实物档案整理保管全流程实操指南 新手看完直接上手
前期准备：工具与环境搭建
需准备以下标准化工具，无模糊选择空间：
- 白色纯棉手套（防止手汗污损档案，不可用一次性PE手套替代）
- 标准无酸纸档案盒（尺寸31×22×4cm，可在合规文具供应商处采购）
- 2B铅笔（仅用于标注，禁止用钢笔、签字笔）
- 手动胶圈装订机
- 软毛刷（普通干净毛笔即可，不可用硬毛刷）
- 热敏不干胶标签贴（耐老化，不可用普通A4纸裁剪替代）
- 温湿度计（量程10-80%湿度、10-50℃温度，精度±1%湿度）
- 天然樟脑丸（用纸巾包裹，不可直接接触档案）
工作台需满足：平整、无凸起、无杂物，尺寸不小于120×80cm，方便平铺档案。禁止在潮湿环境下开展前期准备工作，环境湿度需控制在40-60%之间。
实物档案整理实操步骤
第一步：档案分拣
按“年度-类别-保管期限”三重标准分拣：
- 先拆分档案集合：标注每份档案的形成年度，如2023年财务凭证、2022年人事档案
- 再划分类别：财务、人事、行政、业务等，同一类别档案集中放置
- 最后标注保管期限：永久、30年、10年，用铅笔在档案边角轻标，禁止直接在档案正面书写
- 分拣后将无破损、缺页的档案放工作台左侧，破损档案放右侧待修复
第二步：档案清洁
分场景执行清洁，严禁违规操作：
- 灰尘处理：用软毛刷沿纸张纤维方向轻刷，不可来回蹭动，避免起毛
- 褶皱展平：将褶皱档案平铺，上方放2层干净A4纸，再压10kg重物（如干净字典），静置24小时，不可用熨斗烫平
- 污渍处理：仅对无油墨的空白区域，用绘图橡皮轻擦，有油墨处或正式内容区绝对不可擦
- 粘连处理：用不锈钢镊子轻轻分开粘连处，不可拉扯撕裂
第三步：装订与编号
标准化操作，不可随意更改：
- 装订：在档案左侧距边缘1.5cm处，钻2个间距8cm的孔，放入胶圈后压实，禁止用订书钉、回形针等金属物装订
- 编号：在档案首页右上角用2B铅笔标注“年度-类别-件号”，如2023-CW-012，编号连续不跳号、不重号
- 档案盒填写：在盒脊用铅笔填写年度、类别、保管期限、起止件号、归档日期，字迹清晰，不超出盒脊范围
第四步：电子目录录入
使用开源工具OpenFiling（下载地址：https://github.com/openfiling/openfiling ）操作，零成本且安全：
- 安装：Windows系统直接下载exe文件，Debian/Ubuntu系统执行命令： ``` sudo apt update && sudo apt install openfiling ```
- 新建项目：选择“实物档案”类型，命名为“[单位名称]实物档案库”
- 录入条目：依次输入编号、题名、年度、保管期限、页数、备注，必填项全部填写，不可留空
- 备份：生成PDF目录后贴在档案盒内侧封面，电子目录文件同时备份到本地和腾讯微云免费版，禁止仅存单一位置
实物档案保管核心要点
环境管控
每日早8点、晚8点各记录1次温湿度，严格控制：
- 温度：18-24℃，超出时开空调调整，不可骤升骤降（每小时变化不超过2℃）
- 湿度：45-55%，湿度过高（>60%）开除湿机，每天4小时；湿度过低（<40%）开加湿器，每2天2小时
- 位置：档案柜远离窗户、空调出风口、热源，避免阳光直射，每季度调整1次档案摆放，减少单侧光照
档案柜内每层放1包用纸巾包裹的天然樟脑丸，禁止使用化学杀虫剂或合成樟脑。
存放规范
- 排列：按“年度从新到旧、类别从左到右”排列，同一类别档案集中存放
- 容量：每个档案盒放档案件数不超过20件，避免过厚挤压纸张
- 间距：档案盒之间留1cm空隙，便于取用和通风，不可紧密堆叠
- 特殊档案：破损档案单独存放，标注“待修复”，联系专业机构处理，禁止自行用胶带粘贴
定期检查
每月最后1天固定检查，内容必须全部覆盖：
- 外观：档案盒是否受潮、霉斑、蛀孔，标签是否脱落
- 编号：电子目录编号与实物编号是否一致，有无错号
- 备份：电子目录的本地和云端备份是否正常，有无损坏
检查结果记录在《档案检查记录表》，异常情况24小时内上报负责人。
归档与销毁流程
归档流程
每年6月30日前完成上一年度档案归档：
- 整理完毕的档案连同纸质目录、电子备份一起移交至档案库房
- 填写《档案移交清单》，内容包括年度、类别、盒数、起止件号，双方签字确认，清单一式两份
- 在OpenFiling系统中标记“已归档”，更新档案存放位置，同步上传至单位内部共享盘
销毁流程
仅对保管期限到期且无留存价值的档案执行销毁：
- 编制《档案销毁清册》，内容包括档案编号、题名、年度、销毁原因，审批通过后执行
- 销毁现场需2人在场，用碎纸机粉碎，禁止直接丢弃或卖给废品站
- 销毁完成后，在《档案销毁清册》上签字，注明“已销毁”，清册永久保存
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