图木舒克党政机关企事业单位档案整理标准化实操指南
一、整理前的准备工作
1. 工具材料准备
提前准备好以下物料，所有物料符合国家档案用品标准即可：
- 对应背宽的A4标准硬纸板档案盒（背宽根据档案厚度选1/2/3/4/5/6cm，优先选无酸纸材质）
- 三孔打孔机、棉装订绳、浆糊、A4衬纸、档号章、自动打码机、HB铅笔
- 电子目录填写用电脑，可联网下载官方模版
2. 合规依据确认
图木舒克本地档案整理需同时符合两个规范：《机关档案管理规定》、《新疆生产建设兵团第三师档案整理实施细则》，涉及屯垦史料、机构沿革的材料有特殊留存要求，下文会单独标注。
二、第一步：档案收集与价值鉴定
先收拢所有待整理的已办结文件，按以下步骤做筛选整理，剔除无用材料：
- 剔除重复文件、空白页、个人私人笔记、未生效的草稿（定稿必须留存）、超过保存期限的一般性通知
- 拆除所有文件上的金属物：订书钉、回形针、大头针，防止生锈腐蚀纸张
- 破损文件用浆糊粘补在A4衬纸上，小于A4的文件直接粘贴在衬纸中央，大于A4的文件按A4大小折叠，保证文件标题完整露出在外侧
- 涉密文件单独堆放，后续按涉密档案要求单独整理
图木舒克本地特殊要求：涉及第三师屯垦历史、地名变更、机构改革、重大项目的材料，哪怕是非正式草稿也必须留存，不得剔除。
三、第二步：规范分类操作
图木舒克机关企事业单位通用分类逻辑为：年度-机构-保管期限分类法，按顺序操作：
- 分年度：将文件按形成年度分开，跨年度办结的案件放在结案年度，年度计划放在开始年度，工作总结放在结束年度，公文放在成文年度
- 分机构/模块：机关单位按内设部门分开，比如办公室、财务科、业务科，企业按业务模块分开，比如行政类、财务类、项目类
- 分保管期限：分为三个等级：永久、30年（定期）、10年（定期），涉及师市重大活动、屯垦史料、土地确权的材料一律划为永久保管
四、第三步：装订与档号编制
1. 装订操作要求
同一分类同一保管期限下的文件按逻辑排序：正文在前、附件在后；批复在前、请示在后；原件在前、复印件在后；定稿在前、草稿在后。排序完成后对齐左下侧，左侧装订，孔位要求：距离左边沿1.5cm，上下孔距离上下边缘各5cm，中间孔在上下孔正中间，三孔装订后绑紧，保证不松动、不遮挡正文内容。永久保管档案禁止用热熔胶装订，防止老化脱胶。
2. 档号编制规则
图木舒克统一档号格式为：全宗号-年度-机构代码-保管期限代码-件号，具体规则：
- 全宗号：图木舒克市档案馆给各单位分配的固定编号，不知道的直接联系市档案馆业务指导科查询，禁止自行编号
- 保管期限代码：永久用Y，30年用3，10年用1
- 件号从1开始按顺序编排，用三位阿拉伯数字标注，比如001、002
编制完成后，将档号加盖在文件首页右上角空白处，不能遮挡正文内容；永久和30年保管的档案需要在每页文件右下角打页号，空白页不打页号。
五、第四步：目录著录
1. 纸质目录
每盒档案最前面放置一张卷内文件目录，必须完整填写8个项目：档号、文号、责任者、文件标题、形成日期、页数、保管期限、备注，所有项目不得空项，没有文号的文件在备注栏标注原因。
2. 电子目录
图木舒克要求所有整理完成的档案必须提交符合格式的电子目录，官方模版可直接从以下地址下载：
http://www.xjtsmk.gov.cn/col/col1911/index.html
填写要求：
- 文件标题必须和原文标题完全一致，不得随意简化
- 形成日期统一用yyyyMMdd格式填写，比如2024年5月20日填写为20240520
- 涉密档案在备注栏标注清楚密级和解密日期
填写完成后，电子目录需要同时备份单位本地硬盘和只读光盘各一份，防止数据丢失。
六、第五步：装盒入库
同一个年度、同一个机构、同一个保管期限的档案装入同一档案盒，不同分类的档案不得混装。档案盒脊背必须清晰填写：全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号，方便检索调取。
上架要求：档案按照全宗号-年度-保管期限的顺序排列上架，档案架距离墙面、地面各留10cm空隙，图木舒克气候干燥，库房必须配备干粉灭火器，禁止存放易燃易爆物品，做好防火防尘措施。
七、常见问题解决
- 查不到全宗号：直接在工作日前往图木舒克市刀郎西街政务综合楼档案馆业务指导窗口查询，也可电话对接工作人员。
- 零散历史档案整理：建国后屯垦时期的零散档案，先按时间排序区分问题，单独建立子全宗，报市档案馆备案后再整理入库。
- 电子档案整理：以件为单位存储，命名规则为「档号+文件标题」，存储为不可修改的PDF格式，永久保管的电子档案需要做异地备份。
相关文章
