铜川档案整理全流程实操指南 从分类归档到数字化入库全步骤

前期准备工作

工具材料准备

• 符合铜川市档案局规范的档案盒：统一尺寸310mm220mm，背脊厚度根据档案厚度选20/30/40/50mm
• 7位黑色油性打码器、红色速干印泥、标准档案目录纸、裁纸刀、棉线装订工具
• 扫描仪：分辨率不低于300DPI，支持自动进纸，老旧档案需搭配平板扫描模块
• 铜川市档案管理系统客户端：官方下载地址http://daj.tongchuan.gov.cn/xxgk_13956/tszl/202306/t20230615_1197234.html，安装时直接默认下一步即可，无需自定义配置

分类规则确认

必须严格执行铜川市2022版《档案分类规范细则》，禁止自定义分类逻辑，通用分类逻辑如下：

• 文书档案：按【年度-所属机构-保管期限】分类，保管期限固定为永久、30年、10年三类
• 业务档案：按【业务类型+办结年度】分类，特殊行业可向档案局申请调整分类维度
• 会计档案：分为凭证、账簿、报表、其他四类，按年度归集
• 科技档案：分为基建、设备、科研、项目四类，按项目办结年度归集

实体档案整理实操步骤

分拣与剔除

• 先将所有待整理材料按年度初步分拣，跨年度的文件统一放在办结年度归档
• 剔除重复件、草稿、无保存价值的便签类材料，涉密文件必须单独分拣，严禁私自扫描、归档，需交由铜川市保密局指定机构处理
• 逐份检查文件落款、公章是否完整，缺件的登记到《待补件登记表》，30天内补全后再进入归档流程

打码与装订

• 页码打在文件正面右上角、背面左上角，空白页无需打码，页码连续无跳号、错号
• 单份档案厚度超过20mm的要分册，每册单独打连续页码
• 全部文件去掉订书钉、回形针等金属装订物，用棉线三孔一线装订，装订时保证左、下边缘对齐，避免遮挡文件正文内容

目录编制与装盒

• 每盒档案打印一式三份目录，一份放在盒首，一份单位存档，一份上传档案管理系统，目录固定字段为：序号、档号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注
• 档号规则统一为【全宗号-年度-分类号-盒号-件号】，单位全宗号可向铜川市档案局档案科申请获取
• 盒脊标注全宗号、年度、保管期限、盒号，用宋体二号加粗字体打印后粘贴，严禁直接手写涂改

数字化归档实操步骤

扫描参数设置

所有扫描参数必须统一设置，禁止自定义调整：彩色扫描模式、300DPI分辨率、导出为PDF格式，单份文件导出为单个PDF，文件名命名规则为【档号+文件题名】，老旧破损档案需先修裱再扫描，避免卡纸损坏原件。

系统上传与核验

• 打开提前安装的铜川市档案管理系统客户端，用单位分配的账号密码登录，选择对应年度的分类目录
• 批量上传PDF扫描件，系统会自动根据文件名中的档号匹配对应实体档案
• 逐份核验扫描件清晰度、内容是否与原件完全一致，核验通过率必须达到100%，存在模糊、缺页、歪扭的要重新扫描上传
• 核验完成后点击【提交审核】，等待铜川市档案局后台审核，审核不通过的按照系统反馈的问题修改后重新提交，审核通过后归档流程完成

常见问题排查与解决

• 档号规则不明确：直接拨打铜川市档案局档案科咨询电话0919-3185678，报单位全宗号即可获取专属分类规则
• 系统上传失败：检查单个PDF文件大小是否超过500M，超过的用开源免费工具PDF Compressor压缩到500M以内即可，下载地址https://pdfcompressor.com/zh/
• 实体档案盒脊信息错误：严禁直接涂改，重新打印背脊贴覆盖原有内容，或直接更换新档案盒
• 涉密档案归档：直接联系铜川市保密局涉密载体处理中心0919-3281123，预约上门取件处理，禁止私自操作

铜川本地验收标准

所有归档完成后需符合以下要求才算合格：

• 实体档案装订整齐，无金属装订物，页码连续无错漏
• 目录信息100%准确，与实体档案一一对应
• 数字化扫描件清晰可辨，无缺页、漏扫、歪扭问题
• 档案管理系统审核通过率100%，可在铜川市档案局官网查询到归档记录