数字档案馆系统2021版 新手实用操作干货

你是不是做行政、人事或者档案岗？ 每次找旧档案都要急出一身汗。 领导上午要十年前的承包合同， 你翻一下午储物柜都没找到影。 打开旧系统卡十分钟出不来， 搜关键词跳出上百条无关结果。 最后找不到还要背锅，说你不会整理。 如果你用的就是数字档案馆系统2021版，这篇刚好帮到你。我整理了几个实测好用的技巧，帮你省时间少出错，再也不用为档案头疼。

1 存档案：批量上传不返工的技巧

1.1 传前改文件名，按统一规则来

很多人传图省事，直接传原文件。 要么叫“新建文档1”，要么只写“合同”。 存完连自己都不知道是什么内容。

方法其实很简单，统一命名就搞定。 格式就用：年份-部门-档案类型-编号

举个例子：2018-市场部-活动合同-012 这样哪怕过五年，搜一下就能出来。

避坑提醒：别打包压缩整个文件夹上传 2021版解压缩容易漏文件，超过500M大概率传失败，最后白忙活大半天。

1.2 选对分类档号，别瞎填凑数

上传时系统会让你选分类填档号。 很多人随便选一个，想着先传上去再说。 结果等要找的时候，分类筛不出来，只能全库搜，浪费大把时间。

具体做法超简单，找单位要份档号对照表。 存到你电脑桌面，传一个对一个。 不用死记硬背，肯定不会错。 如果填错了，传完立刻改，别等几个月再改，那时候你都记不清了。

2 找档案：1分钟定位目标文件

2.1 别只用首页搜，试试高级筛选

九成的人找档案，只会在首页搜关键词。 搜“合同”出来几百条，一条一条翻，太浪费时间。

其实2021版左侧自带高级搜索框， 可以多个条件一起组合筛选。

举个例子，你找2019年人事部的离职档案。 你就选年份2019，部门选人事，类型选员工档案。出来结果不超过10条，一眼就能找到。

避坑提醒：输入关键词别打同音字 比如把“合同”打成“和同”，系统当然搜不到，输完多检查两个字就好。

2.2 常用档案加星标收藏

你经常要用的档案，比如单位资质、社保台账、公章备案，别每次都重新搜。

打开档案之后，点右上角的小星星，就能加入收藏。下次直接点左侧“我的收藏”，一秒就能打开。

我认识一个做投标的朋友，她天天找单位资质。加了收藏之后，10秒就能调出文件，比之前快了十几倍。

3 这些坑千万别踩，踩了要背锅

3.1 传完别直接关，一定要预览

很多人传完文件，看到系统提示上传成功，就直接关页面走了。

结果过几个月要找的时候，发现文件传错了，要么就是缺页漏页，那时候补起来超级麻烦。

正确做法是，每传完一批，抽几分钟逐个点开预览。看看内容对不对，打开是不是正常。花5分钟检查，省你后面几个小时的麻烦。

3.2 别随便删档案，找管理员处理

就算你传错了文件，也别自己动手删。2021版删了之后很难恢复，所有操作还留记录。

之前有个刚入职的小姑娘，嫌传错的文件占位置，自己乱删，结果把存了五年的老合同删了。最后花几千块找技术恢复，还挨了通报批评，太亏了。

说白了，要删哪个，找单位系统管理员申请，人家操作有备份，出问题也不怕。

其实用数字档案馆系统2021版，核心就三件事：存的时候按规则整理，找的时候多用筛选，操作的时候别乱踩坑。

只要做到这几点，你整理档案的时间能省一半，也不会因为找不到文件挨骂。

你现在就可以打开系统，拿出你最近整理的一批档案，按照今天说的方法调整一下。试一次你就知道，原来这个系统这么好用。