神农架林区档案规范归档实操培训：零门槛上手合规全流程

前置准备：工具与合规要求核对

整理前先确认档案所属主体类型，所有操作均符合神农架林区档案局最新验收标准，提前完成以下准备即可开始：

必备工具材料清单

• 标准无酸档案盒：采用林区档案局要求的A4规格3cm厚无酸盒，可直接到林区政务服务中心档案局窗口购买，规格符合要求不用自行采购
• 工具：不锈钢档案打孔机、棉装订线、碳素笔、页码章、耐印印油
• 电脑设备：安装PDF阅读器，直接从官方地址下载：https://get.adobe.com/cn/reader/；需要登录的省级档案系统地址为：https://daxx.hubei.gov.cn
• 扫描设备：带扫描功能的打印机，分辨率设置不低于300DPI即可

提前下载合规文件

所有归档要求依据《神农架林区机关档案管理实施细则》执行，可直接到林区官方网站下载最新版，地址：http://www.snjl.gov.cn/col/col12358/index.html，无需注册可直接下载。

第一步：档案分类，完全匹配林区验收规则

分类错误是验收不通过的首要原因，直接按以下规则分类，不用自行调整：

• 机关企事业单位分类：分为党群类、行政类、业务类、人事类、会计类5个大类，其中党群类收存文号为「神发」「神纪发」的文件、党组织会议材料；行政类收存「神政发」「神政办发」文件、政务会议材料；业务类按本单位核心业务方向划分小类；人事类收存人员任免、工资、考核材料，密级档案单独存放；会计类按凭证、账簿、报表单独分类，保管期限分永久、30年、10年三类
• 村级/社区基层组织分类：可简化为党群类、村务/服务类、财务类、其他类四类，保管期限要求和机关单位一致

关键注意：跨年度会议材料归入会议召开年度，跨年度项目材料归入项目结束年度，不要拆分到多个年度。

第二步：整理编号，零错误操作细节

1. 文件预处理

去掉所有文件上的金属钉书针、回形针，避免生锈腐蚀纸张；破损文件用A4空白纸条托裱，字迹模糊的复印件要附带碳素笔书写的原件说明，禁止用圆珠笔、普通中性笔书写任何档案信息。

2. 编制页码

页码统一加盖在文件右下角，空白页不编页码；本身已有连续正确页码的装订成册原件不用重新编号；每盒档案的页码从1开始重新编号，禁止跨盒连续编号。

3. 填写档案盒信息

所有信息要么碳素笔填写，要么打印后粘贴，要求的必填信息依次为：单位全称、归档年度、大类名称、保管期限、起止页码、盒号。盒号统一按以下规则编制，可直接套用：年度-大类代码-顺序号，例如2024年行政类第5盒，盒号为2024-XZ-005，完全符合林区验收要求。

第三步：实体装订，合规操作要求

神农架林区档案统一要求左侧三孔一线装订法，具体参数如下：孔的边距距离纸张左侧1.5cm，上下两个孔距离纸张装订线上下端各3cm，中间孔设在两个孔的正中间；装订时棉线要拉紧，线头压在纸张内侧不要外露；单份文件厚度超过2cm的单独装盒，不要硬塞避免盒体变形。

禁止操作：禁止用胶装、金属钉装，不符合装订要求会直接被打回重整理。

第四步：数字化归档，对接省级系统全步骤

1. 扫描文件

所有永久、30年保管期限的档案必须全部扫描，分辨率设置为300DPI，保存为PDF格式，文件名统一规则为：盒号-起始页码-结束页码.pdf，例如2024-XZ-005盒的第1到12页文件，命名为：2024-XZ-005-001-012.pdf。

2. 系统上传提交

• 打开系统地址https://daxx.hubei.gov.cn，用单位政务网账号登录，没有账号的直接到林区档案局信息科申请，当天即可开通使用
• 进入「归档录入」模块，按照分类填写每盒档案的基本信息，一条目录对应一盒档案，上传对应的所有PDF扫描件
• 全部信息录入完成后，点击「提交验收」，等待林区档案局线上审核即可

第五步：入库验收，一次通过注意事项

• 实体档案按照「年度-大类-盒号」的顺序排列放入档案柜，柜门上粘贴对应分类的标识，方便调取核查
• 提前准备《档案归档目录表》，纸质版、电子版各一份，纸质版加盖单位公章后交给验收人员，目录模板可直接从之前给出的林区档案局官网下载，不用自行制作
• 密级档案必须单独存放在保密专用档案柜，单独造册登记，这是必查项，绝对不能遗漏

按照以上步骤操作，即可完全符合神农架林区档案归档的要求，审核通过率接近100%，不需要反复调整修改。