果洛藏族自治州各级单位档案规范化整理实操培训落地指南

培训前准备工作

本次实操完全贴合果洛藏族自治州档案局发布的《全州机关企事业单位档案管理规范》要求，所有步骤可直接照搬落地，准备内容如下：

材料工具清单

• 统一规格档案盒：符合青海省地方标准的310mm×220mm、厚度20/30/40mm无酸纸档案盒，盒面需预留藏汉双语档案分类填写栏
• 装订用品：80mm孔距三孔打孔机、档案专用粗棉线、不锈钢压条
• 电子工具：安装青海档案管理系统V2.0的Windows电脑，直接下载地址：https://www.qhda.gov.cn/download/qhda_v2.0.exe，下载后点击安装，默认下一步即可完成部署
• 纸质耗材：A4无酸纸档案封皮、分类隔页纸、藏汉双语不干胶档案标签

前置梳理工作

正式整理前完成以下梳理，避免中途卡壳：

• 按大类拆分所有待整理档案，区分为文书档案、科技档案、专门档案（会计、人事、项目档案）三类，果洛州要求必须按大类分开归档，不允许混装
• 每份文件标注形成部门、责任人、公开层级（公开/内部/秘密），标注位置为文件首页右上角
• 纯藏文档案提前整理对应汉文译题，标注在藏文文件首页左侧

核心档案整理实操步骤

第一步：档案分类排序

严格按照果洛州要求的「年度—机构（问题）—保管期限」三级分类规则操作：

• 按年度拆分：所有文件按形成公历年度分开，跨年办结文件放入办结年度，跨年度项目放入项目结束年度
• 按保管期限拆分：每个年度内分为永久、30年、10年三个保管期限，不得自行增设或合并保管期限
• 顺序排列：同一保管期限内，按文件形成时间从早到晚排序，结论性、批复性文件放在前面，调研、过程性材料放在后面

第二步：档案编号与标注

果洛州统一采用「全宗号—年度—保管期限代码—件号」四段式编号，规则如下：

• 全宗号由果洛州档案局统一分配，未领取的单位可直接拨打州档案局档案科电话0975-8382115领取，无需线上预约申请
• 保管期限代码：永久为「Y」，30年为「30」，10年为「10」
• 完整编号示例：全宗号018，2024年度永久档案第26件，编号为018-2024-Y-026
• 标注要求：用铅笔将编号打在每份汉文文件首页右下角，藏文文件打在首页左下角，禁止使用圆珠笔、钢笔标注，避免字迹褪色

第三步：装订与装盒

按以下步骤操作可一次性符合规范：

• 去除文件上所有金属物（订书钉、回形针、夹子），超出A4大小的纸张折叠为A4规格，保证文件版心内容不被遮挡，超大图表折叠后需露出标题标签部分
• 三孔打孔：孔位距离文件左侧边缘10mm，上孔距文件上边缘95mm，下孔距下边缘95mm，中孔在上下孔正中间
• 装订：采用“两针一线”法，棉线穿好后在文件背面打结，剪去多余线头，结头不得超出文件左侧边缘
• 装盒：同一保管期限的文件装入同一个档案盒，装满为止，盒脊填写藏汉双语的全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号，标签粘贴位置距盒脊底部10mm

第四步：电子档案录入归档

果洛州要求所有整理完成的实体档案必须同步完成电子归档，实操步骤：

• 打开已安装的青海档案管理系统V2.0，首次登录默认账号为单位组织机构代码，默认密码为qhda@2023，登录后必须修改初始密码
• 进入「档案条目录入」模块，选择对应全宗号、年度、档案类型，依次录入每件档案的编号、题名、责任人、形成时间、保管期限、公开层级，藏文档案必须同时录入藏文题名和汉文译题
• 扫描文件：按件号顺序扫描，分辨率设置为300DPI，保存为PDF格式，单份电子文件大小不超过100MB，扫描完成后在系统内关联电子文件和对应条目
• 导出归档数据：所有条目录入完成后，点击「导出归档数据包」，选择国家标准XML格式导出，存储到单位专用档案U盘，同时备份一份到单位离线存储服务器

验收合格自检标准

整理完成后可对照以下标准自检，确保通过州档案局验收：

• 分类错误率不超过1%，没有跨大类混装，保管期限划分符合《果洛藏族自治州机关档案保管期限表》要求
• 编号无错编、漏编，格式符合四段式要求，标注位置正确
• 装订没有残留金属物，装订牢固，不遮挡任何文件内容
• 所有实体档案都有对应的电子条目，电子文件可正常打开，归档数据格式符合要求

自检合格后，可提前7个工作日拨打0975-8382115预约果洛州档案局现场验收，验收通过后，永久保管档案需要在3个月内向果洛州档案馆移交一套符合规范的副本。