角黑色直角基准线
• 点击工具左侧「平板扫描」→选择当前扫描文件的「色彩模式」→点击「预览」调整框选范围（确保覆盖完整文件、不留白过多）
• 点击「扫描」→自动跳转初检界面，逐页检查：
  • 是否有歪页：点击「旋转」→「自动旋转」或手动调整0°/90°/180°/270°
  • 是否有缺页/漏扫：核对纸质文件页数与初检界面文件数
  • 是否有模糊/曝光不足：勾选模糊页→点击「重扫选中页」（重新对齐基准线后重扫）
• 点击「保存到本地批次」，选择本地新建的「单位代码_年度_保管期限_流水号」文件夹

3.2 馈纸器批量扫操作

• 将连续件文字/图案朝上，对齐馈纸器右侧绿色挡板（挡板紧贴文件边缘）
• 点击工具左侧「馈纸扫描」→选择「色彩模式」→勾选「自动检测双页」「自动切边」「自动旋转」→点击「开始批量扫描」
• 批量扫描结束后，逐页初检（同平板单扫初检步骤），如有卡纸，打开馈纸器上盖，缓慢垂直拉出文件，清理残留碎纸后重新对齐挡板
• 点击「追加到同一本地批次」（平板扫和馈纸扫的同批次文件放在一起）

第四步：云平台上传与终审提交

4.1 批次信息录入

• 打开云平台入口，登录后点击左侧「基层档案管理」→「数字化批次管理」→「新建批次」
• 填写与本地Excel一致的「批次号、扫描员、扫描日期、保管期限、年度、总件数、总页数」，点击「保存批次」

4.2 PDF文件批量上传

• 点击新建批次右侧「上传文件」→选择「批量上传文件夹」→选中本地新建的对应批次文件夹
• 等待上传进度条100%，系统自动校验PDF格式是否为PDF/A-1b，如有校验失败文件，点击「下载失败列表」，返回扫描工具重新生成符合要求的PDF
• 校验通过后，点击「生成件号关联」→自动匹配每一页PDF对应的纸质件号，如件号关联错误，点击「调整件号」手动拖拽修改

4.3 填写元数据并提交终审

• 点击批次右侧「元数据录入」→逐件填写必填项：
  • 文号（红头文件必填，无文号填「无」）
  • 责任者（发文单位全称，如「红河哈尼族彝族自治州XX镇人民政府」）
  • 题名（文件标题全称，不可简化）
  • 成文日期（红头文件填发文日期，落款填落款日期，格式YYYY-MM-DD）
  • 页数（自动关联PDF页数，核对后确认）
• 必填项填写完成后，点击「保存元数据」→点击「提交乡镇/主管局档案员初审」→等待初审通过（初审通过后系统自动发短信）→点击「提交州档案局数字化终审」

常见卡壳点快速解决

• 扫描仪无法识别：检查USB线是否插蓝色接口，驱动是否以管理员身份安装，重启扫描仪和电脑
• 云平台登录失败：确认验证码接收器手机号正确，是否有欠费，连续输错5次密码需联系主管局重置
• PDF校验失败：检查扫描工具是否选择了「PDF/A-1b」格式，是否加密，加密需在扫描工具「参数设置」→「安全设置」中取消「打开密码」「权限密码」