科技馆档案规范整理与数字化归档实操培训落地全指南

一、培训前期准备

1.1 必备工具清单

所有工具均为免费可直接获取，无额外付费要求，具体获取方式如下：

• 扫描软件：开源免费扫描工具NAPS2，直接下载地址：https://naps2.com/download.html，安装时选择默认选项即可，不要勾选额外插件
• 档案整理表格：可直接复制套用，模板结构如下：

档案编号	档案名称	档案大类	形成年度	形成部门	是否涉密	数字化完成日期	归档人	备注

硬件要求：普通办公电脑（内存4G以上即可满足需求）、带扫描功能的打印机（或分辨率1080P以上的手机，可完成基础培训实操）、固体胶、透明胶带、铅笔、空白标签纸。

1.2 待整理档案预处理

先将所有待归档档案全部取出，按照原存放位置初步堆放，逐一剔除档案中的金属物（回形针、订书钉、别针），避免划伤扫描设备；纸张有破损的，用透明胶带在档案背面修补，不要遮挡原件字迹；有褶皱的纸张，用重物压平12小时后再进行下一步操作，避免扫描歪斜。

二、核心实操步骤（看完即可直接上手）

2.1 档案分类与编号

科技馆档案统一分为4大类，分类规则无歧义，可直接对应分类：

• 展品档案（ZP）：所有常设展品、临时展品的设计图纸、采购合同、验收报告、维护记录都归入此类
• 行政档案（XZ）：人事、财务、采购、内部制度、对外公文都归入此类
• 活动档案（HD）：科普活动、临时展览、研学项目、开放教育活动的策划、宣传、总结材料归入此类
• 研究档案（YJ）：科技馆科研项目、馆藏文物研究、行业研究报告归入此类

编号规则统一采用大类代码-年度-三位顺序号，顺序号从001开始依次递增，跨年度不循环，例如：ZP-2024-012代表2024年第12份展品档案。填写完成后，用铅笔将编号标注在档案封面的右上角，同时录入到准备好的整理表格中，确保一个编号对应一份档案，无重复编号。

2.2 数字化采集实操

不同类型档案的采集标准不同，严格按照以下要求操作即可符合培训考核要求：

• 纸张类档案（A4幅面）：使用NAPS2扫描，设置参数为：分辨率300DPI，文字类用黑白模式，照片/图纸类用彩色模式，输出同时保存PDF和PNG两种格式，文件命名和档案编号完全一致。扫描时将纸张对齐扫描框边缘，避免留白过多，扫描完成后打开文件检查，确保没有缺页、字迹模糊。
• 实物/实体照片类档案：使用手机拍摄，要求为：放置在纯色米白色背景上，开启手机网格线对齐，四个边和背景边缘平行，对焦在档案主体，关闭闪光灯，拍摄分辨率不低于800万像素，保存为JPG格式，命名和档案编号一致。如果档案尺寸超过A3，分块拍摄后标注拼接顺序，在总目录备注。
• 音视频类档案：原始文件直接拷贝，文件名修改为对应档案编号，码率低于10Mbps的无需转码，高于10Mbps的转码为H.264格式MP4，分辨率保持1080P即可，不需要无损放大。

2.3 存储与归档

本地存储按照以下目录结构创建，可直接对照创建，层级不能错：

``` 科技馆归档档案/ ├─ 01_展品档案(ZP)/ │ ├─ 20XX/ │ │ ├─ ZP-20XX-001.pdf │ │ └─ ZP-20XX-001.png │ └─ ... ├─ 02_行政档案(XZ)/ ├─ 03_活动档案(HD)/ └─ 04_研究档案(YJ) ```

所有数字化文件放入对应年度的文件夹后，将填写完整的整理表格放在根目录，命名为科技馆档案总目录.xlsx。实体档案按照编号顺序放入档案盒，档案盒脊标注大类、年度、编号范围，例如「展品档案 2024 ZP-001-ZP-126」，放入档案柜按照年度排序存放。

如果需要对接全国科技馆档案共享平台完成培训考核，操作步骤为：登录平台官网https://dataportal.cstm.org.cn/，用机构账号登录后，选择「档案批量上传」，按照提示上传总目录和对应分卷压缩包，单个压缩包不超过2G，超过大小分卷压缩即可。

三、培训实操常见问题排查

• 扫描后文件歪斜：打开NAPS2软件，导入扫描文件后，选择「校正倾斜」功能，软件会自动校正，无需手动调整。
• 编号重复：在重复编号后加「-1」「-2」区分，同时在总目录的备注栏标注重复原因，例如原档案拆分后产生的子档案。
• 档案缺失：在总目录对应位置保留编号，标注「档案缺失」，注明缺失原因（例如借阅未还、历史损毁），不占用新的顺序号。
• 平台上传失败：检查文件名是否包含特殊字符（空格、!@等），全部改为下划线，检查文件大小，超过2G拆分后重新上传即可。