文山壮族苗族自治州纸质与数字化混合档案标准整理全流程实操

一、前期准备：文山州专属规范确认与工具清单

文山州档案整理严格遵循《云南省档案整理规范》（DB53/T 208.1-2019 文书部分、DB53/T 208.3-2019 声像部分等），少数民族文书档案需额外参考《文山壮族苗族自治州少数民族文书档案管理办法》。

1.1 核心规范下载

直接登录「文山州档案馆官网-公共服务-业务指导」栏目（http://www.wsdaj.gov.cn/gzfw/yzd/）下载PDF版规范文件。

1.2 零成本基础工具

• 纸质工具：A4纸、3cm/5cm纯牛皮纸档案盒（需印有「文山壮族苗族自治州档案局监制」字样，线上线下均可采购文山州档案局指定合作商家产品）、红色印泥（不能用蓝色或印台油）、卷内备考表、卷内文件目录纸、铅笔、橡皮、回形针（大号中号分类用）、拆钉器、剪刀、固体胶
• 数字化工具：普通A4扫描仪（或手机安装「扫描全能王」免费版，分辨率调至300dpi灰度）、电脑（Windows7及以上即可）、「WPS Office 2019及以上」（免费版可做基础目录生成）

二、纸质档案核心整理步骤

2.1 分类（最易卡壳环节，文山州通用「年度-机构-问题-保管期限」四步分类法）

以文山州某乡镇党政办2023年文书档案为例：

• 第一步：分年度：把文件按落款或签发日期归到2023年堆，跨年的请示归批复年、通知归发文年、总结计划归内容所属年
• 第二步：分机构：分为「党委、政府、人大、纪委、党政办综合、组织人事、宣传文化、乡村振兴、综治维稳、其他」10类常用子堆
• 第三步：分问题：以「乡村振兴」为例，再细分为「上级政策、本级方案、项目申请、验收材料、工作总结」
• 第四步：分保管期限：对照《云南省文书档案保管期限表》（DB53/T 208.1-2019附录A），标注「永久、30年、10年」，少数民族文书优先标注永久或30年

2.2 排序与编号

• 排序：每类保管期限内文件按「时间倒序（最新文件放最前）+ 重要性优先（重要会议纪要、红头文件放在同时间普通文件前）」排列
• 拆钉：用拆钉器把所有金属订书钉、回形针拆除，不能撕坏文件边缘，撕坏的用同色A4纸剪成不大于文件的小条固体胶修补在背面
• 编页码：用铅笔在文件正面右上角、背面左上角连续编阿拉伯数字页码，空页不编、封面封底备考表不编，少数民族文书有汉字对照的优先编汉字对照页的连续码

2.3 装盒

• 装盒要求：同一保管期限、同一机构问题的文件装一盒，厚度不超过5cm（盒脊标注更清晰）
• 卷内备考表填写：用黑色签字笔或钢笔填写，「立卷人」填整理人姓名、「检查人」填单位档案负责人姓名、「立卷时间」填当天日期，少数民族文书备注里注明「含XX文种对照」
• 盒脊填写：用黑色签字笔按「全宗号（可先空，交档案馆前补单位提供的）、年度、机构问题（简化为3-5字，如「2023乡振永久」）、保管期限、件号（盒内第一件起止，如「1-15」）」顺序写，字体端正居中

三、数字化档案核心整理步骤

3.1 扫描规范（文山州档案馆接收标准）

• 黑白/灰度：纯文字用300dpi灰度，带印章的用300dpi彩色，少数民族手写文书用300dpi彩色
• 文件格式：扫描件保存为PDF格式单页文件，不要合并成多页（方便后续归档系统识别）
• 文件命名：严格遵循「全宗号-年度-保管期限代码-机构问题代码-件号-页号.pdf」格式，保管期限代码：永久=1、30年=2、10年=3，机构问题代码可暂时用拼音首字母缩写（如「乡振永久」=XZ1），交档案馆前按单位给的代码修改，比如扫描的「2023乡振永久第1件第3页」暂时命名为「-2023-1-XZ1-1-3.pdf」

3.2 基础目录生成（WPS免费版操作）

直接打开下载的《云南省文书档案卷内文件目录》Excel模板（可从州档案馆官网业务指导栏下载，无需自己做）：

1. 第一行表头不要修改，直接从第二行开始填
2. 必填项：件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数、保管期限、备注
3. 少数民族文书必填备注：「含壮文/苗文/瑶文等对照」
4. 保存为Excel 2003格式（.xls），方便后续兼容通用归档系统

四、混合档案核对与移交

4.1 自我核对

• 纸质核对：逐盒检查分类、排序、页码、备考表、盒脊是否正确，少数民族对照页是否齐全
• 数字化核对：逐件检查扫描件清晰度、格式、命名规则，Excel目录与纸质文件是否一一对应

4.2 移交前准备（交乡镇或文山州档案馆）

如果是交州档案馆，需提前1周打电话预约（预约电话：0876-2122567），携带纸质档案、U盘（拷贝Excel目录和PDF扫描件，U盘需格式化后单独存，不要放其他文件）、单位介绍信（介绍信上注明全宗号、移交年度、移交件数、保管期限分布）。