茂名本地单位档案数字化规范加工全流程实操落地指南
一、前期准备工作
1.1 工具与软件准备
提前准备好以下工具软件，所有链接均为官方正规地址，可直接访问下载：
- 物理工具：纯棉手套（防止手上汗液污染档案纸张）、铅笔、橡皮、档案修补胶带、低功率熨斗（熨平褶皱纸张）
- 扫描驱动：中晶/富士通扫描器驱动可直接从官网下载：中晶https://www.microtek.com.cn/service/download/，富士通https://www.fujitsu.com/cn/products/computing/peripheral/scanners/download/
- OCR识别软件：免费可批量操作的天若OCR，下载地址：https://tianruocr.github.io/
- 批量图像处理工具：免费绿色版IrfanView，下载地址：https://www.irfanview.com/
1.2 档案预整理
按照《茂名市档案馆档案接收规范》，先对纸质档案做预分类：分为文书档案、业务档案、人事档案、科技档案四大类，每大类按照保管期限（永久、30年、10年）分开摆放，逐卷核对目录与实际页数，缺页、漏页、破损页登记在《档案前处理登记表》，提前修补破损页再进入下一环。
二、核心操作全流程
2.1 档案前处理
- 拆除所有金属装订物：包括订书钉、装订针、回形针、夹钳，全部清理干净，防止刮花扫描镜头、损坏纸张
- 处理不平整纸张：褶皱纸张用低温熨斗（温度调至100℃以下，垫一层白纸防止烫坏）熨平，破损页用修补胶带粘贴补全，超出台纸的纸张折叠后扫描，扫描后再展开处理图像
- 编制件号：用2B铅笔在每一份文件的右下角空白处编写件号，不能遮挡正文内容，顺序与目录保持一致
2.2 扫描操作
严格按照茂名档案归档要求设置扫描参数，直接套用以下配置即可：
- 分辨率：统一设置为300DPI，字迹模糊的档案可调整为400DPI
- 色彩模式：有红色印章、彩色图表的档案用24位真彩色扫描，纯黑白文字档案用1位黑白扫描，老旧褪色档案用灰度扫描
- 输出格式：初始扫描文件保存为无压缩TIFF格式，方便后续处理
- 命名规则：统一按照
全宗号-目录号-年度-件号命名，例如：015-007-2022-024.tif，禁止使用中文、特殊字符（空格、、&）作为文件名，避免系统导入乱码
2.3 图像处理与OCR识别
- 批量裁剪黑边：打开IrfanView，点击「文件」→「批量转换/重命名」，添加所有TIFF文件，点击「高级」勾选「自动裁剪黑边」，设置输出文件夹后点击开始，1分钟即可完成百份文件处理
- OCR批量识别：打开天若OCR，点击「批量识别」→「添加图片文件夹」，输出格式选择「可检索PDF/A」，识别语言选择简体中文，点击开始识别。识别完成后，人工核对所有页码、人名、地名、数字，修正OCR识别错误，茂名档案馆要求OCR识别准确率不低于95%，核对环节不能省略
2.4 数据挂接与备份
如果是本单位留存，直接挂接本单位数字档案系统：
- 登录单位数字档案管理系统，进入「数据批量导入」模块
- 按照系统提示，对应填写元数据字段：全宗号、目录号、年度、件号、题名、责任者、保管期限，元数据保存为XML格式
- 批量上传处理好的PDF/A文件，导入完成后抽查10%的档案，确认挂接正确、文件可以正常打开
- 完成双备份：一份存储在单位本地服务器，一份存储在离线移动硬盘，存放于符合防火防潮要求的档案库房，如果需要移交茂名市档案馆，需要额外刻录成不可改写的蓝光光盘，光盘表面标注单位名称、全宗号、年度、档案总份数。
三、茂名本地验收标准核对
移交或入库前按照以下标准逐一核对，避免返工：
- 图像清晰无偏斜，偏斜角度不超过3度，无黑边、漏扫、重扫，分辨率不低于300DPI
- 所有全文档案为可检索PDF/A格式，适合长期存储，OCR识别准确率不低于95%
- 元数据完整，所有必填字段无空缺，文件命名符合规范，无乱码
- 数据无病毒，所有文件可以正常打开读取，备份介质无损坏
四、常见卡壳问题解决
扫描进纸卡纸：先关闭扫描器电源，缓慢顺着进纸方向抽出卡纸，不要硬扯，抽出后检查进纸轮是否有纸屑残留，清理后再重启使用。
OCR识别乱码：检查扫描分辨率是否低于300DPI，纸张是否过于模糊，重新调高分辨率扫描后再识别即可解决。
系统导入失败：检查文件名是否包含特殊字符，删除特殊字符后重新导入，如仍失败检查文件大小，单份文件超过100M拆分后再导入。
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