从零搭建轻量适配石油化工企业规范的开源档案管理软件操作指南

一、前期准备：明确基础需求与环境

1.1 明确档案分类与权限边界（必做）

先建立适配《石油化工企业档案管理规范》SH/T 3551-2020的分类框架，这里给出简化可直接用的初始模板：

• 文书档案：公司文件、部门文件、会议纪要、对外函件
• 工程档案：可研报告、施工图纸、验收报告、技术交底
• 设备档案：采购合同、说明书、维护记录、报废申请
• 保密档案（加密标注）：核心工艺、配方、安全预案

权限边界：普通员工仅可查看本部门公开档案；部门主管可查看全部门公开/部门保密档案；档案管理员可新增全库档案、设置权限、导出非保密档案；总经理可查看、修改、导出所有档案。

1.2 准备服务器/电脑环境

使用轻量Windows服务器或个人高配置Win10/Win11电脑即可，环境要求：

• 系统：Windows 10 21H2及以上/Windows Server 2019及以上
• 内存：4GB及以上（8GB更稳定）
• 硬盘：50GB及以上可用空间（机械硬盘优先存档案，固态硬盘存系统与软件）

接下来下载并安装Docker Desktop for Windows，下载地址：https://desktop.docker.com/win/main/amd64/Docker%20Desktop%20Installer.exe，安装时全程默认点击“OK”“Next”“Restart now”即可。

二、核心部署：安装开源档案管理软件（Mayan EDMS 轻量版）

2.1 拉取轻量版镜像

重启电脑后，打开Docker Desktop（首次打开会要求登录Docker Hub，可跳过），在系统托盘找到Docker图标，右键选择“Switch to Windows containers”切换到Windows容器（如果已经是Windows容器则跳过），然后打开PowerShell（管理员），执行以下命令拉取镜像：

``` docker pull mayanedms/mayanedms:4.6.4-slim ```

2.2 创建数据持久化文件夹

在D盘根目录创建3个文件夹，确保名称完全一致，用于防止Docker重启后数据丢失：

• D:\mayan_data
• D:\mayan_media
• D:\mayan_postgres

2.3 一键启动容器（完整可复制命令）

在PowerShell（管理员）中执行以下完整命令，无需修改任何内容：

``` docker run -d ^ -p 8080:8000 ^ -v D:\mayan_data:/var/lib/mayan ^ -v D:\mayan_media:/var/lib/mayan/media ^ -v D:\mayan_postgres:/var/lib/postgresql/data ^ -e MAYAN_APT_INSTALLS="tesseract-ocr-chi-sim tesseract-ocr-chi-tra" ^ --name mayan-arch ^ mayanedms/mayanedms:4.6.4-slim ```

等待5-10分钟（取决于网络与硬盘速度），可通过Docker Desktop的“Containers”界面查看容器状态，当显示为绿色“running”时，说明部署成功。

三、基础配置：贴合SH/T 3551-2020规范

3.1 初始化账号

打开浏览器，访问http://localhost:8080，进入登录界面：

• 默认用户名：admin
• 默认密码：admin

首次登录必须立即修改密码！修改路径：右上角“admin”→“Change password”，输入旧密码、两次新密码（新密码需包含大小写字母、数字、特殊字符，长度≥8位），点击“Change password”保存。

3.2 配置中文识别与档案分类

中文识别配置：点击左侧菜单栏“System”→“Settings”→“Document settings”→“OCR Settings”，找到“Default OCR language”，添加“chi_sim（简体中文）”“chi_tra（繁体中文）”到已选列表，点击“Save changes”。

档案分类配置：点击左侧菜单栏“Documents”→“Document types”→“Create document type”：

• 步骤1：输入“文书档案”，点击“Save and continue editing”；
• 步骤2：在“Metadata types”栏，点击“Create metadata type”，依次创建“文件编号”“归档日期”“保管期限”“密级”4个元数据，其中“密级”元数据设置为“下拉选择框”，选项为“公开、部门保密、企业秘密、绝密”，点击“Save”；
• 步骤3：在“Workflows”栏保持默认（后续可按需添加），点击“Save”；
• 步骤4：重复步骤1-3，依次创建“工程档案”“设备档案”“保密档案”，保密档案仅保留“文件编号”“归档日期”“密级（仅公开、绝密选项去掉）”3个元数据。

3.3 配置角色与权限

创建角色：点击左侧菜单栏“System”→“Permissions”→“Roles”→“Create role”，依次创建“普通员工”“部门主管”“档案管理员”3个角色，总经理直接用admin账号。

角色权限配置：以“普通员工”为例：

• 步骤1：点击“普通员工”角色→“Groups permissions”→“Create group permission”；
• 步骤2：选择“Public documents”分组；
• 步骤3：勾选“View document”“Download document version”，点击“Save”；
• 步骤4：重复步骤1-3，为“普通员工”添加对应部门分组的“View document”“Download document version”权限（需先创建部门分组，创建路径：“System”→“Permissions”→“Groups”→“Create group”）。

其他角色权限参考1.1自行配置，档案管理员需额外勾选“Create document”“Edit document”“Set permissions”等核心权限。

四、日常操作：快速上手归档与查阅

4.1 归档操作（档案管理员）

步骤1：点击左侧菜单栏“Documents”→“Upload documents”；

步骤2：选择对应的“Document type”（如“设备档案”）；

步骤3：点击“Choose files”，选择要归档的文件（支持PDF、Word、Excel、图片等格式）；

步骤4：填写必填元数据（文件编号需符合企业内部编号规则，如GC-202X-SB-001）；

步骤5：点击“Upload”完成归档。

4.2 查阅操作（所有权限用户）

步骤1：点击左侧菜单栏“Documents”→“Recent documents”或使用顶部搜索框（支持文件编号、内容关键词、元数据搜索，内容关键词搜索需等待OCR完成，归档后1-2分钟可生效）；

步骤2：点击目标文档，可查看预览、下载版本、查看历史记录。

五、应急备份：防止数据丢失

每周定期在PowerShell（管理员）中执行以下命令备份数据：

``` docker stop mayan-arch xcopy D:\mayan_data D:\mayan_backup\%date:~0,4%%date:~5,2%%date:~8,2%\data /E /I /Y xcopy D:\mayan_media D:\mayan_backup\%date:~0,4%%date:~5,2%%date:~8,2%\media /E /I /Y xcopy D:\mayan_postgres D:\mayan_backup\%date:~0,4%%date:~5,2%%date:~8,2%\postgres /E /I /Y docker start mayan-arch ```

备份后的数据会保存在D:\mayan_backup\日期文件夹中，建议每月将备份文件拷贝到外部硬盘或云盘。