做好印刷企业档案制度建设，筑牢企业发展根基

为啥说印刷企业档案制度建设是厂子的“隐形挡规”？

前两年我帮东莞开印刷厂的老陈梳理管理，他开厂快十年，单子不少，可就是赚的钱稀里糊涂没了，动不动补版补纸花冤枉钱，客户要三年前的旧版，全厂翻三天翻不出来，前前后后走了三个大客户，愁得他头发都掉了一半。我去库房转了一圈就明白问题在哪了——那档案乱得跟垃圾堆似的，合同、版辊记录、设计源文件全混在纸箱里，就像你开四开机的时候，输纸台没调好挡规，纸进去歪七八扭，不是卡纸就是重影，出的全是废张，赚的钱全买废纸了。说白了，就是没把印刷企业档案制度建设当回事儿！

很多印刷老板都有这个误区：我开厂是来印活赚钱的，搞什么档案制度，纯纯闲的？这你可就错大了，印刷这行，做的就是回头客的生意，好多老客户隔三五年就要加印同款，你找不着原来的版、参数，重新做不仅费钱，还耽误工期，客户不跑才怪。

印刷厂的档案，可不是随便堆的废纸堆

我跟你掰掰手指头，印刷厂需要归档的东西，可比你想的多，哪一样漏了都要出问题：

• 客户档案要定人定期更：合作过的客户信息、对接人、特殊要求，全得理清楚，好多厂子客户换了对接人，档案还是旧联系方式，改个版找不对人，耽误几天工期，客户能给你好脸色？印刷企业档案制度建设第一步，就得把谁管、怎么更新、存在哪说的明明白白，不能含糊。
• 生产技术档案要按类存好锁好：版辊参数、特殊油墨配方、客户定制的纸张克重、设计源文件，这都是你吃饭的家伙啊！随便丢放，要么下次印同款找不着，重新打版调墨小一千块没了，要么被竞品顺手牵羊拿走了核心配方，你哭都没地方哭去。
• 合规档案要按年限留底：现在环保查得有多严不用我多说吧？危废处理记录、环评报告、印刷经营许可证、用工合同，哪一样缺了，查出来就是好几万的罚款，我去年见过一个厂子就是因为找不到三年前的危废记录，硬生生罚了五万，这不得印多少活才能赚回来啊？

我踩过的坑，给你列得明明白白

最早帮老陈搞的时候，我也走歪过，一开始上来就写了几十页的制度，往墙上一贴就觉得完事了，结果呢？仓管大哥说这玩意儿写的太复杂，看不懂，该怎么乱还是怎么乱，这不就是纯纯的面子工程吗？给你说说我踩过的坑，你别再掉进去：

第一个坑：把印刷企业档案制度建设做成了面子工程，制度写的天花乱坠，全是官话套话，一线执行的人看不懂也不愿意执行，最后全锁抽屉吃灰，啥用没有。

第二个坑：只存纸质不做电子备份，去年中山一个印刷厂仓库发水，所有纸质档案全泡烂了，十几个老客户的旧版全找不着，直接走了一半，损失几十万，老板蹲在仓库门口哭的样子我现在都记得。

第三个坑：谁都能拿，拿了不登记不归还，要找的时候全厂翻遍找不到，就像你印急活的时候找不着靠版墨辊，急死个人，最后还是耽误活儿得罪人。

过来人掏干货：这么做印刷企业档案制度建设就对了

第一步：先理清楚你有多少“货”要放

别上来就吭哧吭哧写制度，先把你库里、办公室里所有零散的档案全翻出来，分分类：客户类、技术类、合规类、行政类，就像你印刷之前先理纸，不同克重不同开数的纸分开，别混放，混放肯定出问题。这里一定要记住：所有核心技术档案一定要纸质电子双备份，电子档存加密云盘，纸质存专门的带锁档案柜，一个丢了还有另一个，稳得很。

第二步：定简单好执行的规矩，别搞复杂

印刷企业档案制度建设核心就是责任到人，别搞“大家都管”，大家都管就是谁都不管，就像印刷开机，机长副手职责分清楚，出了错才知道在哪改。规矩不用多，就几条就够：固定一个人管档案，每个月盘点一次，借阅必须登记，到期必须归还，新增档案三天内必须归档，客户信息变动一周内必须更新完。就这几句话，比你写几十页的官话有用一百倍。

第三步：给点小甜头，大家才愿意干

很多老板搞制度，就是光给大家加活儿，啥好处没有，谁愿意给你上心啊？你说你一个月给人开几千块工资，多了个管档案的活儿，啥表示没有，人家能给你好好干才怪。其实也不用多，每个月盘点没出错，给管档案的小伙加个两百块奶茶钱，不叫啥事儿，但是人家干着就有心劲儿啊，说穿了就是：你对人家用心，人家就对你的档案用心，就这么简单的道理。土味话说的好：舍得小投入，才有大回报，这句话放在印刷企业档案制度建设上，太对了。

说句掏心窝子的，我见过太多印刷老板，动辄几百万上千万上新设备、抢订单，却舍不得花三五天时间，把印刷企业档案制度建设做好，这不就是买了几百万的进口印刷机，却不舍得花几百块调挡规吗？输纸歪一张废一张，再好的机器也赚不到钱。其实印刷企业档案制度建设，就是厂子的隐形挡规，挡规调对了，纸走得顺，印出来的活不偏不卡纸，省下来的废纸钱、补版钱，多接好几个订单，赚的钱比你瞎忙活多了。我这都是踩过坑、见过惨才跟你说这些，别等找不着版得罪了大客户、挨了罚款才想起这事儿，那时候可就晚喽。