档案数字化全流程标准化实操培训课件

档案数字化基础认知

档案数字化的定义与核心价值

档案数字化是指利用现代信息技术，将传统载体（纸质、胶片、磁带等）档案转化为数字形态档案，并对其进行存储、管理、利用的系统性工作。

国家档案局2023年发布的《全国档案事业发展统计公报》显示，2022年全国各级国家综合档案馆完成纸质档案数字化1.45亿卷、9.83亿件，较2021年分别增长12.3%、18.7%，数字档案利用率占总利用率的比例达87.2%，较2021年提升3.1个百分点，核心价值在于实现档案信息资源的便捷检索、安全存储、高效共享与长期保存。

档案数字化的法规标准体系

开展档案数字化工作必须遵循国家及行业现行法规标准，核心法规包括《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国网络安全法》，核心行业标准包括DA/T 31-2017《纸质档案数字化规范》、DA/T 46-2009《文书类电子文件元数据方案》、DA/T 58-2021《电子档案管理系统基本功能规定》。

档案数字化前期筹备

环境与设备要求

档案数字化工作需划分封闭独立的档案整理区、扫描加工区、图像处理区、数据校验区、档案归还区，各区域物理隔离且覆盖监控（监控数据保存不少于90天）。

扫描加工区需配备温湿度控制设备，温度保持18℃-26℃，相对湿度保持40%-60%，同时配备防光、防尘、防火、防盗、防磁设施。

核心设备包括专业扫描仪（平板扫描仪适用于装订成册、易破损档案，高速扫描仪适用于单页、平整档案）、计算机工作站（配置不低于Intel i5-12400、16GB内存、512GB SSD）、数据存储设备（至少满足3倍原始档案数字化后的数据量存储需求）、监控系统、碎纸机（仅适用于经审批的非涉密副本销毁）。

人员与安全培训

所有参与档案数字化的人员需签订《保密承诺书》《岗位责任书》，接受不少于40学时的专业培训，培训内容涵盖档案法规标准、数字化操作规范、保密知识、网络安全知识，培训考核合格后方可上岗。

档案的鉴定与整理

开展档案数字化前，需由档案管理部门组织鉴定小组对拟数字化档案进行鉴定，筛选出符合开放条件或利用需求的档案，剔除重复件、破损严重无法修复件、无保存价值件。

对拟数字化档案进行规范整理，拆除金属装订物，修复轻微破损档案（采用无酸纸、浆糊等材料），编制清晰的页码（页码标注在档案右上角空白处，背面无内容的不标注），填写《档案数字化移交清单》一式两份，移交方与接收方签字确认。

档案数字化核心操作流程

档案扫描

根据档案载体类型、尺寸、状况选择合适的扫描仪和扫描模式，文书类、科技类纸质档案扫描分辨率不低于300dpi，如需OCR识别文字需调整至600dpi，图纸类纸质档案扫描分辨率不低于200dpi，照片类档案扫描分辨率不低于600dpi，胶片类档案扫描分辨率不低于2000dpi。

扫描生成的文件格式需符合DA/T 31-2017要求，黑白文字档案采用TIFF G4格式，彩色照片、图纸采用JPEG 2000格式或TIFF LZW格式，长期保存的数字档案需同步生成PDF/A格式的封装文件。

扫描过程中需核对每份档案的页码、内容，确保扫描件与原件一致，扫描件歪斜度不超过±1°，页面完整无缺失、无污渍、无干扰文字。

图像处理

对扫描生成的原始图像进行标准化处理，处理内容包括纠偏、去污、裁剪、拼接、灰度调整（黑白图像调整对比度至最佳状态，彩色图像保持原貌），禁止对档案内容进行任何修改、删减。

图像处理后生成的文件需与原始扫描文件建立关联关系，存储在独立的文件夹中，文件夹命名规则为“全宗号-目录号-案卷号-件号”或“全宗号-年度-保管期限-件号”。

元数据采集与著录

元数据是描述数字档案内容、结构、背景、管理等信息的数据，需按照DA/T 46-2009要求采集与著录，核心元数据包括全宗号、目录号、案卷号、件号、题名、责任者、文号、成文日期、保管期限、页数、扫描日期、扫描人员、处理人员。

元数据著录需准确、完整、规范，题名著录需揭示档案核心内容，责任者著录需使用全称或规范简称，成文日期著录需使用“YYYY-MM-DD”格式。

数据校验

数据校验分为人工校验和系统校验两部分，人工校验需核对扫描件与原件的一致性、图像处理的规范性、元数据著录的准确性，系统校验需核对文件夹命名规则的正确性、文件格式的合规性、文件大小的合理性、数据关联关系的完整性。

数据校验需填写《档案数字化校验清单》，校验不合格的需退回返工，返工后重新进行校验，直至合格。

档案数字化数据存储与移交

数据存储

数字档案数据需采用“在线+离线”的双套制存储方式，在线存储采用档案管理系统服务器或云存储（需通过国家保密局或网信办的安全认证），离线存储采用不可擦写的蓝光光盘或磁带，离线存储介质需一式三份，分别存放在档案库房、异地备份库、第三方备份库。

离线存储介质需标注清晰的标识，标识内容包括全宗号、目录号、案卷号/年度、保管期限、数据量、制作日期、制作人，存储介质需放置在防磁、防尘、防火、防盗的介质柜中，定期（每2年）进行一次数据迁移和备份检查。

数据移交

数字档案数据校验合格后，需由加工方整理成规范的移交数据包，移交数据包包括数字档案文件、元数据文件、《档案数字化移交清单》《档案数字化校验清单》《档案数字化加工技术报告》，移交方与接收方需在封闭的网络环境中进行数据移交，采用MD5或SHA-256算法进行数据完整性校验，校验合格后双方签字确认。

档案数字化常见问题排查

扫描件模糊不清

排查原因可能为扫描分辨率过低、扫描仪镜头脏污、档案纸张过薄或过厚、扫描模式选择错误。

解决方法为调整扫描分辨率至要求值、使用专业镜头纸清洁扫描仪镜头、根据档案纸张厚度调整扫描仪进纸器压力、选择合适的扫描模式。

元数据著录错误

排查原因可能为人工录入失误、未仔细核对原件。

解决方法为建立双人著录、双人复核机制、仔细核对原件内容。

数据丢失

排查原因可能为存储介质损坏、网络攻击、人为操作失误。

解决方法为定期进行数据备份、安装杀毒软件和防火墙、严格遵守操作规范、设置操作权限。