企事业单位数字化档案涉密等级划分与日常保密合规实操

一、数字化档案涉密等级初步划分的前置工具准备

提前准备以下免费、无广告的合规工具，避免操作卡壳：

• 1.1 纸质档案转数字化设备：带扫描水印加密功能的普通家用/办公扫描仪即可，要求支持JPG2000或PDF/A格式（合规存储格式）
• 1.2 划分辅助工具：国家保密局官网免费下载的《国家秘密及其密级具体范围汇编（现行有效部分）》电子版，下载地址：https://www.bsj.gov.cn/xxgk/zcfg/bmggwj/flfgwj/202107/t20210702_52764.html
• 1.3 文件存储加密工具：开源免费的7-Zip（支持256位AES加密，合规算法），下载地址：https://www.7-zip.org/download.html（选择对应系统的稳定版）
• 1.4 文件水印添加工具：Adobe Acrobat Reader DC（免费版即可添加永久水印，合规水印工具），下载地址：https://get.adobe.com/cn/reader/

二、数字化档案涉密等级的3步精准划分法

严格按照以下步骤划分，避免错定密级（错定密级会触发保密审查风险）：

2.1 确定档案来源与保密范围

先梳理档案的产生主体、涉及领域、传递范围三个核心要素，对照《汇编》定位到具体的条目：

• 如果是党委/政府/国企内部会议记录、涉密合同草案、核心技术图纸等，直接查找对应领域的密级条目
• 如果是外部接收的涉密文件，严格按照原文标注的密级、保密期限、知悉范围执行，不得擅自更改

2.2 确认密级与保密期限

对照定位到的条目，从高到低明确密级：绝密（最重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受特别严重的损害）、机密（重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受严重的损害）、秘密（一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害）；同时确认保密期限：

• 绝密级：不超过30年
• 机密级：不超过20年
• 秘密级：不超过10年
• 特殊情况标注“长期”的，需经上级保密行政管理部门批准

2.3 标注密级标识

纸质档案转数字化前，先在纸质档案的右上角用红色三号宋体字标注密级、★、保密期限（如“机密★15年”）；转数字化后，用Adobe Acrobat Reader DC添加永久密级水印：

1. 打开Acrobat Reader DC，导入转好的PDF/A格式文件
2. 点击顶部菜单的“工具”→“编辑PDF”→“水印”→“添加”
3. 在“文本”框输入密级标识（如“机密★15年”），选择红色三号宋体，设置透明度为50%、方向为0°、位置为右上角
4. 点击“应用到多个文件”→“添加文件”→“确定”→批量保存（如果是单个文件直接点击“确定”保存）

三、数字化涉密档案的日常实操合规流程

严格遵守以下流程，确保全链路合规：

3.1 数字化前的合规准备

• 选择独立封闭、无摄像头、无录音设备的房间作为数字化操作间
• 操作电脑断网，禁止插入非涉密U盘/移动硬盘
• 扫描仪连接操作电脑后，禁止切换到其他网络

3.2 数字化后的合规存储

• 3.2.1 本地存储：将标注好密级的文件用7-Zip加密压缩，压缩步骤：

1. 选中标注好的文件，右键点击“7-Zip”→“添加到压缩包”
2. 在“压缩包格式”选择“7z”，“压缩级别”选择“存储”（保证文件完整性），“加密方式”选择“AES-256”，“加密文件名”勾选（防止文件名泄露信息）
3. 在“输入密码”和“再次输入密码”框输入至少16位的混合密码（包含大小写字母、数字、特殊符号），密码由2人以上共同保管，每人保管一部分
4. 点击“确定”完成压缩

• 3.2.2 介质存储：将加密后的压缩包拷贝到国家保密局认证的涉密U盘/移动硬盘上，介质上用红色标签标注密级，放在带锁的保密柜中
• 3.2.3 禁止存储：禁止将涉密数字化档案存储到非涉密服务器、云盘、邮箱等公共平台

3.3 数字化后的合规传递

• 3.3.1 内部传递：仅限原文标注的知悉范围内的人员传递，传递时使用国家保密局认证的涉密U盘/移动硬盘，传递后双方签字确认
• 3.3.2 外部传递：如果需要传递给其他涉密单位，必须通过机要通信渠道或者国家保密局认证的涉密网络传递，禁止使用普通快递、邮件、微信等方式

3.4 数字化后的合规销毁

• 3.4.1 电子文件销毁：使用国家保密局认证的涉密文件销毁软件（如北信源涉密文件销毁系统）彻底删除，禁止直接删除、清空回收站
• 3.4.2 介质销毁：如果涉密U盘/移动硬盘损坏，必须送到当地国家保密行政管理部门指定的销毁机构销毁，禁止自行拆解、丢弃

四、常见卡壳问题的快速解决

• 4.1 找不到对应领域的密级条目怎么办？直接联系上级保密行政管理部门或者单位的保密员，不得自行定密
• 4.2 7-Zip压缩时找不到“AES-256”加密方式怎么办？下载的是32位旧版，重新下载官网的64位稳定版即可
• 4.3 Acrobat Reader DC添加水印时提示“无法编辑PDF”怎么办？检查PDF格式是否是PDF/A，如果是，点击顶部菜单的“工具”→“编辑PDF”→“启用编辑”后再操作