从零安装配置到数据备份迁移 恒智科技档案软件单机版详细操作指南

一、安装前的基础准备

1.1 硬件与系统要求

• CPU：Intel Core i3及以上 / AMD Ryzen 3及以上
• 内存：4GB及以上（建议8GB+，流畅处理扫描件导入）
• 硬盘：C盘预留5GB临时空间，数据存储盘需10GB+（随档案数量扩容）
• 操作系统：Windows 7 SP1/10/11 64位专业版及以上（不支持32位）
• 必备组件：.NET Framework 4.8（若系统未预装，需手动安装）

1.2 安装包与激活文件获取

访问恒智科技官方软件下载页：https://www.hengzhisoft.com/download/，在「单机版产品」分类中找到「恒智档案管理系统2024单机版」，点击右侧「立即下载」获取压缩包（约2.3GB）。

压缩包内包含安装程序（HZDA2024_Single_Setup.exe）和激活说明文档，正式激活需联系恒智科技授权服务人员获取机器码绑定的授权许可.dat文件。

二、软件安装与激活

2.1 .NET Framework 4.8预安装（按需）

若安装主程序前提示缺少组件，访问微软官方下载页：https://dotnet.microsoft.com/download/dotnet-framework/net48，选择「Offline Installer」离线版本，下载后双击运行，按默认路径安装，重启电脑后继续。

2.2 恒智档案软件安装

• 解压主压缩包，右键点击HZDA2024_Single_Setup.exe，选择「以管理员身份运行」（避免权限不足导致文件写入失败）
• 进入安装向导后，点击「下一步」
• 勾选「我接受许可协议中的条款」，点击「下一步」
• 修改默认安装路径到非C盘的存储目录（如D:\HengZhi\HZDA2024_Single），点击「下一步」
• 修改默认数据存储路径到与安装盘同一分区或更大容量的盘（如D:\HengZhi\HZDA2024_Data），点击「下一步」
• 勾选「创建桌面快捷方式」，点击「安装」
• 等待安装完成（约5-10分钟，取决于电脑性能），点击「完成」

2.3 软件激活

• 双击桌面「恒智档案管理系统2024单机版」快捷方式
• 首次启动会自动生成16位机器码，复制后发送给恒智授权服务人员
• 收到授权许可.dat文件后，将其直接拖拽到软件激活界面的指定区域，或点击「浏览」选中文件
• 点击「激活」，提示「激活成功」后点击「确定」，即可进入软件主界面

三、基础档案库配置

3.1 创建第一个档案库

• 进入主界面后，点击左侧菜单栏「档案库管理」→「新建档案库」
• 填写档案库基本信息：
  • 档案库名称：如「2024年度文书档案库」
  • 保管期限：选择默认的「永久、30年、10年」或点击「自定义」添加其他期限
  • 分类标准：默认使用「DA/T 18-1999文书档案分类规则」，可切换为「DA/T 42-2009归档文件整理规则」或自定义
• 点击「下一步」，设置档案库存储子路径（默认自动生成在之前的总数据路径下，无需修改）
• 点击「完成」，成功创建档案库

3.2 添加档案元数据字段（按需）

若默认字段（如文号、题名、责任者、日期、页数）不够用，按以下步骤操作：

• 选中刚创建的档案库，点击左侧菜单栏「档案库设置」→「元数据字段管理」
• 点击右侧「新增」按钮，填写新增字段信息：
  • 字段名称：如「经办人」
  • 字段类型：选择「文本」（常用）、「日期」、「数字」、「下拉框」等
  • 是否必填：根据实际需求勾选
  • 显示顺序：输入数字调整字段在录入界面的位置
• 点击「保存」，新增字段生效

四、核心操作：档案录入与扫描件关联

4.1 单条档案录入

• 选中目标档案库，点击左侧菜单栏「档案录入」→「单条录入」
• 依次填写必填元数据字段（如文号、题名、责任者、日期、页数）和选填字段
• 填写完成后，点击「保存并继续」录入下一条，或点击「保存」退出录入界面

4.2 批量导入Excel格式档案

• 选中目标档案库，点击左侧菜单栏「档案录入」→「批量导入」
• 点击「下载标准Excel模板」，保存到本地后打开
• 按模板要求填写档案信息（注意：必填字段必须填写，日期格式为「YYYY-MM-DD」）
• 填写完成后保存Excel文件，回到批量导入界面，点击「浏览」选中该文件
• 点击「开始校验」，若有错误会提示具体行号和原因，修改后重新校验
• 校验通过后，点击「开始导入」，等待提示「导入成功」

4.3 关联扫描件

单条关联：选中已录入的档案条目，点击右键选择「添加附件」→「扫描/图片/文件」，选中本地扫描件（支持PDF、JPG、PNG格式），点击「确定」。

批量自动关联（需扫描件命名与元数据中的「页数起始号-页数结束号+保管期限+文号」格式一致）：

• 选中目标档案库，点击左侧菜单栏「附件管理」→「批量自动关联」
• 设置扫描件所在文件夹路径，选择「页数+保管期限+文号」的关联规则，点击「开始关联」
• 等待关联完成，查看未关联的文件列表，手动补充修改命名后再次关联

五、数据安全：本地备份与迁移

5.1 日常本地备份

• 点击顶部菜单栏「系统管理」→「数据备份」
• 勾选需要备份的档案库，设置备份文件保存路径（建议存储到U盘、移动硬盘或云盘同步文件夹）
• 点击「开始备份」，备份文件格式为「HZDA_Backup_YYYYMMDD_HHMMSS.zip」

5.2 数据恢复

• 点击顶部菜单栏「系统管理」→「数据恢复」
• 点击「浏览」选中之前的备份文件
• 勾选需要恢复的档案库，点击「开始恢复」
• 注意：恢复操作会覆盖当前档案库的所有数据，恢复前需确认是否已备份当前数据

5.3 软件与数据迁移到新电脑

• 在旧电脑上完成最后一次全库备份，将备份文件和授权许可.dat文件复制到新电脑
• 在新电脑上按「二、软件安装与激活」的步骤安装软件（注意安装路径和总数据路径尽量与旧电脑一致）
• 在新电脑上激活软件，然后按「5.2 数据恢复」的步骤恢复全库数据
• 验证档案条目和附件是否完整，确认无误后完成迁移