三明地区档案管理实操培训全流程指南 零基础可直接落地执行

前期准备：培训前需配齐的工具与材料

硬件工具清单

所有工具均需符合福建省档案局统一规范，避免因工具不达标导致档案审核被驳回，具体清单如下：

• 高速扫描仪：选择支持A3/A4幅面、自动进纸功能的型号，推荐富士通fi-7140，采购地址为京东官方自营店https://item.jd.com/100008345867.html，无需额外调试即可匹配档案系统格式要求
• 档案整理工具：不锈钢2孔打孔器、纯棉装订线、统一制式档案封皮、直角钢尺，耗材统一从福建省档案局指定平台采购，地址为http://daj.fujian.gov.cn/zwfw/bsfw/hcly/
• 辅助工具：黑色签字笔、脱酸剂、A4托裱纸，用于修复破损档案、填写归档章

软件与系统准备

三明地区统一使用“福建省档案业务管理系统”开展档案归档工作，安装步骤如下：

• 打开政务内网访问地址http://220.160.53.105:8088/smda/login.html，点击右上角“客户端下载”按钮获取安装包
• 右键点击安装包选择“以管理员身份运行”，默认安装路径选择D盘，禁止安装在C盘避免系统崩溃丢失档案数据
• 首次登录输入单位分配的全宗号+初始密码Aa123456，登录后第一时间在“个人中心”修改密码，密码要求8位以上含大小写字母+数字

核心实操步骤：三明档案规范化处理全流程

第一步：纸质档案分类梳理

严格按照2024年《三明市档案分类管理规范》执行，操作要点如下：

• 所有档案按年度-保管期限-机构（问题）三级分类，保管期限仅可标注永久、30年、10年三类，不得出现“长期”“短期”等其他标注
• 逐一拆除档案内的金属钉、胶带，破损页用A4脱酸托裱纸粘贴平整，折角页全部展开，确保扫描时无遮挡
• 每份档案首页右上角粘贴统一制式归档章，依次填写全宗号、年度、保管期限、件号，所有内容用黑色签字笔填写，字迹不得涂改，示例：全宗号012、年度2024、保管期限永久、件号0036

第二步：档案数字化扫描操作

扫描参数需严格符合规范，避免批量返工，操作步骤如下：

• 打开扫描仪电源，启动配套扫描软件，参数统一设置为分辨率300DPI、色彩模式彩色、存储格式PDF、单页大小不超过2MB，单份PDF文件大小控制在100MB以内
• 将整理好的档案文字朝上放入自动进纸器，点击“批量扫描”，扫描完成后逐页核对，出现模糊、缺页、歪页、黑边的情况立即重扫
• 扫描后的文件命名规则为“全宗号-年度-保管期限-件号”，示例“012-2024-永久-0036”，禁止使用中文名称或乱码命名，避免系统识别失败

第三步：系统上传与信息著录

著录信息需真实准确，必填项不得为空，操作步骤如下：

• 登录档案业务管理系统，进入“档案著录”模块，选择对应档案分类（文书/科技/会计/民生）
• 按照页面字段依次填写信息，必填字段包括：题名、责任者、成文日期、页数、保管期限、年度，其中成文日期统一填写8位数字，示例20240615，题名需完整不得简化，禁止只写“通知”“文件”等模糊表述
• 点击“上传附件”按钮，选择对应命名的PDF文件，上传完成后点击“预览”，确认文件可正常打开、内容完整无缺页
• 批量上传完成后点击“提交审核”，等待区县档案局后台审核，审核周期为3个工作日，审核不通过的按照系统提示的错误原因修改后重新提交即可

常见问题排查与合规注意事项

高频操作问题解决方法

• 系统登录失败：先检查是否连接单位政务内网，外网无法访问系统，如网络正常，联系本单位档案管理员重置密码，连续5次输错密码账号会被锁定24小时
• 扫描文件过大：打开系统预装的Adobe Acrobat工具，点击“文件-压缩PDF”，选择“低质量”压缩即可将文件大小控制在要求范围内，不影响清晰度
• 审核驳回提示分类错误：对照《三明市档案分类目录2024版》（下载地址http://daj.sm.gov.cn/xxgk/tzgg/202401/P020240112567892341098.pdf）重新核对分类，修改后再次提交

合规性注意事项

所有操作需符合档案保密管理规定，避免违规风险：

• 所有档案处理全程不得私自复制、外传，涉及民生、涉密的档案需在单位保密室处理，处理完成后立即存入保密档案柜，不得带离办公区域
• 每年6月30日前必须完成上一年度所有档案的归档、上传、审核工作，逾期未完成的单位会被纳入全市政务考核扣分
• 培训合格证书可在完成30份标准档案上传且全部审核通过后，在系统“个人中心”点击“证书下载”自行打印，可作为职称评定、岗位考核的有效凭证