数字档案馆系统档案数字化标准，普通人不用怕
你是不是刚接了单位档案数字化的活？愁得头大？怕做出来的东西不合数字档案馆标准，最后打回重做？上个月我朋友的公司，花了5万做档案数字化，就因为命名不规范，被要求全改，又多花了2万。这篇文章就给你讲透，不用查一堆看不懂的文件，看完直接照着做。
一、搞懂标准到底是啥
说白了，这个标准就是一套统一的“规矩”。
举个例子：你把纸质档案变电子档，不能随便来。
1. 格式要统一，不能乱
扫出来的电子档，分辨率得固定。比如要求300DPI，你不能有的150，有的600。不然系统读起来乱，还占内存。
还有，格式得是PDF/A。这是专门给档案用的格式，不会变字、不会坏，不会像普通PDF那样，换个软件就乱码。
2. 命名要像身份证，独一无二
不能把报销单全命名成“报销单01”。
要按“时间-类别-人名”来，比如：20230510-行政-张三报销单。
这样搜的时候，一点就到，不会混。要是全叫报销单，搜出来几百条，等于没搜。
二、照着做的具体步骤
1. 先找对标准，别瞎忙
不同地方的数字档案馆，标准可能不一样。
别上来就干活，先搜“XX市数字档案馆档案数字化标准”。
比如你在广州，就搜广州市的文件，别拿全国的凑数。有的地方要求分辨率是400DPI，全国的要求是300，搞错就踩坑。
2. 工具要合规，别省小钱
扫描仪别用那种几百块的打印机扫描功能。那种扫出来的文件，边缘模糊，分辨率不够，不符合标准。
要选能扫PDF/A的专业扫描仪。如果暂时没，就用电脑改格式：把普通PDF转成PDF/A，很多免费网站就能弄，5秒搞定。
三、这些坑千万别踩
1. 别漏扫，别乱扫
比如发票，只扫正面，不扫备注栏，这不符合标准。还有公章，要完整扫进去，不能截一半。
避坑提醒：扫完一张，马上核对原文件，别攒到最后。我朋友就是攒到发现漏了10张发票，又返工了3天。
2. 别改内容，别瞎加密
电子档不能改原文，哪怕有错字，也得原样保留，加个批注就行。比如旧合同里日期写错了，不能改，要在旁边加个小批注：“2022年写成2023年，实际以原件为准”。
也别随便加密，要是数字档案馆要求公开，加密了就用不了，白忙活。
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